规范商品采购制度

PAGE规范商品采购制度一、总则（一）目的为加强公司商品采购管理，规范采购流程，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及商品采购的部门及人员，包括但不限于原材料采购、办公用品采购、设备采购等各类商品采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，不得偏袒任何供应商，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。3.效益原则：在保证商品质量的前提下，通过合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，确保采购信息真实、准确、完整。二、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，定期或不定期提出商品采购需求。采购需求应明确商品的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.对于紧急采购需求，应及时填写《紧急采购申请表》，说明紧急原因，并经部门负责人签字确认后提交至采购部门。（二）采购申请审批1.采购部门收到采购需求后，对需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司授权审批制度进行审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批；采购金额较大的，需提交公司管理层审批。3.审批通过后，采购部门将采购需求纳入采购计划，并安排采购人员进行采购。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购人员通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。根据采购商品的特点和要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的潜在供应商。2.供应商评估对潜在供应商进行实地考察或要求其提供相关资质证明、业绩案例等资料，评估其生产能力、质量控制能力、信誉状况、价格水平等方面的情况。建立供应商评估指标体系，对供应商进行量化评估，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.供应商选择根据供应商评估结果，选择综合表现优秀的供应商作为合作对象。对于重要商品的采购，应选择至少两家以上的供应商进行比价采购。与选定的供应商签订《采购合同》，明确双方的权利和义务，包括商品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。4.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史等情况，定期对供应商进行跟踪评估和动态管理。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施。（四）采购合同签订1.采购合同由采购部门负责起草，合同条款应符合法律法规和公司利益要求，明确双方的权利义务、商品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同草稿经采购部门负责人审核后，提交至公司法务部门进行合法性审查。法务部门对合同条款进行审核，提出修改意见，确保合同合法有效。3.采购合同经法务部门审核通过后，由公司授权代表与供应商签订。签订后的采购合同应及时归档保存，作为采购活动的重要依据。（五）采购执行与跟踪1.采购人员按照采购合同要求，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量提供商品。2.采购过程中，如发现供应商存在违约行为或商品质量问题，采购人员应及时与供应商协商解决，并按照合同约定追究其违约责任。3.建立采购跟踪机制，定期对采购进度进行跟踪检查，及时掌握商品的生产、运输、到货等情况，确保采购任务顺利完成。（六）验收与付款1.验收商品到货后，采购部门应及时通知相关验收部门进行验收。验收部门按照合同约定的质量标准对商品进行检验，填写《商品验收单》，详细记录验收情况。验收合格的商品，验收人员在《商品验收单》上签字确认；验收不合格的商品，应及时与供应商协商退换货或采取其他补救措施，并在《商品验收单》上注明不合格原因。2.付款采购部门根据《商品验收单》和采购合同，填写《付款申请单》，经相关部门审核后提交至财务部门办理付款手续。财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定的付款方式，及时支付货款。对于有质量问题或未履行合同义务的供应商，财务部门有权暂停付款或扣除相应款项。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度经营计划和业务需求，编制年度采购预算。采购预算应明确各类商品的采购金额、采购时间、采购数量等详细信息。2.在编制采购预算过程中，采购部门应充分考虑市场价格波动、供应商报价变化等因素，确保预算的合理性和准确性。3.年度采购预算经公司管理层审核通过后，作为公司年度预算的一部分，下达至各部门执行。（二）预算执行与控制1.各部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整制度进行申请和审批。2.采购部门应定期对采购预算执行情况进行跟踪分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。3.对于预算执行偏差较大的情况，采购部门应及时向公司管理层汇报，并提出改进措施和建议，以保证采购活动符合预算要求。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险安全风险等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，通过与多家供应商比价、签订长期合同、套期保值等方式，降低价格波动风险。加强采购成本分析和控制，优化采购策略，提高采购效益，以应对价格上涨带来的成本压力。2.供应商违约风险在选择供应商时，严格评估其信誉状况和履约能力，要求供应商提供必要的担保或保证金。加强合同管理，明确违约责任和赔偿条款，对供应商的履约情况进行跟踪监督，及时发现和解决违约问题。建立供应商违约预警机制，当供应商出现违约迹象时，及时采取措施，如暂停采购、更换供应商等，降低违约风险对公司造成的损失。3.质量风险加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量合格证明文件，并在采购合同中明确质量标准和验收方法。增加验收环节的检验频次和严格程度，对重要商品进行抽检或全检，确保采购商品符合质量要求。建立质量追溯机制一旦发现质量问题，能够及时追溯到供应商和生产环节，采取有效的整改措施，防止类似问题再次发生。4.安全风险对于涉及安全的商品采购，如特种设备、危险化学品等，严格审查供应商的安全生产资质和产品安全认证情况。在采购合同中明确安全责任和义务要求供应商提供安全技术资料和安全操作规程，并对公司相关人员进行安全培训。加强对采购商品的安全检查和监督确保其在使用过程中符合安全要求避免发生安全事故。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规执行采购合同是否有效履行采购资金使用是否合理等情况。2.审计部门应及时发现采购活动中存在的问题并提出整改意见和建议督促相关部门进行整改确保采购活动规范有序。（二）考核机制1.建立采购人员考核制度，对采购人员的工作业绩、工作态度、专业能力等方面进行考核评价。2.考核指标包括采购成本控制、采购质量保证、采购进度完成情况、供应商管理效果、合同执行情况等方面。3.根