公文制度编写规范要求

PAGE公文制度编写规范要求一、总则（一）目的为了规范公司公文的编写，提高公文质量和处理效率，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本规范要求。（二）适用范围本规范适用于公司内部所有公文的编写，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等。（三）编写原则1.合法性原则：公文编写必须符合国家法律法规和行业标准，不得违反相关规定。2.准确性原则：公文内容应准确无误，表述清晰，避免歧义。3.规范性原则：公文格式、语言表达等应符合公司统一的规范要求。4.时效性原则：公文应及时编写、传递和处理，确保信息的时效性。二、公文格式（一）页面设置1.纸张：一般采用A4纸。2.页边距：上、下、左、右页边距均为2.54厘米。（二）字体字号1.标题：一般用二号宋体字，加粗，居中排列。2.正文：一般用三号仿宋体字。3.一级标题：用三号黑体字，序号用“一、”“二、”“三、”等。4.二级标题：用三号楷体字，序号用“（一）”“（二）”“（三）”等。5.三级标题：用三号仿宋体字，序号用“1.”“2.”“3.”等。（三）段落格式1.行距：一般为固定值28磅。2.缩进：首行缩进2个字符。（四）页码页码一般位于页面底部居中位置，用阿拉伯数字标注。三、公文内容（一）标题1.准确概括公文主旨：标题应准确反映公文的主要内容，避免使用模糊、歧义的表述。2.简洁明了：标题应简洁易懂，避免冗长复杂的表述。（二）主送机关1.明确送达对象：主送机关应明确公文的送达对象，一般为公司内部的部门、单位或个人。2.规范书写：主送机关的名称应规范书写，不得使用简称或不规范的名称。（三）正文1.开头：开头应简要说明发文的目的、依据或背景，引出正文内容。2.主体：主体部分应详细阐述公文的具体内容，逻辑清晰，层次分明。3.结尾：结尾应根据公文的性质和内容，提出相应的要求、措施或期望，一般用“特此通知”“请予批复”“妥否，请批示”等惯用语。（四）附件1.附件说明：如有附件，应在正文后空一行注明附件的名称和序号。2.附件内容：附件应与正文一起装订，并在附件左上角标注“附件”字样及序号。（五）发文机关署名1.署名规范：发文机关署名应使用公司全称或规范化简称。2.署名位置：发文机关署名一般位于正文右下方。（六）成文日期1.日期格式：成文日期应使用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。2.日期位置：成文日期一般位于发文机关署名右下方。四、公文种类及编写要求（一）通知1.适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2.编写要求：标题应明确通知的主题，如“关于[具体事项]的通知”。主送机关应写明受文单位。正文应详细说明通知的事项、要求和执行时间等。结尾一般用“特此通知”。（二）报告1.适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。2.编写要求：标题应概括报告的主要内容，如“关于[工作事项]的报告”。主送机关应写明上级机关名称。正文应如实反映工作情况，包括工作进展、成绩、问题及下一步工作计划等。结尾一般用“以上报告，请审阅”。（三）请示1.适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。2.编写要求：标题应明确请示的事项，如“关于[事项]的请示”。主送机关应写明上级机关名称。正文应详细说明请示的原因、依据和具体事项，请求上级机关给予明确指示或批准。结尾一般用“妥否，请批示”或“以上请示，请予批复”。（四）批复1.适用范围：适用于答复下级机关请示事项。2.编写要求：标题应写明批复的事项，如“关于[请示事项]的批复”。主送机关应写明请示的下级机关名称。正文应针对请示事项给予明确答复，同意或不同意的理由要充分。结尾一般用“此复”。（五）函1.适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。2.编写要求：标题应写明函的主题，如“关于[事项]的函”。主送机关应写明对方机关名称。正文应根据函的性质和内容，准确表达商洽、询问、请求或答复的事项。结尾一般用“特此函达”“请即函复”等。五、公文审核与签发（一）审核1.审核内容：公文编写完成后，应由专人进行审核，审核内容包括公文格式、内容准确性、语言表达、逻辑结构等。2.审核流程：审核人员应填写审核意见，经审核无误后签字确认。（二）签发1.签发权限：公文应根据其重要程度和发文范围，由相应的领导进行签发。2.签发流程：签发人应认真审阅公文内容，签署意见并签字。六、公文的印发与存档（一）印发1.印发格式：公文印发时应按照统一的格式进行排版，确保格式规范、清晰。2.印发份数：根据公文的送达对象和实际需要确定印发份数。（二）存档1.存档要求：公文办理完毕后，应及时进行存档，存档文件应完整、齐全，包括