供应商函审制度规范

PAGE供应商函审制度规范一、总则（一）目的为加强公司供应商管理，确保所采购的物资、服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本供应商函审制度规范。本制度旨在通过对供应商进行全面、系统的函审评估，筛选出优质、可靠的供应商，建立长期稳定的合作关系，共同提升供应链的整体绩效，降低采购风险，提高公司经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于公司所有物资采购、服务外包等涉及供应商选择与管理的活动。包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、劳务服务、技术支持等各类供应商。（三）基本原则1.合法性原则供应商的选择与管理必须严格遵守国家法律法规以及行业相关规定，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则对所有供应商一视同仁，函审过程遵循客观、公正的标准，不偏袒任何一方，保证竞争的公平性。3.全面评估原则从多个维度对供应商进行全面评估，包括但不限于企业资质、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务、信誉口碑等，确保选择的供应商能够满足公司全方位的需求。4.动态管理原则对供应商进行动态跟踪与管理，定期评估其表现，根据评估结果及时调整合作策略，激励供应商持续改进，保持良好的合作状态。二、函审组织与职责（一）函审小组构成公司成立专门的供应商函审小组，成员包括采购部门负责人、质量部门负责人、技术部门负责人、财务部门负责人以及相关业务专家。采购部门负责人担任函审小组组长，负责整体函审工作的组织与协调。（二）各成员职责1.采购部门负责人负责函审工作的整体规划与组织实施，协调各部门之间的工作，确保函审工作顺利进行。对函审过程中涉及的采购业务相关问题进行审核与决策，提出采购方面的意见和建议。负责与供应商进行沟通与联络，解答供应商关于函审工作的疑问。2.质量部门负责人对供应商的质量管理体系进行审查，评估其质量控制能力和质量保证措施。参与供应商产品质量检验标准的制定，确保函审过程中对质量因素的考量准确、全面。负责对供应商提供的样品或产品进行质量检测与评估，提供质量方面的审核意见。3.技术部门负责人审查供应商的技术能力，包括生产工艺、技术装备、研发能力等方面。对供应商提供的技术方案、技术文件进行审核，确保其技术水平符合公司要求。从技术角度评估供应商能否满足公司未来产品升级和技术改进的需求，提出技术方面的建议。4.财务部门负责人审核供应商的财务状况，包括资产负债情况、盈利能力、资金流动性等。评估供应商的价格合理性，结合市场行情和成本分析，判断其报价是否具有竞争力。对供应商的付款方式、结算周期等财务条款进行审查，确保公司财务利益得到保障，提供财务方面的专业意见。5.相关业务专家根据具体采购项目的特点和要求，从行业经验、专业知识等角度对供应商进行深入评估。针对特定领域的供应商，提供专业的技术咨询和业务指导，协助函审小组做出准确的判断。参与函审报告的撰写，对函审结果发表专业意见，为公司决策提供参考依据。三、函审流程（一）函审准备1.采购需求分析采购部门根据公司生产经营计划和实际需求，详细分析所需采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货期等关键信息，形成明确的采购需求清单。2.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集潜在供应商的信息，包括但不限于供应商主动报名、行业推荐、网络搜索、供应商数据库等。收集的信息应涵盖供应商的基本情况、经营范围、生产能力、产品或服务特点、联系方式等。3.函审文件编制根据采购需求和供应商信息，函审小组编制函审文件。函审文件应包括函审通知、供应商基本信息表、函审问卷、评分标准等内容。函审通知应明确函审的目的、范围、流程、时间要求等事项，确保供应商清楚了解函审工作的安排。4.函审小组培训在函审工作开展前，组织函审小组成员进行培训，使其熟悉函审流程、评分标准、相关法律法规和行业标准等内容，确保函审工作的准确性和一致性。（二）函审实施1.