科技公司信息制度规范

PAGE科技公司信息制度规范一、总则（一）目的本信息制度规范旨在确保科技公司信息的安全、准确、完整、及时，规范信息的产生、收集、存储、使用、共享、传输、销毁等流程，保障公司的正常运营，维护公司及相关方的合法权益，促进公司的可持续发展。（二）适用范围本制度适用于科技公司全体员工、合作伙伴以及与公司信息相关的所有人员和活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业标准，确保信息活动合法合规。2.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感信息予以严格保密，防止信息泄露。3.完整性原则：保证信息的全面、准确，避免信息缺失或错误。4.及时性原则：及时处理和更新信息，确保信息的时效性。5.责任明确原则：明确各部门、各岗位在信息管理中的职责，做到责任到人。二、信息分类与分级（一）信息分类1.业务信息：包括公司的业务计划、项目文档、市场调研数据、销售数据等。2.技术信息：涵盖公司的技术研发成果、技术方案、算法模型、软件代码等。3.管理信息：如公司的组织架构、人事档案、财务报表、行政文件等。4.客户信息：包含客户基本资料、交易记录、沟通信息等。5.其他信息：不属于以上分类的其他各类信息。（二）信息分级1.绝密级：涉及公司核心商业秘密、关键技术诀窍，一旦泄露将对公司造成极其严重损失的信息。如未公开的重大技术突破、独特的商业模式等。2.机密级：重要的商业秘密、技术秘密，泄露后会对公司产生较大损害的信息。如部分核心技术文档、重要客户的敏感信息等。3.秘密级：一般性的商业秘密、技术秘密，泄露后可能对公司产生一定影响的信息。如普通的技术资料、部分客户的一般信息等。4.公开级：可以向社会或特定对象公开的信息，如公司的宣传资料、一般性的行业资讯等。三、信息收集与录入（一）收集渠道1.内部渠道：各部门在日常工作中产生的信息，由相关责任人负责收集。例如，业务部门收集业务进展信息，技术部门收集技术研发信息等。2.外部渠道：通过市场调研、合作伙伴提供、客户反馈等方式获取外部信息。市场调研人员负责收集市场动态信息，合作伙伴按约定提供相关合作信息，客户服务人员收集客户反馈信息。（二）收集要求1.收集的信息应真实、准确、完整，避免虚假或误导性信息。2.对于涉及敏感信息的收集，应遵循严格的审批流程，确保信息来源合法合规。3.明确信息收集的频率和时间节点，保证信息的及时性。（三）信息录入1.收集到的信息应及时录入公司指定的信息系统或数据库，确保信息的可查询和可追溯。2.录入人员应认真核对信息，保证录入的准确性，避免录入错误或重复信息。3.对于重要信息，录入后应进行备份，防止数据丢失。四、信息存储与保管（一）存储方式1.根据信息的类型和重要性，选择合适的存储方式，包括本地服务器存储、云端存储等。2.对于机密级以上信息，应采用加密存储方式，确保信息在存储过程中的安全性。（二）存储设备管理1.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行，防止因设备故障导致信息丢失。2.存储设备应妥善保管，防止被盗、损坏或丢失。对于重要存储设备，应采取物理安全防护措施，如安装防盗报警装置、设置访问权限等。（三）信息备份1.建立完善的信息备份制度，定期对重要信息进行备份。备份频率根据信息的重要程度和更新频率确定，一般至少每周备份一次。2.备份数据应存储在不同的物理位置，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据全部丢失。3.定期对备份数据进行恢复测试，确保备份数据的可用性。（四）存储期限根据法律法规和公司业务需求，明确各类信息的存储期限。一般业务信息存储期限为[X]年，技术信息存储期限为[X]年，客户信息存储期限为[X]年等。存储期限届满后，按照规定的流程进行销毁或存档处理。五、信息使用与共享（一）信息使用1.员工因工作需要使用公司信息时，应遵循相关规定和审批流程，确保信息的合理使用。2.使用信息时应注意保护信息的安全和保密，不得擅自修改、删除或传播信息内容。3.对于涉及商业秘密和敏感信息的使用，应严格限制在必要的工作范围内，防止信息泄露。（二）信息共享1.公司内部各部门之间因工作协作需要共享信息时，应填写信息共享申请表，经相关部门负责人审批后进行共享。2.与合作伙伴共享信息时，应签订信息共享协议，明确双方的权利和义务，确保信息共享的合法性和安全性。3.向外部机构或个人提供信息时，应进行严格的审核和审批，确保信息提供的必要性和安全性。六、信息传输与交换（一）传输方式1.根据信息的性质和紧急程度，选择合适的传输方式，如网络传输、移动存储设备传输、专人送达等。2.对于机密级以上信息，应采用加密传输方式，确保信息在传输过程中的保密性。（二）传输安全1.在信息传输前，应对传输设备和网络进行检查，确保传输环境的安全性。2.对传输过程中的信息进行监控和审计，如果发现异常情况应及时采取措施，防止信息泄露或丢失。3.对于通过公共网络传输的信息，应采取必要的安全防护措施，如使用虚拟专用网络（VPN）等。（三）信息交换管理1.与外部机构或个人进行信息交换时，应建立信息交换清单，记录交换的信息内容、时间、对方机构或个人等信息。2.对交换的信息进行跟踪和验证，确保信息交换的准确性和完整性。七、信息安全与保密（一）安全防护措施1.建立信息安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部非法入侵和恶意攻击。2.定期对公司的信息系统进行安全漏洞扫描和修复，及时发现并解决安全隐患。3.对员工进行信息安全培训，提高员工的安全意识和防范能力。（二）保密措施1.与员工签订保密协议，明确员工在信息保密方面的责任和义务。2.对涉及机密信息的区域设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对机密信息的存储、传输、使用等环节进行加密处理，防止信息泄露。（三）违规处理1.对于违反信息安全和保密规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.对于因违规行为导致公司信息泄露或造成损失的，公司将依法追究相关人员的法律责任。八、信息审计与监督（一）审计机制1.建立信息审计制度，定期对公司的信息管理活动进行审计，检查信息制度的执行情况。2.审计内容包括信息的收集、存储、使用、共享、传输、销毁等环节，确保信息活动的合规性和安全性。（二）监督措施1.设立信息管理监督岗位或小组，对信息管理工作进行日常监督。2.鼓励员工对信息管理中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（三）问题整改1.对于审计和监督过程中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.对整改情况进行跟踪和复查，确保问题得到彻底解决。九、信息销毁与处置（一）销毁原则1.按照法律法规和公司规定，对已到存储期限或不再需要的信息进行及时销毁。2.销毁信息应确保信息无法恢复，防止信息泄露风险。（二）销毁方式1.根据信息的存储介质和类型，选择合适的销毁方式，如物理销毁（粉碎、焚烧等）、数据擦除等。2.对于重要信息的销毁，应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。（三）处置流程1.由