合同档案利用制度规范

PAGE合同档案利用制度规范一、总则（一）目的为加强公司合同档案的管理，规范合同档案的利用行为，确保合同档案的安全与完整，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在合同档案利用过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则合同档案的利用必须严格遵守国家法律法规以及公司的各项规章制度，确保利用行为合法合规。2.安全保密原则在合同档案利用过程中，要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。同时，对涉及公司商业秘密、敏感信息等的合同档案要严格保密。3.高效利用原则以满足公司经营管理和业务发展对合同档案信息的需求为出发点，优化利用流程，提高利用效率，为公司决策提供有力支持。二、合同档案的定义与分类（一）定义本制度所称合同档案，是指公司在各类经济活动中签订的具有法律效力的合同、协议、意向书等文件材料，以及与合同签订、履行、变更、终止等相关的补充材料、往来函件、会议纪要等。（二）分类1.按照合同性质分类买卖合同：包括商品采购合同、销售合同等。租赁合同：如房屋租赁合同、设备租赁合同等。借款合同：涵盖公司与金融机构或其他单位、个人之间的借款协议。技术合同：技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等。劳务合同：与员工、劳务供应商签订的劳务协议。其他合同：如合作协议、委托合同、运输合同等。2.按照合同签订时间分类年度合同：每年签订的各类合同。季度合同：每季度签订的合同。月度合同：每月签订的合同。3.按照重要程度分类重大合同：涉及金额较大、对公司经营有重大影响的合同。一般合同：金额相对较小、影响范围较窄的合同。三、合同档案的收集与整理（一）收集1.合同签订部门负责在合同签订后及时将合同文本及相关材料提交给档案管理部门。提交的材料应包括合同正本、副本、附件、补充协议、双方往来函件、会议纪要等。2.档案管理部门应建立合同档案收集清单，明确各部门提交合同档案的时间、内容要求等，并定期对合同档案的收集情况进行检查和督促。3.对于合同履行过程中产生的变更、补充、终止等相关材料，合同履行部门应在事件发生后及时收集并移交档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门收到合同档案后，应按照分类标准进行整理。首先对合同文本进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。2.对合同文本及相关材料进行核对，确保材料齐全、完整。对于缺页、破损、字迹模糊等问题的材料，应及时与相关部门沟通补充或修复。3.按照合同类别、签订时间、重要程度等顺序进行排列，并编制目录。目录应详细列出合同的编号、名称、签订时间、双方当事人、主要内容、保管期限等信息。4.将整理好的合同档案装入档案盒或文件夹，并在盒脊或文件夹封面标注合同编号、名称、保管期限等信息。四、合同档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的合同档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.保管库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材、防盗报警装置等，确保合同档案的安全存储。3.档案保管库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。（二）保管期限1.合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定。一般分为短期、中期和长期保管。短期保管期限为15年，适用于一些金额较小、业务简单、对公司影响较小的合同。中期保管期限为510年，适用于一般重要的合同，如常规业务的合同等。长期保管期限为10年以上，适用于重大合同、涉及公司核心业务和重要权益的合同等。2.对于涉及诉讼、仲裁等法律纠纷的合同档案，应在纠纷解决后另行确定保管期限，但不得少于法律规定的诉讼时效期限。（三）保管要求1.档案管理部门应定期对合同档案进行检查和盘点，确保档案的安全与完整。检查内容包括档案的数量、存储状况、保管期限等。2.对于超过保管期限的合同档案，档案管理部门应按照公司规定的程序进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同相关业务部门、法务部门等共同进行，确保鉴定结果准确、合理。3.在合同档案保管过程中，如发现档案损坏、丢失等情况，档案管理部门应及时采取措施进行修复或查找，并向上级报告。同时，应查明原因，追究相关人员的责任。五、合同档案的利用（一）利用流程1.利用申请公司内部各部门及员工因工作需要利用合同档案时，应填写《合同档案利用申请表》，详细说明利用目的、利用内容、利用期限等信息，并经部门负责人签字批准。2.申请审批档案管理部门收到《合同档案利用申请表》后，应进行审核。审核内容包括申请利用的目的是否合理、利用内容是否涉及公司机密、利用期限是否符合规定等。对于涉及公司重要机密或重大事项的合同档案利用申请，应报公司分管领导审批。3.档案提供经审批同意后，档案管理部门应按照申请表的要求提供合同档案。提供的档案应确保完整无损，并办理借阅登记手续。借阅登记手续应包括借阅日期、借阅人姓名、部门、利用目的、档案名称及编号、归还日期等信息。4.利用归还利用人应在规定的利用期限内归还合同档案。归还时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失、涂改等情况，应及时查明原因，并要求利用人承担相应的责任。（二）利用方式1.查阅利用人可在档案管理部门指定的场所查阅合同档案。查阅时，档案管理部门应安排专人负责监督，确保查阅过程规范有序，不得擅自摘抄、复制档案内容。如需摘抄、复制，应另行填写申请，并经档案管理部门负责人批准。2.借阅对于确需将合同档案借出公司的情况，应严格按照借阅流程办理手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并获得批准。借出的合同档案必须妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.出具证明公司外部单位或个人因工作需要要求公司出具合同档案相关证明的，应由档案管理部门核实情况后，按照规定的格式出具证明，并加盖公司公章。出具证明的内容应严格依据合同档案的原始记录，不得擅自扩大或缩小范围。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等敏感内容的合同档案，未经公司书面授权，严禁对外提供或披露。2.利用合同档案时，不得损害公司利益，不得将合同档案用于与工作无关的目的。3.对于正在进行诉讼、仲裁等法律纠纷的合同档案，在纠纷未解决之前，应按照法律程序和公司要求进行管理，限制不必要的利用。六、监督与检查（一）监督职责1.公司设立合同档案利用监督小组，由档案管理部门负责人、法务部门负责人、审计部门负责人等组成。监督小组负责对合同档案利用制度的执行情况进行监督检查。2.档案管理部门负责对合同档案利用过程进行日常监督，确保利用流程规范、档案安全。（二）检查内容1.合同档案利用申请的审批情况，是否符合规定的流程和权限。2.合同档案的提供、归还情况，是否办理了完整的登记手续，档案是否完好无损。3.合同档案的利用方式是否符合要求，是否存在违规查阅、借阅、复制等行为。4.合同档案利用过程中的保密措施是否落实到位，是否存在信息泄露的风险。（三）检查频率监督小组应定期对合同档案利用情况进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。档案管理部门应每月对合同档案利用情况进行自查，发现问题及时整改。（四）问题处理对于检查中发现的违反合同档案利用制度的行为，监督小组应及时责令整改，并视情节轻重对相关责任人进行