规范保密介质管理制度

PAGE规范保密介质管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密介质的管理，确保公司商业秘密和敏感信息的安全，防止信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及保密介质的部门、员工以及与公司有业务往来的外部合作伙伴。保密介质包括但不限于纸质文件、电子文档、移动存储设备、光盘、磁带、加密设备等。（三）基本原则1.保密性原则：严格保护公司保密介质中的信息，防止未经授权的访问、使用、披露、复制、修改或销毁。2.完整性原则：确保保密介质中的信息准确、完整，不被篡改或损坏。3.可用性原则：在需要时，能够及时、可靠地获取保密介质中的信息，以支持公司的正常运营。4.合规性原则：遵守国家法律法规和行业标准，确保公司保密介质管理活动合法合规。二、保密介质的分类与标识（一）分类1.绝密级：包含公司核心商业秘密、重大决策信息、关键技术资料等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级：涉及公司重要业务信息、客户资料、财务数据等，泄露后可能对公司业务产生较大影响。3.秘密级：涵盖公司一般性业务信息、内部管理文件等，泄露可能对公司造成一定的不利影响。（二）标识1.纸质文件：在文件首页左上角加盖“绝密”“机密”“秘密”字样的印章，并注明保密期限。2.电子文档：在文件名称前添加相应密级标识，如“[绝密]项目计划书”，同时在文件内部适当位置标明密级和保密期限。3.移动存储设备：在设备外壳显著位置粘贴密级标识，并标明设备编号、使用部门等信息。4.光盘、磁带等存储介质：在介质表面标注密级、编号、存储内容等信息。三、保密介质的采购与发放（一）采购1.各部门根据工作需要，填写保密介质采购申请表，详细说明采购的介质类型、数量、用途等信息。2.申请表经部门负责人审核后，提交至公司保密管理部门。保密管理部门对采购申请进行审查，确保采购行为符合公司保密要求和实际工作需要。3.对于涉及绝密级介质采购，需经公司高层领导审批。4.采购人员应选择具有良好信誉和保密措施的供应商，签订采购合同或协议时，明确供应商的保密责任和义务。（二）发放1.保密介质采购到货后，由公司保密管理部门进行验收。验收内容包括介质的数量、质量、标识等是否符合要求。2.验收合格的保密介质，由保密管理部门按照申请部门进行发放，并填写保密介质发放登记表，详细记录介质编号、名称、密级、发放时间、领取人等信息。3.领取人在领取保密介质时，需签字确认，并承诺遵守公司保密介质管理制度。四、保密介质的使用与保管（一）使用1.授权使用：员工只能在工作需要且获得相应授权的情况下使用保密介质。使用前，应了解介质的密级和保密要求。2.操作规范：在使用保密介质过程中，应严格按照操作规程进行操作，防止因操作不当导致信息泄露或介质损坏。例如，使用电子文档时，应设置合理的访问权限；使用移动存储设备时，应先进行病毒查杀等。3.限制接触：严格限制保密介质的接触范围，只有经过授权的人员才能接触相应密级的介质。绝密级介质原则上只能由特定的核心人员使用。4.禁止行为：严禁在未采取保密措施的情况下，在公共网络或不安全的环境中传输、存储保密介质中的信息；禁止私自复制、传播保密介质中的信息；禁止将保密介质带出公司（因工作需要经批准的除外）。（二）保管1.专人保管：指定专人负责保管保密介质，保管人员应具备良好的保密意识和责任心。2.存储环境：根据保密介质的特性，提供适宜的存储环境。纸质文件应存放在专门的文件柜中，分类存放并上锁；电子文档应存储在加密的服务器或存储设备中，并定期备份；移动存储设备应存放在安全的地方，防止丢失或被盗。3.定期盘点：保密管理部门应定期对保密介质进行盘点，核对介质的数量、状态、存储位置等信息，确保账实相符。如发现问题，应及时查明原因并采取相应措施。4.报废处理：保密介质达到使用期限或因其他原因需要报废时，由使用部门填写保密介质报废申请表，注明介质编号、名称、密级、报废原因等信息。申请表经部门负责人审核后，提交至公司保密管理部门。保密管理部门对报废申请进行审查，对于涉及绝密级介质的报废，需经公司高层领导审批。报废的保密介质应按照公司规定的程序进行销毁，确保信息彻底清除。五、保密介质的传输与共享（一）传输1.加密传输：在通过网络传输保密介质中的信息时，必须采用加密技术，确保信息在传输过程中的安全性。2.专人负责：指定专人负责保密介质信息的传输工作，传输人员应熟悉传输流程和加密技术，确保传输过程准确无误。3.传输记录：对每次保密介质信息的传输进行记录，包括传输时间、发送方、接收方、传输内容、传输方式等信息，以备查询和审计。（二）共享1.共享审批：严格控制保密介质信息的共享范围，如需共享，必须经过严格的审批流程。共享申请应明确共享的目的、内容、对象、期限等信息。2.共享方式：根据共享对象和信息密级，选择合适的共享方式。对于机密级以上信息，原则上不允许通过外部网络共享；如需共享，应采用安全的加密通道或专门的共享平台，并要求共享对象签订保密协议。3.共享监督：对保密介质信息共享过程进行监督，确保共享行为符合公司规定和保密要求。如发现共享信息存在安全风险，应及时采取措施予以制止。六、保密介质的访问控制（一）权限设置1.根据员工的工作职责和岗位需求，为其设置相应的保密介质访问权限。访问权限应遵循最小化原则，即员工只能访问其工作所需的最少信息。2.对于不同密级的保密介质，设置不同的访问级别。绝密级介质只有经过特殊授权的人员才能访问；机密级介质由相关业务部门负责人及以上人员访问；秘密级介质由一般员工在授权范围内访问。3.定期对员工的保密介质访问权限进行审查和调整，确保权限与员工工作职责相符。（二）访问审计1.建立保密介质访问审计机制，记录和监控所有对保密介质的访问操作。审计内容包括访问时间、访问人员、访问内容、操作类型等信息。2.审计人员应定期对访问审计记录进行分析，及时发现异常访问行为，并采取相应措施进行调查和处理。3.对于涉及重大安全事件的访问审计记录，应长期保存，以备后续调查和分析。七、保密介质的安全检查与监督（一）安全检查1.公司保密管理部门应定期组织对保密介质的安全检查，检查内容包括介质的存储环境、标识、使用情况、访问控制等方面。2.安全检查可采用自查、互查、专项检查等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。3.对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。（二）监督1.公司设立保密监督岗位，负责对公司保密介质管理工作进行日常监督。监督人员应定期对各部门保密介质管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.鼓励员工对违反公司保密介质管理制度的行为进行举报，对于举报属实的，给予举报人适当奖励。3.对违反保密介质管理制度的行为，视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、培训与教育（一）培训计划1.公司保密管理部门应制定年度保密介质管理培训计划，明确培训目标、内容、对象、时间安排等信息。2.培训内容应包括保密法律法规、公司保密介质管理制度、保密技术与技能等方面。（二）培训实施1.根据培训计划，组织开展各类保密介质管理培训活动。培训方式可采用集中授课、在线学习、案例分析、模拟演练等多种形式。2.确保培训覆盖公司所有涉及保密介质的员工，新员工入职时应进行保密介质管理基础知识培训，员工岗位变动涉及保密介质管理工作时，应进行针对性培训。（三）教育宣传1.通过内部刊物、宣传栏、邮件等多种渠道，宣传保密介质管