如何规范公司报销制度

PAGE如何规范公司报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范公司报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动合法、合规、有序进行，特制定本报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工以及因业务需要临时为公司工作的人员。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。2.合理性原则：费用支出应符合公司经营活动的需要，具有合理性和必要性，不得铺张浪费。3.合规性原则：报销行为必须严格遵守国家法律法规、财务制度以及公司的相关规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写《费用申请表》，详细注明费用的用途、金额、预计发生时间等信息，并按照公司审批流程提交相关部门负责人审批。2.部门负责人应根据工作实际情况对费用申请进行审核，判断其合理性和必要性，并签署审批意见。对于重大费用支出或超出预算的费用申请，需提交公司管理层审批。（二）费用发生与报销凭证取得1.员工应按照批准的费用申请进行费用支出，并在费用发生后及时取得合法、有效的报销凭证。报销凭证包括发票、收据、车票、机票、住宿发票、餐饮发票等，发票必须符合国家税务部门的规定，内容完整、字迹清晰、印章齐全。2.对于无法取得发票的费用支出，如小额办公用品采购、市内交通费等，应取得由收款方出具的收款收据，并注明收款单位名称、地址、联系方式、收款项目、金额等信息。（三）报销凭证整理与粘贴1.员工应将取得的报销凭证按照费用类别和时间顺序进行整理，并粘贴在《费用报销单》上。粘贴时应注意整齐、牢固，便于审核。2.报销凭证应正面朝上，不得覆盖或遮挡凭证内容，对于较大的凭证可进行折叠，但应保持凭证内容完整可见。（四）报销申请提交1.员工将整理好的《费用报销单》及相关报销凭证一并提交给所在部门的财务报销专员。2.财务报销专员应核对报销凭证的真实性、合法性、完整性以及与《费用报销单》填写内容的一致性，对于不符合要求的报销申请，应及时退回员工并说明原因。（五）报销审核1.财务报销专员对报销申请进行初步审核后，提交给财务主管进行进一步审核。财务主管应重点审核费用的合理性、合规性以及报销金额的准确性，对于存在疑问的报销申请，可要求员工提供补充说明或相关证明材料。2.对于涉及金额较大或重要事项的报销申请，财务主管审核后还需提交给公司财务经理进行终审。财务经理应从公司整体财务状况和风险控制的角度对报销申请进行全面审查，并签署终审意见。（六）报销审批1.经财务审核通过的报销申请，按照公司审批权限提交给各级领导进行审批。审批流程应严格按照公司组织架构和授权体系执行，确保审批的公正性和有效性。2.各级领导应认真审查报销申请，根据职责和权限签署审批意见。对于不符合规定的报销申请，应明确指出问题并拒绝批准。（七）报销支付1.报销申请经各级领导审批通过后，财务部门应及时安排资金支付。支付方式可根据实际情况选择现金支付、银行转账等方式。2.对于通过银行转账支付的报销款项，财务部门应确保收款账号信息准确无误，并在支付完成后及时通知员工查收。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：员工因公务需要乘坐飞机的，应根据公司规定的职级标准选择相应舱位。原则上，经济舱为首选，如有特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。机票价格应通过正规渠道购买，可报销票面金额及燃油附加费、机场建设费等。火车票：根据实际行程和职级标准选择合适的车次和座位类型。硬座、硬卧、动车二等座等可全额报销，软座、软卧、动车一等座等需经上级领导批准方可报销差价部分。长途汽车票：乘坐长途汽车的，以实际票价为准进行报销。市内交通费：员工在出差地市内因公务需要乘坐出租车、公交车、地铁等交通工具的，应保留相应的票据。出租车票应注明起止地点、时间等信息，市内交通费按照公司规定的标准实报实销。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用应根据公司规定的职级标准选择相应档次的酒店或住宿场所。一般员工可选择经济快捷型酒店，部门负责人及以上职级人员可根据实际情况选择档次稍高的酒店，但需控制在合理范围内。住宿费用报销标准按照出差目的地的不同分为不同档次，具体标准由公司根据实际情况制定并适时调整。报销时应提供正规的住宿发票，发票上应注明住宿日期、房间价格、住宿人数等信息。3.餐饮补贴员工出差期间可享受餐饮补贴，补贴标准根据出差地区的不同分为不同档次。餐饮补贴用于补贴员工在出差期间的餐饮费用支出，不再另行报销市内餐饮发票。餐饮补贴按照自然天数计算，员工应在出差结束后及时填写《差旅费报销单》，并在报销单上注明出差天数及餐饮补贴金额。（二）业务招待费1.业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品赠送、娱乐等费用支出。2.业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，并遵循必要性、合理性原则。招待费用支出前需提前填写《业务招待费申请表》，详细说明招待事由、招待对象、预计费用金额等信息，经部门负责人审核、公司领导批准后方可进行。