教学类档案电子化长期安全保存具体方案与备份管理规范

教学类档案电子化长期安全保存具体方案与备份管理规范一、总则（一）制定目的为规范教学类档案电子化管理流程，保障电子化教学档案（以下简称“电子教学档案”）的长期安全性、完整性、可用性与真实性，防范电子档案丢失、损坏、篡改、泄露等风险，建立科学、高效的电子教学档案长期保存与备份管理体系，契合教育信息化发展要求，衔接档案管理相关法律法规，结合本校（单位）教学档案管理实际，制定本方案与规范。（二）适用范围本方案与规范适用于本校（单位）所有教学类档案的电子化采集、整理、归档、长期安全保存、备份、恢复、利用及销毁等全流程管理工作，涵盖各类教学相关电子档案，具体包括但不限于：1.教学管理类：教学计划、课程标准、教学大纲、教案、教学设计、教学进度表、选课名单、考勤记录、教学检查报告、教学评估材料等；2.学生学业类：试卷、答卷（电子化）、成绩册、学业预警材料、毕业论文（设计）、实习报告、实践成果、综合素质评价材料等；3.师资建设类：教师教学资质、教学工作量统计、教学培训记录、教学获奖材料、听课评课记录等；4.其他教学相关：教学改革方案、课题研究材料、教学资源（课件、微课、题库等）、各类教学会议纪要、教学相关合同协议（电子化）等。本规范适用于所有参与电子教学档案管理的部门（教务处、档案管理处、各教学单位、信息技术部门等）及相关工作人员。（三）核心原则1.安全优先原则：将电子档案安全放在首位，建立全方位安全防护体系，防范技术、人为、环境等各类风险，确保电子档案长期安全存储；2.全程管控原则：覆盖电子教学档案电子化采集、归档、保存、备份、利用、恢复、销毁全流程，实现每一个环节的规范化管理与可追溯；3.真实完整原则：保障电子教学档案的真实性，杜绝篡改、伪造；确保电子档案内容完整、要素齐全，与纸质档案（如有）保持一致，满足长期利用需求；4.可用可读原则：建立技术适配机制，应对技术迭代升级风险，确保不同时期形成的电子档案在长期保存过程中可读取、可展示、可利用；5.权责明晰原则：明确各部门、各岗位在电子教学档案保存与备份管理中的职责，做到分工明确、责任到人、协同配合；6.合规性原则：严格遵循《中华人民共和国档案法》《电子档案管理暂行办法》《教育档案管理规定》等相关法律法规及行业标准，确保管理工作合法合规。（四）引用依据1.《中华人民共和国档案法》；2.《电子档案管理暂行办法》（国家档案局）；3.《教育档案管理规定》（教育部）；4.《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）；5.本校（单位）档案管理办法、教学管理相关规章制度。二、电子教学档案电子化采集与归档规范（基础保障）电子教学档案的长期安全保存，需以规范的采集与归档为基础，确保源头质量，从根本上减少后续保存风险。（一）电子化采集规范1.采集要求：采集的电子教学档案需清晰、完整、准确，无模糊、残缺、失真等问题；纸质档案电子化采集（扫描、拍照等）需符合相关标准，分辨率不低于300dpi，色彩模式根据档案类型选择（文字类采用灰度模式，图片、彩色档案采用彩色模式），确保文字可识别、图像可清晰展示。2.格式标准：统一电子教学档案格式，优先采用开放、通用、稳定的格式，确保长期可读性，具体要求如下：（1）文字类档案（教案、大纲、报告等）：优先采用PDF/A格式（长期保存版），禁止使用不可编辑的加密格式，确需使用Word、Excel等格式的，需同时备份为PDF/A格式；（2）图像类档案（照片、扫描件等）：采用JPEG、TIFF格式，TIFF格式用于长期保存核心档案，JPEG格式用于日常利用备份；（3）音频视频类档案（微课、教学录像等）：采用MP4、WAV格式，确保兼容性与长期可读性，同时备份相关播放软件；（4）特殊格式档案（课件、题库等）：除保留原格式外，需备份为通用格式（如课件备份为PDF格式，题库备份为Excel格式），避免因软件淘汰导致档案无法读取。