公证诚信档案制度规范

PAGE公证诚信档案制度规范一、总则（一）目的为加强公证行业诚信建设，规范公证机构及公证人员执业行为，提高公证质量和公信力，维护公证当事人合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本公证诚信档案制度规范。（二）适用范围本制度适用于本辖区内依法设立的公证机构及其执业公证人员。（三）基本原则1.客观公正原则：诚信档案的建立、记录和评价应基于客观事实，确保公正、公平，不受主观因素干扰。2.全面及时原则：涵盖公证业务的各个环节和方面，对公证机构及人员的诚信表现进行全面记录，并及时更新信息。3.动态管理原则：根据公证机构和人员的诚信状况变化，适时调整档案内容，实现动态跟踪和管理。4.教育与惩戒并重原则：通过诚信档案的建立，既起到教育引导作用，促进公证机构和人员自觉遵守诚信规范，又对失信行为进行惩戒，维护公证行业秩序。二、诚信档案的内容（一）公证机构诚信档案内容1.机构基本信息包括公证机构名称、法定代表人、执业证号、办公地址、联系方式等。2.业务办理情况年度公证业务量统计，如各类公证事项的办理数量。重大、疑难公证案件办理情况，包括案件简介、办理过程及结果。3.质量控制情况内部质量检查记录，如检查时间、检查内容、发现的问题及整改情况。公证投诉及处理结果，包括投诉事由、处理方式及最终处理结论。4.人员管理情况公证人员配备情况，包括人员数量、专业结构等。人员培训与考核记录，如培训内容、培训时间、考核结果等。5.诚信执业记录遵守法律法规及行业规范情况，有无违规违纪行为及处理结果。社会诚信评价，如获得的荣誉称号、社会公众评价等。（二）公证人员诚信档案内容1.个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、身份证号、执业证号、所在公证机构等。2.业务办理情况本人办理的公证业务清单，包括公证事项名称、办理时间、当事人信息等。参与办理重大、疑难公证案件的具体情况，如在案件中的角色、工作表现等。3.职业道德情况遵守职业道德规范记录，有无违反职业道德的行为及处理情况。廉洁自律情况，有无收受当事人财物、谋取不正当利益等行为及查处结果。4.业务能力与培训专业知识水平及业务能力评价，如参加业务考试成绩、业务竞赛获奖情况等。参加各类培训情况，包括培训内容、培训时间、培训效果评估等。5.诚信奖惩记录获得的诚信表彰奖励，如诚信个人、优秀公证员等荣誉称号。因失信行为受到的惩戒，如警告、罚款、暂停执业、吊销执业证书等处罚决定。三、诚信档案的建立与更新（一）建立主体本辖区司法行政机关负责组织建立公证机构及公证人员诚信档案，并指定专门部门或人员负责具体工作。（二）信息收集渠道1.公证机构定期报送相关信息，包括业务报表、质量检查报告、人员变动情况等。2.司法行政机关通过日常监督检查、投诉举报处理、案件质量评查等工作收集信息。3.行业协会、社会公众反馈的有关公证机构及人员诚信方面的信息。（三）信息录入与审核1.负责诚信档案管理的部门或人员对收集到的信息进行整理、分类和录入，确保信息准确、完整。2.对录入的信息进行审核，审核无误后予以存档。对于重要信息或存在疑问的信息，应进行实地核实或进一步调查。（四）更新频率诚信档案实行实时动态更新。公证机构及人员的诚信信息发生变化时，应在规定时间内报送至司法行政机关，司法行政机关及时更新档案内容。一般每季度对诚信档案进行一次全面梳理和更新，确保档案信息与实际情况保持一致。四、诚信档案的评价与应用（一）评价指标体系1.公证机构诚信评价指标公证质量指标，如公证事项的合格率、错证率等。投诉率指标，以一定时期内的投诉案件数量与业务总量的比例衡量。人员管理指标，包括人员流失率、培训达标率等。诚信执业指标，有无违规违纪行为及次数。社会评价指标，如社会满意度调查得分等。2.公证人员诚信评价指标业务能力指标，如办理公证业务的数量、质量、复杂程度等。职业道德指标，遵守职业道德规范情况及违规次数。廉洁自律指标，有无廉洁问题及查处情况。培训与学习指标，参加培训的积极性、学习成果等。奖惩记录指标。（二）评价方式1.定期评价：每年对公证机构及人员的诚信状况进行一次全面评价，根据各项评价指标进行量化打分。2.不定期评价：根据实际工作需要，对特定公证机构或人员进行不定期专项评价，及时发现和处理诚信问题。3.综合评价：结合定期评价和不定期评价结果，以及日常监督管理情况，对公证机构及人员的诚信状况进行综合评定。（三）评价结果分类1.优秀：诚信评价得分在[具体分数区间]以上，且在公证质量、职业道德、社会评价等方面表现突出，无任何违规违纪行为。2.良好：诚信评价得分在[具体分数区间]，公证质量较高，职业道德良好，无重大违规违纪行为。3.合格：诚信评价得分在[具体分数区间]，基本满足行业规范要求，存在一些一般性问题但已及时整改。4.不合格：诚信评价得分低于[具体分数区间]，或存在严重违规违纪行为、公证质量问题突出、社会反映强烈等情况。（四）评价结果应用1.对于诚信评价优秀的公证机构和人员，给予表彰奖励，如颁发荣誉证书、在行业内通报表扬、优先推荐参加各类培训和交流活动等。2.诚信评价良好的公证机构和人员，进行适当鼓励，如给予一定的业务指导和支持，促进其进一步提升诚信水平。3.诚信评价合格的公证机构和人员，要求其针对存在的问题进行整改，并加强监督管理，督促其改进工作。4.诚信评价不合格的公证机构和人员，视情节轻重给予警告、罚款、暂停执业、吊销执业证书等惩戒措施。同时，对其进行重点监管，要求制定详细的整改计划，限期整改到位。整改期间，限制其业务范围或业务量。五、诚信信息的公开与保密（一）公开原则诚信档案信息在一定范围内依法公开，遵循合法、公正、及时、准确的原则，以促进公证行业诚信建设，保障社会公众知情权和监督权。（二）公开范围1.司法行政机关内部，供相关部门在履行管理职责时查阅使用。2.向社会公众公开部分信息，如公证机构的基本信息、诚信等级评价结果、重大违规违纪行为及处理情况等，但涉及个人隐私和商业秘密的信息除外。3.向公证当事人及相关利害关系人提供与其办理公证业务相关的公证人员诚信信息，以便当事人了解和选择。（三）公开方式1.通过司法行政机关官方网站设立诚信档案专栏，对外公开诚信档案相关信息。2.定期发布公证行业诚信建设报告，向社会公布公证机构及人员诚信总体情况。3.在公证机构办公场所显著位置公示本机构及人员的诚信等级评价结果等信息。（四）保密规定1.对涉及公证机构和人员的商业秘密、个人隐私等信息严格保密，未经授权不得泄露。2.档案管理人员应妥善保管诚信档案资料，防止信息丢失、损坏或被非法获取。3.在信息公开过程中，对需要脱敏处理的信息进行技术处理后再予以公开，确保不泄露敏感信息。六、异议处理（一）异议提出公证机构或公证人员对诚信档案记录的信息有异议时，可在规定时间内向司法行政机关提出书面异议申请，并说明异议理由及相关证据材料。（二）受理与调查司法行政机关收到异议申请后，应及时受理，并组织专门人员对异议内容进行调查核实。调查可通过查阅相关资料、询问当事人、实地走访等方式进行。（三）处理决定1.经调查核实，异议成立的，司法行政机关应及时