农村档案室制度规范

PAGE农村档案室制度规范一、总则（一）目的为加强农村档案室建设与管理，有效保护和利用档案资源，服务农村经济社会发展，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本地区所有农村档案室，包括行政村、乡镇涉农部门等相关档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则农村各类档案应实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映农村各项工作的实际情况，保证档案信息的准确性。3.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为农村工作提供便捷的档案服务。4.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。二、档案管理机构与人员（一）管理机构1.各行政村应设立独立的档案室，明确档案室的管理职责和工作任务。2.乡镇应建立农村档案管理指导站，负责对本辖区内农村档案室进行业务指导和监督检查。（二）人员配备1.行政村应配备专（兼）职档案管理人员，负责本村档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.乡镇档案管理指导站应配备专业的档案管理人员，具备档案管理相关专业知识和技能，负责指导农村档案管理工作。（三）人员职责1.档案管理人员职责负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的齐全、完整。做好档案的保管工作，维护档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。建立档案检索工具，方便档案的查询和利用，及时为农村各项工作提供档案服务。按照规定的期限和程序，做好档案的鉴定、销毁工作。积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。2.乡镇档案管理指导站人员职责制定本辖区农村档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。对行政村档案管理人员进行业务培训，提高其业务素质和工作能力。定期对农村档案室进行业务指导和监督检查，发现问题及时督促整改。负责收集、整理和保管本辖区内具有重要保存价值的档案资料。组织开展农村档案信息化建设，推进档案管理现代化。三、档案收集（一）收集范围1.党群工作类包括农村党组织建设、党员管理、群团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类涵盖农村行政事务管理、会议记录、工作计划与总结、统计报表等档案。3.农业生产类涉及农业种植、养殖技术推广、农田水利建设、农产品销售等相关资料。4.农村建设类包含村庄规划、基础设施建设、生态环境保护等方面的档案。5.社会保障类如农村居民社会保障、救助救济、医疗卫生等工作形成的档案。6.文化教育类有关农村文化活动、教育事业发展、精神文明建设等文件材料。7.其他类凡具有保存价值的其他各类文件材料，均应纳入收集范围。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将办理完毕的文件材料移交档案室，不得积压或据为己有。2.收集的档案应保持文件材料的完整性，不得擅自涂改、剪裁或抽取。3.对重要的文件材料应进行备份，防止原件损坏或丢失。（三）收集时间1.年度档案应在次年上半年完成收集整理工作。2.专项工作档案应在工作结束后一个月内完成收集归档。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照档案的形成年度进行分类，年度内再按照党群工作、行政管理、农业生产、农村建设、社会保障、文化教育等类别进行二级分类。2.对于具有特定主题或项目的档案，可单独设立类别进行整理。（三）编号规则1.档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。2.采用年度类别顺序号的编号方式，如“2023党群001”表示2023年度党群工作类的第1份档案。（四）装订要求1.档案应采用A4纸张规格进行装订，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。2.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或粘贴处理，使其符合A4纸张要求。（五）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.目录应打印或书写清晰，一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。五、档案保管（一）保管场所1.农村档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应使用符合标准的档案柜、档案盒等装具存放档案，确保档案的安全保管。2.档案柜应排列整齐，编号清晰，便于查找和管理。（三）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于快速检索和利用。2.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（四）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，配备必要的安全设施和设备。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。六、档案利用（一）利用范围1.为农村各项工作提供决策依据，如农业生产规划、农村建设项目论证等。2.为村民提供政策咨询服务，如社会保障政策解读、法律法规查询等。3.为历史研究和文化传承提供资料支持，如农村发展历程、民俗文化研究等。（二）利用方式1.查阅利用：档案管理人员应根据利用者的需求，及时提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。2.借阅利用：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续，借阅期限一般不超过两周。3.复制利用：根据利用者的要求，可为其提供档案复印件，并加盖档案室印章。（三）利用登记1.建立档案利用登记簿，详细记录利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等信息。2.档案利用登记应及时、准确、完整，便于统计和查询。（四）保密规定1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息予以保密。2.利用者不得擅自泄露档案内容，如需引用档案信息，应注明出处。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和现实利用需求，对档案进行科学鉴定，确保档案鉴定工作的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关业务人员和主管领导组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定标准1.对已过保管期限且确无保存价值的档案进行鉴定。2.依据档案的重要性、完整性、真实性等因素，综合判断档案是否仍具有利用价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见。2.经主管领导批准后，编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现农村档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，方便档案的检索和利用。（二）数字化要求1.对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为JPEG或TIFF。2.数字化档案应进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于查询和利用。（三）系统建设1.建立农村档案管理信息系统，实现档案的录入、存储、检索、利用等功能。2.系统应具备数据备份、安全防护等功能，确保电子档案的安全。（四）数据管理1.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。2.加强对电子档案数据的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法篡改。九、监督检查（一）监督检查主体1.乡镇档案管理指导站负责对本辖区内农村档案室的日常监督检查工作。2.上级档案行政管理部门定期对农村档案室进行抽查和专项检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案