公司报账人员制度规范

PAGE公司报账人员制度规范一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报账行为，确保公司财务信息的真实、准确、完整，提高资金使用效益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司全体报账人员，包括但不限于各部门负责费用报销、采购报账、项目资金申请等相关工作的人员。（三）基本原则1.合法性原则：报账行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.真实性原则：报账所提供的票据、凭证等必须真实反映经济业务的实际发生情况。3.准确性原则：报账金额、项目等信息必须准确无误，计算清晰。4.完整性原则：报账资料应齐全完整，包括但不限于发票、合同、审批单等相关附件。5.及时性原则：报账人员应在规定时间内完成报账工作，确保财务数据及时入账。二、报账人员职责（一）报账准备1.熟悉公司财务制度及报账流程，了解各类费用的报销标准和审批权限。2.负责收集、整理与报账相关的原始凭证，确保凭证的真实性、合法性和完整性。原始凭证应包括但不限于发票、收据、报销单、合同协议、审批文件等。3.对原始凭证进行初步审核，检查凭证的内容是否填写齐全、数字是否准确、印章是否清晰、业务是否真实合理等。如发现问题，应及时与相关人员沟通并进行更正或补充。（二）报账申请1.根据审核无误的原始凭证，按照公司报账系统的要求准确录入报账信息，包括报账日期、报账部门、报账项目、金额、摘要等。2.上传原始凭证的电子影像或扫描件，确保影像清晰、完整，与原始凭证一致。3.对报账申请进行自查，核对录入信息与原始凭证的一致性，确保报账金额、项目等准确无误。自查无误后提交报账申请，并按照规定流程提交给各级审批人。（三）报账跟进1.及时关注报账申请的审批进度，对于审批过程中提出的疑问或要求补充的资料，应积极配合，及时提供相关信息进行解释和说明。2.与财务部门保持密切沟通，了解报账款项的支付情况，如有问题及时反馈并协助解决。（四）档案管理1.负责整理和保管报账相关的纸质和电子档案，按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订和存储。2.确保报账档案的安全、完整，便于查阅和追溯。在规定的保存期限内不得擅自销毁报账档案。三、报账流程（一）费用报销流程1.报账人员填写费用报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额、报销部门等信息，并附上相关原始凭证。2.将填写完整的费用报销单提交给部门负责人进行审批。部门负责人应根据公司规定和实际情况，对费用的真实性、合理性进行审核，如同意报销，则签字确认。3.部门负责人审批通过后，报账人员将费用报销单提交给财务部门。财务部门对报销单及原始凭证进行再次审核，重点审核费用是否符合报销标准、凭证是否合规等。如审核通过，财务部门将报销单提交给财务负责人审批。4.财务负责人根据公司财务状况和资金安排，对报销申请进行审批。审批通过后，财务部门安排资金支付。（二）采购报账流程1.采购人员完成采购业务后，取得供应商开具的发票、采购合同等相关凭证，并填写采购报账申请单，注明采购项目、金额、供应商信息等。2.将采购报账申请单及相关凭证提交给采购部门负责人审核。采购部门负责人应核实采购业务的真实性、合同执行情况等，审核无误后签字确认。3.采购部门负责人审批通过后，报账人员将申请单提交给财务部门。财务部门按照费用报销流程进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、与合同的一致性等。审核通过后提交财务负责人审批。4.财务负责人审批通过后，财务部门安排资金支付给供应商。（三）项目资金申请流程1.项目负责人根据项目进展情况和资金需求，填写项目资金申请单，详细说明项目名称、申请金额、用途、预计支付时间等信息，并附上项目预算、进度报告等相关资料。2.将项目资金申请单提交给项目管理部门负责人审核。项目管理部门负责人应审核项目的必要性、资金需求的合理性、项目进度是否符合要求等，审核通过后签字确认。3.项目管理部门负责人审批通过后，报账人员将申请单提交给财务部门。财务部门对项目资金申请进行财务审核，包括资金预算、资金来源等方面的审核。审核通过后提交公司管理层审批。4.公司管理层根据公司战略规划和资金状况，对项目资金申请进行审批。审批通过后，财务部门按照规定安排资金拨付。四、报账审批权限（一）日常费用报销审批权限1.单次费用报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.单次费用报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批。3.单次费用报销金额在[X]元以上的，由部门负责人、分管领导审核后，报公司总经理审批。（二）采购报账审批权限1.采购金额在[X]元以下的，由采购部门负责人审批。2.采购金额在[X]元至[X]元之间的，由采购部门负责人审核后，报分管领导审批。3.采购金额在[X]元以上的，由采购部门负责人、分管领导审核后，报公司总经理审批。（三）项目资金申请审批权限1.项目资金申请金额在[X]元以下的，由项目管理部门负责人审批。2.项目资金申请金额在[X]元至[X]元之间的，由项目管理部门负责人审核后，报分管领导审批。3.项目资金申请金额在[X]元以上的，由项目管理部门负责人、分管领导审核后，报公司总经理审批。五、报账时间规定（一）日常费用报销报账人员应在费用发生后的[X]个工作日内完成报账申请，如遇特殊情况需提前向财务部门说明原因。（二）采购报账采购业务完成后，报账人员应在取得发票等相关凭证后的[X]个工作日内提交报账申请。（三）项目资金申请项目负责人应根据项目进度和资金需求，按照公司规定的时间节点提交项目资金申请，原则上应提前[X]个工作日提交申请资料，以便财务部门进行审核和资金安排。六、报账凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写齐全，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或货物名称、数量、单价、金额、税率、税额等。2.发票上应加盖销售方的发票专用章，印章应清晰、完整。3.发票不得涂改、挖补，如发现发票有误，应及时联系销售方重新开具。（二）收据1.行政事业性收费收据应加盖财政部门监制章。2.企业内部收据应加盖企业财务专用章，并注明收款事由、收款金额等信息。（三）报销单1.报销单应按照公司规定的格式填写，内容包括报账日期、报账部门、报账人员、报账项目、金额、摘要等。2.报销单上的签字应齐全，包括报账人员、部门负责人、审批人等的签字。（四）合同协议1.涉及采购、销售、服务等业务的报账，应附上相关合同协议。合同协议应明确双方的权利义务、交易内容、金额、付款方式等条款。2.合同协议应加盖双方单位的公章或合同专用章，如有骑缝章要求，应加盖骑缝章。（五）其他凭证根据具体业务情况，可能还需要提供其他相关凭证，如出差审批单、会议通知、验收报告等。这些凭证应真实、有效，能够证明经济业务的发生情况。七、报账违规处理（一）违规行为界定1.提供虚假报账资料，包括但不限于伪造、篡改发票、合同、报销单等凭证。2.虚报费用，故意多报、错报报账金额。3.重复报账，将同一笔费用以不同方式或在不同时间重复报账。4.未按照规定流程进行报账，如未经审批擅自报账、越级报账等。5.其他违反公司报账制度和财务规定的行为。（二）处理措施1.对于首次发现的报账违规行为，给予警告处分，并要求报账人员立即纠正违规行为，重新提供真实、合规的报账资料。2.对于多次发现或情节严重的报账违规行为，除追回违规报销的款项外，视情节轻重给予通报批评、罚款、降职