煤矿档案管理规范制度

PAGE煤矿档案管理规范制度一、总则（一）目的为加强煤矿档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在煤矿生产、经营、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本煤矿实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿各部门及所属单位的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指煤矿在生产、建设、经营、管理等活动中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则。煤矿档案工作实行集中统一领导，设立专门的档案管理机构或配备专职档案管理人员，对全矿档案进行集中管理。2.真实完整原则。档案应如实反映煤矿各项活动的真实情况，确保档案内容完整、准确。3.方便利用原则。建立健全档案管理制度和检索体系，便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率。4.安全保密原则。加强档案的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守档案保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置设立煤矿档案管理科，作为全矿档案管理的职能部门，隶属矿长领导。（二）档案管理科职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和行业标准，制定本煤矿档案管理的规章制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计和鉴定全矿各类档案，确保档案的完整、准确和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，为档案的查阅利用提供便利条件。4.负责档案的开发利用工作，积极主动地为煤矿生产、建设、经营、管理等各项工作提供档案信息服务。5.组织开展档案业务培训和学术研究活动，提高档案管理人员的业务素质和管理水平。6.对各部门及所属单位的档案管理工作进行监督、检查和指导，定期组织档案工作考核。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、分类编目、装订、上架等日常管理工作。3.严格执行档案借阅、利用制度，做好档案借阅登记和归还工作，确保档案的安全。4.积极参与档案信息开发利用工作，为利用者提供优质服务。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。（四）各部门及所属单位档案管理职责1.各部门及所属单位应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门及所属单位档案的收集、整理和移交工作。2.负责将本部门及所属单位在工作活动中形成的各种文件材料，按照档案管理要求进行分类整理，定期移交档案管理科。3.配合档案管理科做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.接受档案管理科的业务指导和监督检查，按照要求做好本部门及所属单位的档案管理工作。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关颁发的与本煤矿有关的文件、指示、规定、通知等。2.本煤矿在生产、建设、经营、管理等活动中形成的各类文件材料，包括但不限于：规划、计划、总结、报告、统计报表等。技术文件、图纸、图表、操作规程、安全规程等。设备采购、安装、调试、维修等方面的文件材料。财务文件、会计凭证、账簿、报表等。人事档案、工资档案、教育培训档案等。合同协议、招投标文件、经济往来文件等。党、政、工、团等组织活动形成的文件材料。对外交往、合作中形成的文件材料。其他具有保存价值的文件材料。3.所属单位报送的重要文件、资料、报表等。（二）收集要求1.各部门及所属单位应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行专项收集，确保档案的完整性。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成归档工作。2.对专业性较强、形成周期较长的文件材料，可根据实际情况确定归档时间，但最迟不得超过文件材料形成后的第二年年底。（四）归档程序1.文件材料收集整理人员按照档案分类方案对收集到的文件材料进行分类整理，编制卷内文件目录。2.将整理好的文件材料装订成册，填写案卷封面、卷脊等项目。3.按照档案编号规则编制档案编号，将档案移交档案管理科。4.档案管理科对移交的档案进行检查验收，对不符合要求的档案，退回原部门重新整理。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法采用年度机构（问题）保管期限分类法。1.年度：按照文件材料形成的年度进行分类。2.机构（问题）：按照煤矿内部机构设置或文件反映的问题进行分类。3.保管期限：根据文件材料的保存价值，分为永久、长期、短期三种保管期限。（三）保管期限划分1.永久保管的档案：本煤矿制定的规章制度、重要会议记录、重要请示报告等。煤矿的历史沿革、大事记、组织沿革等。涉及煤矿产权、权益、重大经济合同等方面的文件材料。上级机关颁发的属于本煤矿主管业务并要贯彻执行的重要文件。其他具有长远利用价值的文件材料。2.长期保管的档案：煤矿的年度计划、总结、统计报表等。煤矿的技术改造、生产工艺、设备管理等方面的文件材料。煤矿的财务预决算、会计凭证、账簿等。煤矿的人事任免、工资调整、教育培训等方面的文件材料。保管期限在10年以上（不含10年）的其他文件材料。3.短期保管的档案：煤矿一般性的文件材料，如一般性的通知、简报、便函等。保管期限在10年以下（含10年）的其他文件材料。（四）整理要求1.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。2.归档文件应按照分类方案和编号规则进行排列，编目装订。3.卷内文件应按照排列顺序依次编写页号，页号编写位置正面在右上角，背面在左上角。4.卷内文件应编制卷内文件目录，目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。