公文制度格式规范要求

PAGE公文制度格式规范要求一、总则（一）目的为了确保公司/组织公文的规范性、准确性和严肃性，提高公文处理效率和质量，促进公司/组织各项工作的顺利开展，特制定本公文制度格式规范要求。（二）适用范围本规范适用于公司/组织内部所有部门及员工在公文起草、审核、印发、存档等过程中涉及的各类公文，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等。（三）基本原则1.合法性原则：公文的格式、内容及处理程序必须符合国家法律法规以及行业相关标准的要求。2.准确性原则：公文应准确表达发文意图，内容真实可靠，数据准确无误，避免出现歧义或错误信息。3.规范性原则：严格遵循统一的公文格式规范，确保公文的格式标准化、规范化，提高公文的辨识度和可读性。4.时效性原则：公文处理应及时高效，根据工作需要和紧急程度，合理安排发文时间，确保信息传递的及时性。二、公文格式（一）页面设置1.纸张规格：一般采用A4纸（210mm×297mm）。2.页边距：上、下页边距各为2.54cm，左、右页边距各为3.17cm。3.页眉页脚：页眉一般为公司/组织名称，字号为小五，居中显示；页脚一般为页码，字号为小五，居右显示。（二）字体字号及排版1.标题：一般用二号宋体字，加粗，居中排列。标题应准确概括公文的主要内容，避免使用过于冗长或模糊的表述。2.主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关应明确具体，避免使用泛称。3.正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件：”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.[附件名称1]”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字；联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。6.成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），编排在发文机关署名下一行，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。单一机关制发的公文加盖印章的，在正文（或附件说明）下空一行右空二字加盖发文机关印章，下压成文日期，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（三）页码页码一般用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。三、行文规则（一）一般规则1.行文关系：公司/组织各部门之间应根据各自的职责和工作需要，按照隶属关系和职权范围确定行文关系。上行文应主送一个上级机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；下行文可以主送多个下级机关。2.联合行文：联合行文应当确有必要，且单位不宜过多。联合行文时，主办机关排在前，协办机关排在后。联合行文的发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。3.部门内设机构行文：部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。（二）上行文规则1.请示：请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。向上级机关行文，应当遵循以下规则：原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。2.报告：报告不得夹带请示事项。（三）下行文规则向下级机关行文，应当遵循以下规则：1.重要行文：重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2.双重领导：受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。3.部门行文：党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。4.上级机关职权：上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。（四）其他行文规则1.同级机关行文：同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。2.函的行文：函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。向同级机关或者不相隶属机关行文，应当使用函。3.会议纪要：会议纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。公司/组织召开会议形成的纪要，一般由会议组织部门负责起草，经会议主持人审核后印发。会议纪要可以不加盖印章。四、公文种类及格式要求（一）通知1.适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2.格式要求：标题一般由发文机关名称、事由和文种组成，如“关于[具体事项]的通知”。正文应简洁明了，准确传达通知事项，一般包括通知缘由、通知事项和执行要求等部分。（二）报告1.适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。2.格式要求：标题一般为“关于[具体事项]的报告”。正文应详细阐述报告内容，包括工作进展、取得的成绩、存在的问题及下一步工作计划等。报告结尾一般用“特此报告”。（三）请示1.适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。2.格式要求：标题通常为“关于[请示事项]的请示”。正文应明确请示事项，说明请示的原因和依据，提出具体的请示要求。请示结尾一般用“妥否，请批示”或“以上请示，如无不妥，请批准”等。（四）批复1.适用范围：适用于答复下级机关请示事项。2.格式要求：标题一般为“关于[对请示事项批复内容]的批复”。正文应针对请示事项明确作出批复意见，语言简洁准确。批复结尾一般用“此复”。（五）函1.适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。2.格式要求：标题一般为“关于[函的事项]的函”。正文应根据函的类型，清晰表达商洽、询问、请求或答复等内容。函的结尾一般用“特此函达”“请予函复”等。五、公文处理流程（一）起草1.明确要求：公文起草人员应准确领会发文意图，明确公文的主题、目的、内容要求和格式规范等。2.内容撰写：认真收集相关资料，确保公文内容真实、准确、完整。语言表达应规范、简洁、明了，避免使用生僻词汇和模糊表述。3.审核修改：起草完成后，起草人员应进行自我审核，检查内容是否符合要求，格式是否规范。必要时，可请其他人员协助审核，并根据审核意见进行修改完善。（二）审核1.初审：公文初稿完成后，先由起草部门负责人进行初审，重点审核公文内容是否符合工作实际，观点是否正确，格式是否规范等。初审通过后，将公文送办公室审核。2.复审：办公室收到公文后，对公文的内容、格式、行文规则等进行全面复审。复审过程中，如发现问题，应及时与起草部门沟通，提出修改意见，起草部门应按照要求进行修改。3.终审：复审通过的公文，报公司/组织领导进行终审。领导根据工作需要和实际情况，对公文进行最终审定，签署审批意见。（三）印发1.编号登记：经领导审批后的公文，由办公室进行编号登记，建立公文台账，记录公文的文号、标题、发文日期、发文机关、主送机关、抄送机关等信息。排版印制：办公室按照公文格式规范要求进行排版印制。排版时应确保页面布局合理，字体字号统一，标点符号正确。印制过程中要严格把关，保证公文质量。分发存档：公文印制完成后，由办公室按照主送机关、抄送机关等进行分发。同时，将公文的纸质版和电子版按照档案管理规定进行存档，以便查阅和使用。（四）存档1.分类整理：公文存档时，应按照公文的种类、年份、月份等进行分类整理，便于查找和