3.元数据采集：每一份电子教学档案需同步采集完整元数据，确保档案可追溯，元数据包括但不限于：档案名称、形成部门、形成日期、责任人、档案类别、关键词、采集时间、采集方式、关联档案编号、备注等，元数据格式统一规范，与电子档案同步保存。（二）归档规范1.归档时间：电子教学档案实行“即时归档、定期汇总”，临时性、阶段性教学档案（如考勤记录、阶段性测试卷）在形成后15个工作日内完成归档；年度性、总结性教学档案（如年度教学计划、毕业论文、成绩汇总册）在学年结束后3个月内完成归档；永久性教学档案（如教学大纲、教师资质档案）在形成后立即归档。2.归档流程：（1）形成部门责任人对电子档案及元数据进行审核，确认内容完整、格式规范、元数据齐全后，提交至本部门档案管理员；（2）部门档案管理员对提交的电子档案进行二次审核，审核通过后，按档案类别、形成日期进行分类、编号，录入电子档案管理系统；（3）部门档案管理员每月将归档情况汇总，提交至档案管理处备案；档案管理处每季度对各部门电子档案归档情况进行检查，发现问题及时督促整改。3.归档审核：建立“二级审核”机制，一级审核由形成部门责任人负责，审核档案真实性、完整性；二级审核由档案管理处负责，审核档案格式、元数据、分类编号规范性，审核不合格的，退回形成部门重新整理后再次提交。4.双套归档：涉及重大、重要教学档案（如校级教学改革方案、省级以上教学获奖材料、毕业论文原件电子化档案），实行“电子+纸质”双套归档，电子档案与纸质档案一一对应，同步保存、同步更新、同步销毁，确保档案安全冗余。三、电子教学档案长期安全保存具体方案结合电子档案保存特点，针对技术迭代、环境影响、人为操作、网络攻击等风险，建立“技术防护+环境保障+管理管控”三位一体的长期安全保存体系，确保电子教学档案可长期安全存储、可读可用。（一）存储载体选择与管理电子教学档案长期保存采用“本地存储+异地备份+云端备份”三重存储模式，优先选择稳定、安全、可扩展的存储载体，杜绝使用易损坏、易淘汰的存储载体（如软盘、U盘、普通移动硬盘）。1.本地存储：（1）配备专用服务器作为本地核心存储载体，服务器配置满足电子档案存储需求，具备高稳定性、高安全性、可扩展性，安装服务器防护软件、数据加密软件，定期进行硬件维护与升级；（2）本地存储按档案重要程度分区管理，永久性档案、核心档案存储在专用加密服务器，临时性、一般性档案存储在普通本地服务器，分区设置访问权限，确保存储安全；（3）本地服务器由信息技术部门专人负责管理，定期检查硬件运行状态，及时处理硬件故障，防止因硬件损坏导致档案丢失。2.异地备份存储：（1）选择地理位置远离本校（单位）、环境安全的异地存储地点（如上级教育部门指定备份中心、专用异地备份仓库），配备与本地服务器规格一致的备份服务器，实现异地同步存储；（2）异地存储主要用于核心、永久性电子教学档案的备份，与本地存储同步更新，确保本地存储出现故障时，可通过异地存储快速恢复档案；（3）异地存储地点建立严格的安全防护制度，配备防盗、防火、防潮、防磁、防雷设施，安排专人值守，定期检查存储载体状态。3.云端备份存储：（1）选择合规、安全、可靠的云端存储服务提供商（优先选择教育系统专用云端存储平台），签订保密协议、服务协议，明确双方权利义务，确保云端存储安全；（2）云端存储主要用于日常利用频繁的电子教学档案备份，以及本地、异地存储的补充备份，上传至云端的电子档案需进行加密处理，设置严格的访问权限；（3）信息技术部门定期检查云端存储服务状态，确认数据同步正常，及时更新加密密钥，防范云端数据泄露、丢失风险。4.