5.案卷封面应填写全宗名称、类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件数、页数、归档号等项目，字迹应工整、清晰。6.卷脊应填写全宗号、目录号、案卷号、保管期限等项目。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理科应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具进行存放，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换或修理。（三）档案保管1.档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，确保档案的账实相符。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，对字迹模糊或易褪变的档案应采取保护措施。3.对电子档案应进行定期备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。4.严格执行档案借阅、利用制度，对借出的档案应及时催还，确保档案按时归还。（四）档案保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密规定，不得擅自泄露档案内容。2.对涉及煤矿机密的档案，应采取专人专管、专柜存放等保密措施。3.查阅、利用机密档案，应经煤矿主管领导批准，并严格履行登记手续。（五）档案鉴定与销毁1.档案管理科应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理科负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.对失去保存价值的档案，应填写档案销毁清册，经煤矿主管领导批准后，由档案管理科会同有关部门进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。5.档案销毁清册应永久保存。六、档案的利用与服务（一）利用范围1.本煤矿内部各部门及所属单位因工作需要查阅、利用档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅、利用本煤矿档案。3.外单位因合作、交流等需要查阅、利用本煤矿档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理科查阅档案原件或复印件。2.借阅：对确需借出档案的，应办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理科可为利用者提供档案复印件。（三）利用程序1.利用者填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、内容、目的等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理科审批。2.档案管理科对申请表进行审核，符合要求的，予以批准，并安排专人负责提供档案查阅、借阅服务。3.查阅档案时，利用者应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印档案，应经档案管理科同意，并按照规定办理复印手续。4.借阅档案时，利用者应向档案管理人员领取档案，并在借阅登记簿上签字。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。（四）利用服务1.档案管理科应积极主动地为利用者提供档案信息服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料。2.档案管理人员应热情接待利用者，耐心解答利用者提出的问题，为利用者提供优质的服务。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的煤矿档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储管理、检索利用、在线借阅等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：选用符合档案管理要求的信息化管理软件，建立涵盖档案收集、整理、保管、利用等全过程的档案管理系统。3.数据安全管理：采取数据备份、加密存储、访问控制等安全措施，确保档案数据的安全。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程：档案整理：对纸质档案进行分类整理，编制卷内文件目录。扫描录入：按照扫描规范对档案进行扫描，将扫描图像录入档案管理系统。图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，确保图像清晰、完整。数据挂接：将档案目录数据与扫描图像数据进行挂接，建立电子档案数据库。2.档案管理系统操作流程：档案录入：档案管理人员按照档案管理系统的要求，将档案的基本信息、文件内容等录入系统。档案检索：利用者通过档案管理系统的检索功能，输入关键词等信息，查询所需档案。档案借阅：利用者在档案管理系统中提交借阅申请，经审批后，可在线借阅档案。档案统计：档案管理人员通过档案管理系统对档案的收集、整理、利用等情况进行统计分析。（四）信息化管理要求1.档案管理科应配备必要的计算机设备、扫描设备、存储设备等信息化管理设施，确保信息化管理工作的正常开展。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规范进行档案管理工作。3.加强对档案信息化管理系统的维护和管理，定期对系统进行升级、备份，确保系统的稳定运行。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理科应定期对各部门及所属单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等方面。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查等方式进行，对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求