发送函审通知采购部门向收集到的潜在供应商发送函审通知，告知其参与函审的相关事宜，并要求供应商在规定时间内提交函审文件。函审文件应包括企业营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明材料、财务报表等相关资料，以及针对函审问卷的详细回复。2.函审文件审查函审小组对供应商提交的函审文件进行初步审查，检查文件的完整性、真实性和有效性。对于不符合要求的函审文件，及时通知供应商进行补充或修正。3.实地考察（如有需要）根据函审情况，对于部分重要或存在疑问的供应商，函审小组可安排实地考察。实地考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系运行情况、仓储物流情况、人员配备情况等。实地考察结束后，考察人员应撰写实地考察报告，记录考察过程中的所见所闻，对供应商的实际情况进行客观评价。4.函审问卷评估函审小组根据函审问卷的内容，对供应商进行逐一评估。评估过程中，小组成员应认真阅读供应商的回复，结合自身专业知识和经验，对供应商的各项指标进行打分。打分标准应在函审文件中明确规定，确保评估的客观性和公正性。5.综合评审函审小组召开综合评审会议，对供应商的函审文件审查情况、实地考察结果（如有）、函审问卷评估得分等进行综合分析与讨论。各成员根据自己的专业判断，发表意见和建议，共同确定供应商的综合得分和排名。（三）函审结果通知1.结果公示函审工作结束后，采购部门将函审结果在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示内容包括供应商名称、综合得分、排名等信息，接受公司内部员工的监督和反馈。2.结果通知公示无异议后，采购部门向入选的供应商发出函审结果通知，告知其已通过函审，成为公司合格供应商，并明确后续合作的相关事宜，如签订合同的时间、方式等。对于未通过函审的供应商，采购部门应向其说明未通过的原因，感谢其参与函审工作。（四）函审记录与存档1.函审记录函审过程中，函审小组应做好详细的记录，包括函审文件审查记录、实地考察记录、函审问卷评估记录、综合评审会议记录等。记录内容应真实、准确、完整，能够反映函审工作的全过程。2.存档管理采购部门负责将函审相关文件和记录进行整理归档，建立供应商函审档案。档案内容应包括函审通知、供应商函审文件、实地考察报告、函审问卷评估表、综合评审会议纪要、函审结果通知等资料。函审档案应妥善保管，保存期限根据公司档案管理规定执行，以便日后查阅和参考。四、函审内容与标准（一）企业资质1.营业执照供应商应具备合法有效的营业执照，经营范围应涵盖公司所需采购的物资或服务领域。营业执照的登记事项应与实际经营情况相符，无吊销、注销等异常情况。2.相关许可证根据采购项目的特点和行业要求，供应商应具备相应的生产许可证、经营许可证、资质证书等。例如，生产食品的供应商应具有食品生产许可证；提供工程服务的供应商应具有相应的工程资质证书等。许可证应在有效期内，且与供应商的经营活动相匹配。3.税务登记供应商应依法进行税务登记，按时缴纳税款，无重大税务违法记录。税务登记信息应准确、完整，与营业执照信息一致。（二）生产能力1.生产设备供应商应具备与生产规模和产品要求相适应的生产设备，设备应先进、完好，能够满足正常生产需求。生产设备应定期进行维护保养，确保其运行稳定、可靠。检查设备清单、设备购置发票、设备维护记录等相关资料，评估设备的数量、型号、性能等是否符合要求。2.生产场地供应商的生产场地应符合环保、安全等相关要求，具备必要的生产空间和布局。生产场地应整洁、有序，物料堆放合理，通道畅通。实地考察生产场地，检查场地面积、布局规划、环境卫生等情况，判断其是否满足生产需要。3.人员配备供应商应拥有足够数量和专业技能的员工，包括生产工人、技术人员、管理人员等。员工应具备相应的从业资格证书和工作经验，能够熟练操作生产设备，保证产品质量和生产进度。查看员工花名册、员工资质证书、培训记录等资料，了解员工数量、技能水平、人员结构等情况。（三）质量控制1.质量管理体系供应商应建立完善的质量管理体系，如ISO9001质量管理体系认证等，并有效运行。质量管理体系应涵盖原材料采购、生产过程控制、产品检验、售后服务等各个环节，确保产品质量符合相关标准和公司要求。