存储载体维护：（1）建立存储载体台账，详细记录存储载体类型、规格、购置时间、存储内容、维护记录、报废时间等信息，实现全生命周期管理；（2）本地服务器、异地备份服务器每季度进行一次全面维护，包括硬件检测、系统升级、磁盘整理、病毒查杀等；存储载体每年进行一次数据校验，确保数据完整性；（3）存储载体达到使用年限（一般为5-8年）或出现故障无法修复时，需进行报废处理，报废前需对存储载体中的电子档案进行完整备份，然后进行物理销毁或专业数据清除，杜绝数据泄露，报废过程做好记录，留存备查。（二）技术防护体系建设针对网络攻击、病毒入侵、数据篡改、技术迭代等风险，建立全方位技术防护体系，保障电子教学档案长期安全。1.数据加密防护：（1）所有电子教学档案在存储、传输过程中实行全程加密，采用国家认可的加密算法（如AES加密算法），对档案内容、元数据进行双重加密，加密密钥由专人负责管理，定期更换密钥，严防密钥泄露；（2）电子档案管理系统设置加密访问权限，不同岗位人员分配不同加密密钥，仅授权人员可读取、修改相关档案，未授权人员无法访问加密档案；（3）核心、永久性电子教学档案采用“加密存储+数字签名”模式，数字签名由档案责任人签署，确保档案真实性、完整性，杜绝篡改，数字签名与电子档案同步保存，可随时验证。2.网络安全防护：（1）电子档案管理系统部署在专用局域网内，与互联网物理隔离，杜绝外部网络攻击；确需接入互联网的，安装防火墙、入侵检测系统、数据防泄露系统，建立网络安全防护屏障；（2）定期对网络设备、服务器、电子档案管理系统进行安全扫描，及时发现并修复安全漏洞，防范病毒、木马、黑客入侵等风险；（3）禁止在电子档案管理系统专用设备上接入外部移动存储设备（如U盘、移动硬盘），确需接入的，需进行严格的病毒查杀、安全检测，防止病毒传入；（4）建立网络安全日志，记录所有网络访问、操作行为，日志保存期限不少于3年，便于出现安全问题时追溯排查。3.技术迭代适配：（1）建立技术迭代跟踪机制，信息技术部门定期关注电子档案存储、读取技术发展动态，及时掌握软件、硬件淘汰信息，提前制定适配方案；（2）每2年对电子教学档案进行一次格式转换与迁移，将老旧格式档案转换为当前通用、稳定的格式，将存储在淘汰载体上的档案迁移至新的存储载体，确保档案可长期读取；（3）对淘汰的软件、硬件，留存相关技术文档、驱动程序、播放软件，确保历史电子档案在特殊情况下可通过老旧设备、软件读取；（4）电子档案管理系统每3年进行一次升级改造，适配最新技术标准，提升系统安全性、稳定性与兼容性，升级前做好全面备份，防止升级过程中档案丢失、损坏。（三）环境保障存储电子教学档案的服务器机房、异地备份仓库需具备良好的环境条件，防范环境因素（温度、湿度、磁场、灰尘、雷电等）对电子档案造成损坏。1.机房环境要求：（1）温度：保持在18-25℃，温差不超过±5℃，避免温度过高或过低导致服务器硬件损坏、数据丢失；（2）湿度：保持在40%-60%，避免湿度过高导致设备受潮、短路，湿度过低导致静电产生，损坏电子元件；（3）防磁：机房内禁止存放强磁性物品，服务器、存储载体远离强磁场（如变压器、磁铁），防止磁场干扰导致数据损坏；（4）防尘：机房采用密闭式设计，配备空气净化设备，定期进行灰尘清理，防止灰尘进入设备内部，影响设备运行；（5）防雷：机房配备专业防雷设施，服务器、网络设备、存储载体接地良好，防范雷电袭击导致设备损坏、数据丢失；（6）供电：配备不间断电源（UPS），确保突发停电时，服务器、存储设备正常运行，有足够时间完成数据备份与设备关机，避免因突然停电导致数据损坏；UPS设备定期进行维护、充放电测试，确保应急供电能力。2.环境监测与维护：安排专人负责机房、异地备份仓库环境监测，每天记录温度、湿度、供电情况，发现异常及时处理；每月对环境防护设施（空气净化、防雷、UPS等）进行一次检查维护，每季度进行一次全面排查，确保环境保障设施正常运行。（四）人为操作管控防范人为操作失误、恶意篡改、泄露等风险，建立严格的人为操作管控机制，规范工作人员操作行为。1.