3.业务招待费报销时应提供真实、合法的发票及相关消费清单，发票内容应明确注明招待事项、招待对象等信息。对于礼品赠送，还需提供礼品清单及签收证明。（三）办公用品及设备采购1.办公用品采购应根据公司实际需求进行，严格控制库存积压。各部门应定期提交办公用品采购计划，经部门负责人审核后报行政部门统一采购。2.办公用品采购报销时应提供正规发票，发票上应注明办公用品名称、规格、数量、单价、金额等信息，并附采购清单。采购清单应由采购人员、验收人员签字确认。3.公司设备采购应按照公司固定资产管理规定执行，采购前需填写《设备采购申请表》，经相关部门审批后进行采购。设备采购报销时应提供发票、设备清单、验收报告等相关资料，发票上应注明设备名称、型号、规格、数量、单价、金额等信息。（四）通讯费1.公司根据员工工作需要，为员工提供一定标准的通讯费用补贴。通讯费用补贴标准根据员工职级和岗位性质分为不同档次，具体标准由公司制定并适时调整。2.员工通讯费用补贴采用实报实销的方式，员工应在每月末将当月通讯费用发票整理后提交给财务部门报销。发票上应注明手机号码、通讯费用金额等信息，报销金额不得超过公司规定的补贴标准。（五）会议费1.会议费是指公司组织召开会议而发生的场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮、住宿等费用支出。2.会议召开前需提前填写《会议申请表》，详细说明会议主题、时间、地点、参会人员、预计费用等信息，经相关部门负责人审核、公司领导批准后方可召开。3.会议费报销时应提供真实、合法的发票及相关费用清单，发票上应注明会议名称、会议时间、会议地点、参会人数等信息。对于会议资料印刷费用，还需提供印刷清单及样本。四、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。2.发票上应加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整，与销售方名称一致。对于增值税专用发票，还需确保发票认证相符，否则不得作为报销凭证。3.发票如有涂改、挖补、刮擦等情况，应视为无效发票，不得作为报销凭证。（二）收据1.对于无法取得发票的费用支出，可使用由收款方出具的收款收据作为报销凭证。收款收据应注明收款单位名称、地址、联系方式、收款项目、金额等信息，并加盖收款方财务专用章或公章。2.收款收据应字迹清晰、内容完整，不得有涂改、伪造等情况。对于金额较大的收款收据，报销时还需提供相关业务合同或协议等证明材料。（三）其他凭证1.车票、机票、住宿发票等其他报销凭证应真实、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。凭证上应注明日期、起止地点、金额等信息，并加盖相关单位印章。2.对于自制的报销凭证，如差旅费报销单、费用报销单等，应按照公司规定的格式填写，内容完整、字迹清晰，并由报销人、审核人、审批人签字确认。五、报销审批权限（一）一般费用报销1.金额在[X]元以下的费用报销，由部门负责人审批。2.金额在[X]元至[X]元之间的费用报销，经部门负责人审核后，由财务主管审批。3.金额在[X]元以上的费用报销，经部门负责人、财务主管审核后，由公司财务经理审批。（二）重大费用报销1.对于涉及金额较大或重要事项的费用报销，如固定资产购置、大额业务招待费、重大项目支出等，需提交公司管理层审批。审批流程一般为：部门负责人审核→财务主管审核→财务经理审核→公司总经理审批。2.公司管理层应根据公司战略规划、财务状况和风险控制等因素，对重大费用报销进行全面审查，并做出最终决策。六、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，将整理好的报销凭证提交给财务部门。对于逾期提交的报销申请，财务部门有权拒绝受理，但因特殊原因经批准的除外。（二）差旅费报销员工出差结束后应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。报销时应提供完整的出差审批文件、差旅费报销单及相关报销凭证，确保报销信息准确无误。（三）其他费用报销对于定期发生的费用报销，如通讯费、房租等，应按照公司规定的时间节点进行报销。一般情况下，每月末为报销截止日期，员工应在截止日期前将当月费用发票整理后提交给财务部门报销。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对公司报销制度的执行情况进行审计检查，重点审查报销凭证的真实性、合法性、合规性以及报销流程的执行情况。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督财务部门应加强对报销业务的日常监督，严格审核报销凭证和报销申请，确保费用支出符合公司规定。对于不符合报销制度的行为，应及时制止并要求相关人员进行整改。（三）员工监督公司鼓励全体员工对报销行为进行监督，如发现有违反报销制度的情况，可向公司管理层或相关部门举报。公司将对举报信息进行认真核实，并对违规行为进行严肃处理。八、违规处理（一）违规行为界定1.提供虚假报销凭证，如伪造发票、收据等。2.虚报费用，故意夸大费用支出金额。3.未经批准擅自改变费用用途。4.违反报销流程，未按规定提交审批或越级报销。5.其他违反公司报销制度的行为。（二）处理措施1.对于首次发现的违规行为，公司将对相关责任人进行批评教育，并要求其限期整改