审查质量管理体系文件，包括质量手册、程序文件、作业指导书等，查看体系运行记录，如内部审核报告、管理评审报告、质量检验记录等，评估质量管理体系的有效性。2.质量检验设备供应商应配备必要的质量检验设备，如检测仪器、试验设备等，且设备应定期校准和维护，确保其精度和可靠性。质量检验设备应能够满足产品质量检验的需求，对原材料、半成品和成品进行全面检测。检查质量检验设备清单、设备校准证书、设备维护记录等资料，核实设备的配备情况和运行状态。3.质量检验流程供应商应制定详细的质量检验流程，明确检验项目、检验标准、检验方法、检验频次等内容。质量检验流程应覆盖从原材料进厂到产品出厂的全过程，确保每一个环节的质量都得到有效控制。审查质量检验流程文件，结合实际生产情况，观察检验人员的操作过程，评估质量检验流程的执行情况。（四）价格水平1.报价合理性供应商的报价应基于合理的成本核算，结合市场行情和行业价格水平，具有一定的竞争力。采购部门应通过市场调研、成本分析等方式，对供应商的报价进行评估，判断其是否合理。对比多家供应商的报价，分析价格构成因素，参考同类产品或服务的市场价格，评估供应商报价的合理性。2.价格调整机制对于长期合作的供应商，应在合同中约定价格调整机制。价格调整机制应根据市场原材料价格波动、通货膨胀率、行业政策变化等因素进行合理设定，确保双方的利益在价格变动时得到平衡。审查供应商提供的价格调整方案，评估其合理性和可操作性，明确价格调整的条件、方式、周期等内容。（五）售后服务1.售后服务承诺供应商应提供明确的售后服务承诺，包括售后服务内容、响应时间、维修期限、退换货政策等。售后服务承诺应具体、可操作，能够满足公司在产品使用过程中的需求。查看供应商的售后服务承诺文件，评估其承诺的完整性和可行性，确保公司在遇到问题时能够得到及时、有效的售后服务支持。2.售后服务团队供应商应拥有专业的售后服务团队，团队成员应具备相应的技术知识和维修技能，能够及时响应客户的售后需求。售后服务团队应建立完善的服务记录和跟踪机制，对客户反馈的问题进行及时处理和记录。了解售后服务团队的人员构成、技术培训情况、服务记录等资料，评估售后服务团队的实力和服务水平。3.售后服务质量通过查阅客户反馈记录、回访客户等方式，评估供应商的售后服务质量。售后服务质量应包括问题解决的及时性、有效性、客户满意度等方面。对于客户投诉较多的供应商，应谨慎考虑其合作资格。（六）信誉口碑1.商业信誉供应商应具有良好的商业信誉，无商业欺诈、拖欠货款、合同违约等不良记录。采购部门可通过查询信用中国、全国企业信用信息公示系统等平台，以及向同行业企业了解等方式，评估供应商的商业信誉情况。查看供应商的信用报告、行政处罚记录、司法裁判文书等资料，了解其商业信誉状况，确保选择的供应商信誉良好，能够诚信履行合同义务。2.行业口碑了解供应商在行业内的口碑和评价，包括产品质量、服务水平、合作态度等方面。行业口碑可通过行业协会、专业论坛、客户推荐等渠道获取。良好的行业口碑是供应商综合实力的重要体现，有助于公司降低合作风险。收集行业内对供应商的评价信息，分析其在行业中的地位和声誉，判断其是否值得信赖。五、供应商分级管理（一）分级标准根据函审结果和供应商在合作过程中的表现，将供应商分为A、B、C三级。1.A级供应商综合得分在[X]分以上，且在企业资质、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务、信誉口碑等方面表现优秀，能够长期稳定地为公司提供高质量的物资或服务，合作满意度高。2.B级供应商综合得分在[X][X]分之间，具备一定的实力和优势，但在某些方面还存在一些不足之处，需要进一步改进和提升。B级供应商是公司重点关注和培养对象，通过加强沟通与合作，促使其不断提高自身水平，逐步向A级供应商靠拢。3.C级供应商综合得分在[X]分以下，或在合作过程中出现严重问题，如频繁交货延迟、产品质量不合格、售后服务不到位等，影响公司正常生产经营的供应商。C级供应商应列为重点监控对象，限制其合作份额或暂停合作，督促其整改，整改合格后方可恢复合作。（二）分级管理措施1.A级供应商给予优先合作权，在采购合同签订、付款方式、交货期等方面给予一定的优惠政策。定期与A级供应商进行沟通与交流，了解其生产经营情况和发展需求，共同探讨合作机会，实现互利共赢。组织对A级供应商的经验分享和学习活动，推广其优秀的管理经验和做法，促进公司整体供应链水平的提升。