岗位设置与权限管理：（1）建立“专人负责、岗位分离”制度，电子档案管理岗位分为采集岗、审核岗、存储岗、备份岗、利用岗、监管岗，各岗位职责分离，不得兼任，防范岗位权力集中导致的风险；（2）实行“最小权限原则”，根据各岗位工作职责，分配相应的电子档案访问、操作权限，仅授权人员可进行相关操作，未授权人员无法访问、修改、删除电子档案；（3）建立权限动态管理机制，工作人员岗位变动、离职时，及时注销其电子档案管理系统访问权限，收回加密密钥，做好交接记录，防止权限滥用。2.操作规范：（1）制定电子档案管理操作手册，明确各岗位工作人员操作流程、操作规范，严禁违规操作（如擅自修改、删除电子档案，违规拷贝、传输电子档案，泄露加密密钥等）；（2）工作人员操作电子档案管理系统、存储设备时，需进行身份验证（账号密码+动态验证码/指纹验证），验证通过后方可进行操作，操作过程全程记录，形成操作日志；（3）严禁擅自修改、删除电子教学档案及元数据，确需修改、补充的，需提交书面申请，经形成部门责任人、档案管理处负责人审批同意后，由专人负责修改，修改过程全程记录，留存修改前后的档案版本，确保可追溯；（4）严禁将电子教学档案擅自拷贝、传输至外部设备、外部网络，确需对外提供的，需提交书面申请，经审批同意后，对档案进行脱敏处理（隐藏敏感信息），并记录提供对象、提供时间、提供内容，全程跟踪。3.人员培训与管理：（1）定期组织电子档案管理工作人员开展培训，培训内容包括相关法律法规、管理规范、操作流程、安全防护知识、技术适配方法等，每年培训不少于2次，提升工作人员专业能力与安全意识；（2）建立工作人员考核机制，将电子档案管理操作规范性、安全防护执行情况纳入绩效考核，对严格执行规范、表现优秀的予以表彰，对违规操作、造成档案丢失、损坏、泄露的，予以通报批评、绩效扣分，情节严重的，追究相关责任；（3）工作人员离职时，需办理完整的工作交接手续，交接电子档案管理相关资料、加密密钥、操作权限、存储载体等，交接双方签字确认，档案管理处负责监督交接过程，确保交接完整、无遗漏。四、电子教学档案备份管理规范建立“分级备份、定期备份、异地备份、应急备份”相结合的备份管理体系，明确备份流程、备份频率、备份介质、备份验证、备份恢复等要求，确保电子教学档案在丢失、损坏时可快速、完整恢复。（一）备份分级根据电子教学档案的重要程度、利用频率，分为三级备份，确保备份资源合理分配，重点保障核心档案安全。1.一级备份（核心备份）：针对永久性、重大性电子教学档案（如教学大纲、教师资质档案、校级教学改革方案、毕业论文原件、省级以上教学获奖材料），实行“三重备份”（本地备份+异地备份+云端备份），备份频率最高，确保万无一失。2.二级备份（重要备份）：针对年度性、经常性教学档案（如年度教学计划、成绩汇总册、考勤记录、阶段性测试卷），实行“双重备份”（本地备份+异地备份），备份频率适中，满足日常恢复需求。3.三级备份（一般备份）：针对临时性、一般性电子教学档案（如日常教学会议纪要、临时教学资料），实行“单一备份”（本地备份），备份频率较低，确保基本安全即可。（二）备份频率结合档案形成频率、重要程度，明确不同级别备份的备份频率，确保备份数据与原始数据保持一致，避免备份滞后导致数据丢失。1.一级备份：实时同步备份（本地与异地、云端实时同步），每日进行一次增量备份，每周进行一次全量备份，每月进行一次完整校验；2.二级备份：每日进行一次增量备份，每月进行一次全量备份，每季度进行一次完整校验；3.三级备份：每周进行一次增量备份，每半年进行一次全量备份，每年进行一次完整校验；4.特殊情况备份：电子教学档案发生重大修改、补充，或电子档案管理系统、存储设备进行升级、维护前，需提前进行一次全量备份，防止操作失误导致档案丢失、损坏。（三）备份介质与方式1.