规范公物管理制度

PAGE规范公物管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织公物管理，维护公物的安全与完整，提高公物使用效率，保障公司/组织各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及员工对公物的使用、管理和维护。（三）定义1.公物：指公司/组织为满足工作需要购置的各类资产，包括但不限于办公设备、办公家具、交通工具、通讯设备、仪器仪表、机器设备等固定资产，以及低值易耗品、办公用品等。2.使用部门：指直接使用公物开展工作的部门。3.管理部门：指负责公物采购、登记、调配、维修、报废等管理工作的部门。（四）基本原则1.统一管理原则：公司/组织对公物实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算的管理体制。2.分级负责原则：按照“谁使用、谁负责”的原则，明确各部门及员工在公物管理中的职责，确保公物管理责任落实到人。3.合理配置原则：根据公司/组织工作需要和实际情况，合理配置公物资源，提高公物使用效率，避免资源浪费。4.规范使用原则：公物使用应严格遵守相关法律法规和公司/组织规章制度，确保公物使用安全、规范、合理。5.保值增值原则：加强公物的日常维护和管理，定期进行清查盘点，确保公物的保值增值。二、公物采购管理（一）采购计划1.各部门应根据工作实际需要，于每年[具体时间]前编制下一年度公物采购计划，报管理部门审核。2.采购计划应详细列出采购物品的名称、规格、型号、数量、预算金额等内容，并说明采购原因和预期使用期限。3.管理部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合公司/组织年度预算和实际情况，编制年度公物采购总计划，报公司/组织领导审批。（二）采购审批1.公物采购金额在[具体金额]以下的，由管理部门负责人审批；采购金额在[具体金额]以上的，报公司/组织领导审批。2.对于涉及重大项目或特殊需求的公物采购，应组织相关部门进行论证，必要时可邀请外部专家参与，确保采购决策的科学性和合理性。（三）采购方式1.集中采购：对于通用性强、需求量大的公物，由管理部门通过招标、询价等方式进行集中采购。2.分散采购：对于有特殊要求或零星采购的公物，由使用部门提出申请，经管理部门审核后，由使用部门自行采购，但应遵循公司/组织相关采购规定。3.定点采购：对于办公用品、耗材等低值易耗品，可通过与定点供应商签订采购协议的方式进行采购，以确保采购质量和价格优势。（四）采购流程1.采购申请：使用部门根据工作需要填写公物采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、预算金额、采购原因等内容，并经部门负责人签字确认后报管理部门。2.采购审批：管理部门对采购申请表进行审核，按照采购审批权限报相关领导审批。3.采购实施：管理部门根据审批后的采购申请表，选择合适的采购方式进行采购。集中采购应按照招标、询价等程序进行操作；分散采购和定点采购应选择合格的供应商进行采购，并签订采购合同或协议。采购过程中应严格遵守相关法律法规和公司/组织规章制度，确保采购活动合法合规。4.验收付款：公物采购到货后，使用部门应及时组织验收，验收合格后填写验收单，并办理相关入库手续。管理部门根据验收单和采购合同或协议，办理付款手续。对于不符合采购要求的公物，应及时与供应商协商解决，如无法解决，应按照合同约定追究供应商责任。三、公物登记管理（一）登记范围公司/组织所有购置的公物均应进行登记，包括固定资产和低值易耗品。（二）登记内容1.固定资产登记：包括资产名称、规格型号、购置日期、购置价格、使用部门、使用人、资产编号、资产原值、折旧年限、折旧方法等信息。2.低值易耗品登记：包括物品名称、规格型号、购置日期、购置数量、购置价格、使用部门、使用人等信息。（三）登记方式1.纸质登记：管理部门应建立公物登记台账，对每一项公物进行详细登记，并定期更新。2.电子登记：利用公司/组织内部的资产管理系统，对公物信息进行电子化登记，实现信息共享和动态管理。（四）登记流程1.资产购置登记：管理部门在公物采购到货并验收合格后，应及时将相关信息录入登记台账或资产管理系统，完成资产购置登记。2.资产调配登记：因工作需要进行公物调配时，管理部门应填写公物调配申请表，经相关部门和领导审批后，办理资产调配手续，并在登记台账或资产管理系统中更新资产使用部门和使用人信息。3.资产报废登记：公物达到报废条件时，使用部门应填写公物报废申请表，经管理部门审核、公司/组织领导审批后，办理资产报废手续，并在登记台账或资产管理系统中注销该资产信息。四、公物使用管理（一）使用部门职责1.负责本部门公物的日常使用和保管，确保公物的安全与完整。2.按照规定的操作规程使用公物，不得擅自改变公物的用途和性能。3.定期对本部门公物进行清查盘点，发现问题及时报告管理部门。（二）使用人职责1.严格遵守公物使用规定，爱护公物，合理使用公物，不得浪费和损坏公物。2.负责所使用公物的日常清洁、保养和维护，发现公物损坏及时报告使用部门负责人。