规范档案室管理制度

PAGE规范档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室负责集中统一管理公司各类档案，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等工作。定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。3.对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，协助各部门解决档案管理工作中存在的问题。4.开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.组织档案业务培训，提高公司员工的档案意识和档案管理技能。6.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案材料的齐全、完整和准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案室归档。3.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，并接受档案室的业务指导和监督。4.在工作中积极配合档案室开展档案查阅、利用等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备良好的职业道德和专业素养。2.负责档案的具体收集、整理、编目、上架、保管、统计等日常管理工作。3.熟悉档案业务，掌握档案管理的基本知识和技能，能够熟练运用档案管理软件进行档案信息的录入、检索和利用。4.严格遵守档案保密制度，确保档案信息安全。对查阅、利用档案的人员进行登记和监督，防止档案丢失、损坏和泄密。5.积极参与档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。6.定期对档案保管状况进行检查，发现问题及时报告并采取相应措施。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事任免、考核、奖惩文件，行政事务文件等。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件材料。3.经营管理类：涵盖市场调研、市场营销、客户管理、合同管理、财务管理、人力资源管理、物资管理、质量管理等业务活动中形成的文件。4.生产技术类：涉及产品研发、生产工艺、技术改造、设备管理、安全生产等方面的技术文件和资料。5.基本建设类：包括公司新建、扩建、改建等基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。6.科研项目类：公司承担的科研项目立项、研究、成果鉴定、推广应用等过程中形成的文件材料。7.产品类：产品样本、说明书、质量标准、检验报告、认证文件等与产品相关的文件。8.设备仪器类：设备采购合同、安装调试记录、操作规程、维护保养记录、报废处理文件等设备仪器管理文件。9.会计档案类：按照国家有关会计档案管理规定，对公司的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料进行分类整理和保管。10.声像档案类：包括照片、录音、录像等反映公司重要活动、事件、工程建设等方面的声像资料。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构。例如：20XXX001，其中“20XX”表示档案形成年度，“X”表示档案类别代码（按照上述档案分类顺序依次用数字表示），“001”表示该类别档案的流水号。2.对于同一类别的档案，流水号从“001”开始依次递增，确保编号的唯一性和系统性。3.在档案整理过程中，应根据编号规则对每份档案进行编号，并在档案目录和档案实体上标注清晰的编号，以便于查找和管理。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照以下范围收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料：1.反映本部门职能活动和历史沿革的文件。2.工作规划、计划、总结、报告、统计报表等。3.各类会议文件、记录、纪要。4.业务往来的合同、协议、函件等。5.人事档案材料，包括员工入职、离职、调动、晋升、培训、考核等相关文件。6.财务文件，如凭证、账簿、报表、审计报告等。7.技术文件，如设计图纸、工艺文件、技术标准、检验报告等。8.项目文件，包括项目立项、可行性研究、设计、施工、验收等全过程文件。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门产生的文件材料进行收集和整理，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，纸张质量符合档案保存要求。对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并进行有效的备份存储。3.对收集到的文件材料进行初步分类，剔除重复、无效的文件，确保收集的文件具有真实性、准确性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案分类方案进行分类整理，使档案分类科学、合理、便于查找和利用。3.同一类别的档案应按照时间顺序排列，不同类别的档案之间应保持相对独立。（四）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的性质、内容和时间顺序进行排列，可分为综合性文件、专项工作文件、会议文件、人事文件等类别，然后分别进行编号、编目。编目内容包括档案编号、题名、日期、责任者、文号、页数等。2.党群工作类档案：参照行政管理类档案的整理方法，结合党群工作的特点进行分类整理，突出党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件。3.经营管理类档案：根据不同的业务模块进行分类，如市场营销档案、合同管理档案、财务管理档案等。每个业务模块下的档案再按照文件形成的时间顺序排列，进行编号和编目。4.生产技术类档案：按照产品研发、生产工艺、设备管理等专业领域进行分类，技术文件应按照项目或产品的生命周期进行排列，确保技术资料的完整性和系统性。5.基本建设类档案：依据基本建设项目的程序，分为项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等类别，按照项目建设的时间顺序进行整理和编号。6.科研项目类档案：按照科研项目的立项、研究、成果鉴定、推广应用等阶段进行分类整理，确保科研项目档案的全过程记录完整。7.产品类档案：以产品为单位，将产品样本、说明书、质量标准、检验报告等相关文件进行集中整理，按照产品的更新换代顺序排列。8.设备仪器类档案：根据设备仪器的购置、安装、使用、维护、报废等环节，将相关文件材料进行分类整理，建立设备仪器档案专卷。9.会计档案类：按照国家会计档案管理规定，对会计凭证、会计账簿、财务报告等进行分类装订，编制会计档案目录。会计档案应按照年度、保管期限进行分类存放。10.声像档案类：对照片、录音、录像等声像资料进行分类整理，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、事件等内容，并进行编号和编目。声像档案应进行数字化存储，同时保留原始载体。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的档案移交至档案室归档。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后[规定时间]内及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员按照档案整理要求，将本部门档案进行再次核对和整理，确保档案的质量。2.填写档案移交清单，详细注明档案的类别、数量、起止日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.将整理好的档案连同档案移交清单一并移交至档案室。档案室接收档案后，应对档案进行认真核对，如发现问题及时与移交部门沟通解决。（三）保管期限公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司发展具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要合同协议、财务审计报告、公司历史沿革资料等。2.长期保管：对公司在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。如一般的业务合同、年度工作计划和总结、人事档案等。3.短期保管：对公司在较短时间内需要查考利用的档案，保管期限为[X]年。如一般性的文件材料、临时性的工作记录等。（四）保管要求1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等保管条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。2.档案应分类存放于档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。不同保管期限的档案应分开存放。3.定期对档案进行清查和盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时记录并采取措施解决。清查盘点工作每年至少进行一次。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，确保电子档案的安全性和完整性。同时，定期对电子档案进行维护和更新，保证电子档案系统的正常运行。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、内容、目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案室查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人应按照公司保密制度的规定，履行相应的审批手续，经公司保密管理部门负责人批准后方可查阅。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司分管领导批准后，由档案室安排专人陪同查阅，并严格限制查阅范围和时间。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，提交给所在部门负责人审核签字。2.将申请表提交至档案室，档案室工作人员根据查阅权限进行审批。3.经审批同意后，档案室工作人员按照查阅申请表的要求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室或进行拍照、复印、扫描等操作。如需复印或摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案室，由档案室工作人员进行核对和签收。（三）利用登记档案室应对档案的查阅和利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称、查阅目的、利用方式（如查阅、复印、摘录等）、归还日期等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案室应定期对保管期限已满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对已