备份介质：备份介质需选择稳定、安全、可长期保存的载体，与存储载体保持一致，具体如下：（1）本地备份：采用专用备份服务器、磁盘阵列，确保备份数据安全稳定；（2）异地备份：采用与本地备份规格一致的服务器、磁盘阵列，存储在专用异地备份仓库；（3）云端备份：选择合规、安全的教育专用云端存储平台，确保备份数据可随时读取、恢复；（4）应急备份：核心电子教学档案需额外备份至专用光盘、磁带等长期存储介质，存放在安全的应急备份仓库，用于极端情况下的档案恢复（如服务器、云端全部故障）。2.备份方式：（1）全量备份：对指定范围内的所有电子教学档案进行完整备份，备份所有数据（包括档案内容、元数据），形成完整的备份包，全量备份后，覆盖原有全量备份数据，但留存最近3次全量备份版本；（2）增量备份：仅对上次备份后新增、修改的电子教学档案进行备份，增量备份数据量小、速度快，与最近一次全量备份数据结合，可恢复完整数据，增量备份留存最近10次版本；（3）差异备份：对上次全量备份后新增、修改的电子教学档案进行备份，差异备份与全量备份结合，可直接恢复完整数据，适用于二级、三级备份，差异备份留存最近5次版本；（4）备份数据加密：所有备份数据（包括本地、异地、云端、应急备份）均需采用与原始电子档案一致的加密算法进行加密，备份密钥与原始档案密钥分开管理，确保备份数据安全，防止泄露。（四）备份流程1.备份计划：信息技术部门、档案管理处联合制定年度电子教学档案备份计划，明确备份分级、备份频率、备份介质、备份责任人、备份时间、备份验证时间等，报分管领导审批后执行，备份计划可根据实际情况每年调整一次。2.备份执行：（1）备份责任人按照备份计划，按时执行备份操作，备份过程中做好记录，包括备份时间、备份级别、备份方式、备份范围、备份介质、备份大小、备份状态（成功/失败）等；（2）增量备份、差异备份前，需确认上次备份数据完整、可用，避免因上次备份失败导致本次备份无效；（3）备份完成后，备份责任人对备份数据进行初步校验，确认备份成功、数据完整，方可结束备份操作；备份失败的，需立即排查原因，重新进行备份，并记录失败原因、重新备份时间。3.备份存储：（1）本地备份数据存储在专用备份服务器、磁盘阵列，与原始数据存储分区隔离，设置独立访问权限，防止原始数据与备份数据同时损坏；（2）异地备份数据存储在专用异地备份仓库的服务器、磁盘阵列，与本地备份同步更新，定期检查备份数据状态；（3）云端备份数据存储在指定云端存储平台，做好访问权限管控、加密处理，定期检查云端存储服务状态；（4）应急备份介质（光盘、磁带）存放在专用应急备份仓库，做好防磁、防尘、防潮、防盗处理，标注备份日期、备份级别、备份范围，专人负责管理，定期检查介质状态。（五）备份验证建立定期备份验证机制，确保备份数据完整、可用，避免备份数据损坏、丢失导致无法恢复，备份验证与备份计划同步执行。1.验证内容：备份数据的完整性（是否与原始数据一致，无缺失、无损坏）、可读性（是否可正常读取、展示）、恢复性（是否可成功恢复至指定设备、系统）、加密有效性（加密是否正常，未授权人员无法访问）。2.验证方式：（1）抽样验证：每次备份完成后，随机抽取一定比例的备份数据（一级备份抽样比例不低于30%，二级备份不低于20%，三级备份不低于10%），与原始数据进行比对，检查数据完整性、可读性；（2）完整验证：全量备份完成后，每季度对一级备份数据进行一次完整验证，每半年对二级备份数据进行一次完整验证，每年对三级备份数据进行一次完整验证，确保所有备份数据可用；（3）恢复测试：每半年进行一次备份恢复测试，随机选择部分备份数据，模拟数据丢失、损坏场景，进行恢复操作，测试恢复速度、恢复完整性，记录测试结果，发现问题及时整改；每年进行一次全面恢复测试，确保备份恢复体系正常运行。3.验证记录：备份验证、恢复测试完成后，做好详细记录，包括验证时间、验证级别、验证方式、验证内容、验证结果、存在问题、整改措施、整改时间、责任人等，记录留存备查，作为备份管理考核的重要依据。