3.在公物使用完毕后，应及时归还或移交相关部门，并办理交接手续。（三）使用规定1.公物只能用于公司/组织内部工作，不得擅自转借、出租或挪作他用。2.严格按照公物的操作规程使用，不得违规操作，以免造成公物损坏或安全事故。3.对于贵重、精密的公物，应指定专人负责使用，并进行专门培训。4.因工作需要临时使用公物的，应填写公物借用申请表，经使用部门负责人和管理部门审批后，方可借用。借用期限一般不得超过[具体期限]，借用期间应妥善保管，如有损坏或丢失，应照价赔偿。五、公物维修管理（一）维修申请1.使用部门或使用人发现公物损坏后，应及时填写公物维修申请表，详细说明公物损坏情况、维修要求和预计维修费用等内容，并经部门负责人签字确认后报管理部门。2.对于紧急情况需要立即维修的公物，可先口头报告管理部门，待维修完成后再补办维修申请手续。（二）维修审批1.管理部门对维修申请表进行审核，根据公物的原值、维修费用等情况，按照维修审批权限报相关领导审批。2.对于维修费用较高或涉及重大维修项目的，应组织相关部门进行论证，必要时可邀请外部专业机构进行评估，确保维修方案的合理性和经济性。（三）维修实施1.管理部门根据审批后的维修申请表，选择合适的维修方式和维修单位进行维修。对于一般性维修，可选择公司/组织内部的维修人员或与定点维修单位签订维修协议进行维修；对于专业性较强或技术要求较高的维修项目，应选择具有相应资质的外部维修单位进行维修。2.维修单位在维修过程中应严格按照维修方案进行操作，确保维修质量。维修完成后，应及时通知使用部门或使用人进行验收，并填写维修验收单。（四）维修费用结算1.维修费用结算应根据维修合同或协议、维修验收单等相关资料进行。管理部门对维修费用进行审核后，按照公司/组织财务制度办理付款手续。2.对于维修费用超出预算的情况，应及时查明原因，经相关领导审批后，方可办理费用追加手续。六、公物盘点管理（一）盘点计划1.管理部门应定期组织公物盘点工作，每年至少进行[具体次数]全面盘点。2.根据公司/组织实际情况，制定详细的盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员、盘点方法等内容。（二）盘点实施1.成立盘点小组，由管理部门牵头，相关部门人员参加。盘点小组负责组织实施公物盘点工作，确保盘点工作的顺利进行。2.盘点人员应按照盘点计划，对公司/组织内所有公物进行逐一清查盘点，核对公物的数量、规格、型号、使用状况等信息，并与登记台账或资产管理系统进行核对。3.在盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写公物盘点差异表，详细记录差异情况和原因分析。（三）盘点结果处理1.盘点工作结束后，盘点小组应及时编制公物盘点报告，总结盘点工作情况，分析盘点差异原因，并提出处理建议。2.对于盘盈的公物，应及时查明原因，按照规定办理入账手续；对于盘亏的公物，应查明责任，属于正常损耗的，经批准后核销；属于人为原因造成的，应追究相关人员责任，并照价赔偿。3.根据盘点结果，对公物登记台账和资产管理系统进行调整，确保账实相符。七、公物报废管理（一）报废条件1.已超过使用年限且无法正常使用的公物。2.因技术进步、设备更新等原因，已被淘汰或不再适用的公物。3.因自然灾害、意外事故等原因，造成严重损坏且无法修复的公物。4.其他符合报废条件的公物。（二）报废申请1.使用部门或使用人发现公物符合报废条件时，应填写公物报废申请表，详细说明公物名称、规格型号、购置日期、购置价格、使用年限、报废原因等内容，并经部门负责人签字确认后报管理部门。2.管理部门对报废申请表进行审核，核实公物的实际情况和报废原因，按照报废审批权限报相关领导审批。（三）报废鉴定1.对于价值较高或专业性较强的公物，管理部门应组织相关部门或邀请外部专业机构进行报废鉴定，出具报废鉴定报告，作为公物报废的依据。2.报废鉴定应严格按照相关标准和规定进行，确保鉴定结果的科学性和公正性。（四）报废处理1.经批准报废的公物，由管理部门统一组织处理。处理方式包括报废变卖、报废捐赠等，具体处理方式应根据公物的实际情况和公司/组织相关规定进行选择。2.报废变卖应按照公开、公平、公正的原则进行，通过招标、拍卖等方式选择合适的买家，确保公物处置价格合理。报废捐赠应选择合法合规的受赠对象，并办理相关捐赠手续。3.报废处理完成后，管理部门应及时在登记台账和资产管理系统中注销该公物信息，并将报废处理情况报公司/组织财务部门备案。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.管理部门应定期对公司/组织内公物管理情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.监督检查内容包括公物采购、登记、使用、维修、盘点、报废等各个环节的管理情况，以及各部门及员工对公物管理制度的执行情况。3.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行，检查结果应形成书面报告，并及时反馈给相关部门和人员。（二）责任追究1.对于违反公物管理制度的部门和员工，应视