（六）备份恢复建立快速备份恢复机制，明确恢复流程、恢复责任、恢复时限，确保电子教学档案在丢失、损坏时，可快速、完整恢复，最大限度减少损失。1.恢复触发条件：出现下列情况之一，启动备份恢复流程：（1）电子教学档案原始数据丢失、损坏（如服务器故障、磁盘损坏、病毒攻击导致数据丢失）；（2）电子教学档案被恶意篡改、删除，无法通过其他方式恢复；（3）电子档案管理系统崩溃，需重新部署系统并恢复数据；（4）自然灾害、突发事件（如火灾、洪水、停电）导致原始数据无法访问；（5）其他需要启动备份恢复的情况。2.恢复流程：（1）发现电子档案丢失、损坏后，相关责任人立即向档案管理处、信息技术部门报告，说明丢失、损坏的档案类别、数量、原因、时间等情况；（2）档案管理处、信息技术部门联合评估损失，确定恢复范围、恢复级别、恢复方式，选择合适的备份数据（优先选择最近一次完整备份数据，结合增量/差异备份数据）；（3）恢复责任人按照恢复方案，执行备份恢复操作，恢复过程中做好记录，包括恢复时间、恢复范围、恢复方式、恢复进度、恢复状态等；（4）恢复完成后，恢复责任人、档案管理处工作人员共同对恢复数据进行验证，确认恢复数据完整、可用、与原始数据一致，无缺失、无损坏；（5）验证通过后，更新电子档案管理系统数据，恢复相关访问权限，做好恢复记录，留存恢复前后的相关资料；验证不合格的，重新进行恢复操作，排查原因，直至恢复成功。3.恢复时限：根据档案重要程度、恢复难度，明确恢复时限，确保快速恢复：（1）一级备份数据恢复：紧急情况（如核心档案丢失、系统崩溃），恢复时限不超过2小时；一般情况，恢复时限不超过8小时；（2）二级备份数据恢复：恢复时限不超过24小时；（3）三级备份数据恢复：恢复时限不超过3个工作日。4.恢复后管理：备份恢复完成后，档案管理处对恢复数据进行全面检查，确认无异常后，同步更新异地备份、云端备份数据，确保备份数据与恢复后的数据一致；同时，排查数据丢失、损坏的原因，采取针对性防范措施，避免类似问题再次发生，做好原因分析与整改记录。（七）备份数据留存与销毁1.留存期限：备份数据留存期限与电子教学档案原始数据保存期限一致，具体如下：（1）永久性电子教学档案：备份数据永久留存；（2）长期保存电子教学档案（保存期限10年以上）：备份数据留存期限不少于15年；（3）中期保存电子教学档案（保存期限5-10年）：备份数据留存期限不少于10年；（4）短期保存电子教学档案（保存期限5年以下）：备份数据留存期限不少于5年。2.销毁规范：备份数据达到留存期限，且电子教学档案原始数据已按规定销毁、确认无需留存的，可申请销毁备份数据，销毁流程如下：（1）档案管理处提交备份数据销毁申请，注明销毁备份数据的类别、数量、留存期限、销毁原因、销毁方式等，附原始档案销毁证明；（2）申请经形成部门责任人、档案管理处负责人、分管领导审批同意后，由信息技术部门、档案管理处联合执行销毁操作；（3）销毁过程做好记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁数据类别、数量、责任人、监督人等，销毁记录留存备查；（4）销毁方式需安全、彻底，确保备份数据无法恢复，电子存储介质（服务器、磁盘、光盘等）销毁采用物理销毁（如粉碎、烧毁）或专业数据清除方式，严禁随意丢弃、变卖。五、安全风险防控与应急处置（一）安全风险防控1.风险排查：建立常态化安全风险排查机制，档案管理处、信息技术部门联合开展风险排查，每月进行一次常规排查，每季度进行一次专项排查，每年进行一次全面排查，排查内容包括：存储设备安全、网络安全、数据加密安全、环境安全、人为操作安全、备份安全等，发现风险隐患及时登记，制定整改措施，明确整改责任人、整改时限，跟踪整改落实情况，形成风险排查与整改台账，留存备查。2.风险分类管控：（1）高风险隐患（如服务器故障、网络入侵、数据泄露、核心档案丢失等）：立即停止相关操作，启动应急措施，安排专人24小时整改，确保风险快速消除；（2）中风险隐患（如备份数据验证不合格、环境参数异常、操作不规范等）：在3个工作日内完成整改，整改期间加强监控，防止风险升级；（3）低风险隐患（如元数据填写不规范、备份记录不完整等）：在7个工作日内完成整改，定期检查整改效果。（二）应急处置1.应急预案：制定《电子教学档案安全应急处置预案》，明确应急组织机构、应急响应流程、应急处置措施、应急责任分工、应急物资保障等，覆盖数据丢失、损坏、篡改、泄露，服务器故障、网络攻击，自然灾害、突发事件等各类应急场景，预案每年修订一次，确保贴合实际需求。2.应急组织机构：成立电子教学档案安全应急处置小组，组长由分管领导担任，副组长由档案管理处、信息技术部门负责人担任，成员由各相关部门工作人员组成，明确小组职责：统筹应急处置工作，制定应急处置方案，协调各部门开展应急工作，跟踪应急处置进度，总结应急处置经验，完善应急预案。3.应急处置流程：（1）应急报警：发现应急事件后，相关责任人立即向应急处置小组报告，说明事件类型、发生时间、影响范围、损失情况等，不得迟报、漏报、瞒报；（2）应急响应：应急处置小组接到报告后，立即启动应急预案，根据事件类型、严重程度，确定应急响应级别，安排相关成员开展应急处置工作；（3）应急处置：各应急成员按照分工，执行应急处置措施（如数据恢复、网络阻断、设备维修、环境管控、人员管控等），最大限度减少损失，确保电子档案安全；（4）应急结束：应急事件处置完成后，应急处置小组对处置效果进行评估，确认风险消除、电子档案恢复正常后，宣布应急结束；（5）总结改进：应急结束后，应急处置小组组织开展总结，分析应急事件发生的原因，查找应急处置过程中存在的问题，完善应急预案、防范措施与管理规范，避免类似事件再次发生，总结报告留存备查。4.应急物资保障：配备必要的应急物资，包括备用服务器、磁盘阵列、U盘、光盘、应急电源、网络设备、病毒查杀软件、数据恢复工具等，定期检查应急物资状态，及时更新、补充，确保应急处置时可正常使用；同时，建立应急物资管理台账，明确物资名称、数量、存放地点、责任人、维护记录等。六、管理职责分工明确各部门、各岗位在电子教学档案电子化长期安全保存与备份管理中的职责，形成“统一领导、分工负责、协同配合、全程管控”的工作格局。（一）档案管理处1.统筹电子教学档案电子化长期安全保存与备份管理工作，制定、修订相关方案、规范、应急预案；2.负责电子教学档案归档审核、分类、编号、元数据管理，监督各部门电子档案采集、归档工作；3.负责电子教学档案安全风险排查、应急处置的组织协调，定期检查各部门安全防护、备份管理执行情况；4.负责电子教学档案备份数据的验证、留存、销毁管理，监督备份恢复工作；5.组织开展电子档案管理工作人员培训、考核，做好档案管理相关资料的归档、留存；6.对接上级档案管理部门，上报电子教学档案管理相关情况，落实上级工作要求。（二）信息技术部门1.负责电子档案管理系统、存储设备、备份设备的部署、维护、升级，保障系统与设备正常运行；2.负责网络安全、数据加密防护，部署安全防护设施，防范网络攻击、病毒入侵、数据泄露等风险；3.负责电子教学档案备份、恢复的技术支持，执行备份操作，开展备份验证、恢复测试，确保备份数据可用；4.负责电子档案格式转换、技术适配，应对技术迭代风险，确保电子档案长期可读；5.负责机房、异地备份仓库环境设施的维护、监测，保障存储环境安全；6.参与安全风险排查、应急处置，负责应急技术支持，快速解决技术层面问题。（三）各教学单位（形成部门）1.负责本单位电子教学档案的采集、整理、审核，确保档案真实性、完整性、格式规范性；2.负责本单位电子教学档案的即时归档，按要求提交电子档案及元数据，配合档案管理处开展归档审核、检查工作；3.负责本单位电子教学档案利用的申请、审批，规范本单位工作人员操作行为，防范人为操作风险；4.配合档案管理处、信息技术部