规范会议室使用制度

PAGE规范会议室使用制度一、总则1.目的为了加强公司会议室的管理，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目组在公司会议室召开的各类会议、培训、研讨等活动。3.基本原则（1）会议室使用遵循“按需申请、合理安排、高效利用”的原则。（2）优先保障重要会议、紧急会议的使用需求。二、会议室管理职责1.行政部门职责（1）负责会议室的日常管理工作，包括会议室的清洁、设备维护、物资配备等。（2）根据各部门的申请，合理安排会议室的使用，并做好使用记录。（3）定期对会议室的使用情况进行统计分析，提出优化建议。2.使用部门职责（1）使用部门应提前提交会议室使用申请，明确会议主题、时间、参会人数等信息。（2）按照申请时间使用会议室，不得擅自更改使用时间和用途。（3）爱护会议室的设施设备，保持会议室的整洁卫生。（4）会议结束后，及时清理会议室，关闭设备电源，归还借用的物资。三、会议室使用申请与审批1.申请流程（1）使用部门需提前[X]个工作日填写《会议室使用申请表》，详细注明会议主题、时间、参会人数、预计时长等信息，并提交至行政部门。（2）行政部门收到申请表后，根据会议室的使用情况进行审核，如申请时间与其他会议冲突，应及时与使用部门沟通协调，调整使用时间。（3）审核通过后，行政部门在申请表上签字确认，并将会议室安排情况反馈给使用部门。2.紧急申请如遇紧急会议，使用部门可在会议当天提前[X]小时向行政部门提出申请，行政部门应根据实际情况优先安排。3.审批权限（1）[具体级别]及以下会议，由部门负责人审批。（2）[具体级别]以上会议，由公司领导审批。四、会议室使用规定1.使用时间（1）会议室的正常使用时间为工作日[具体时间段]，如需在非工作时间使用会议室，需提前向行政部门申请，并经相关领导批准。（2）使用部门应严格按照申请时间使用会议室，不得提前占用或延迟结束，如因特殊情况需要延长使用时间，需提前告知行政部门，并经同意后方可延长。2.使用人数会议室的使用人数应根据会议室的规模合理安排，不得超过会议室的最大容纳人数。如因特殊情况需要增加参会人数，需提前向行政部门说明，并经同意后方可安排。3.使用用途会议室仅限用于公司内部的会议、培训、研讨等活动，不得用于私人聚会、娱乐等非工作用途。4.设备使用（1）使用部门应爱护会议室的设施设备，不得随意损坏或拆卸。如发现设备故障，应及时通知行政部门进行维修。（2）使用会议室的音响、投影仪、电脑等设备时，应按照操作规程正确使用，不得擅自更改设备设置。（3）会议结束后，使用部门应及时关闭设备电源，整理好设备连接线，保持设备整洁。5.环境卫生（1）使用部门应保持会议室的整洁卫生，不得在会议室乱扔垃圾、吐痰等。（2）会议结束后，使用部门应及时清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭门窗，确保会议室环境整洁。五、会议室资源调配1.资源共享行政部门应定期统计会议室的使用情况，对于使用率较低的会议室，可根据实际情况进行调配，供其他部门使用。2.临时调配如遇多个部门同时申请使用会议室，且会议室资源紧张时，行政部门可根据会议的重要性、紧急程度等因素进行临时调配，优先保障重要会议、紧急会议的使用需求。六、会议室费用管理1.费用标准（1）会议室的使用不收取费用，但如因特殊情况需要使用会议室的音响、投影仪、设备租赁等服务，费用由使用部门承担。（2）费用标准按照公司相关规定执行，使用部门应在使用后及时到行政部门办理费用结算手续。2.费用结算（1）行政部门每月定期统计会议室的使用费用情况，并向使用部门发送费用清单。（2）使用部门应在收到费用清单后的[X]个工作日内核对费用，并将费用支付至公司指定账户。七、违规处理1.未经申请擅自使用会议室对于未经申请擅自使用会议室的部门或个人，行政部门将给予警告，并责令其立即停止使用。如造成会议室设施设备损坏或其他损失的，使用部门或个人应承担相应的赔偿责任。2.未按申请时间使用会议室对于未按申请时间使用会议室的部门或个人，行政部门将给予批评，并视情节轻重给予相应的处罚。如因未按申请时间使用会议室导致其他会议无法正常召开的，使用部门或个人应承担相应的责任。3.损坏会议室设施设备对于故意损坏会议室设施设备的部门或个人，行政部门将责令其照价赔偿，并给予相应的纪律处分。如因损坏会议室设施设备影响公司正常工作的，使用部门或个人应承担相应的责任。4.在会议室从事非工作用途对于在会议室从事非工作用途的部门或个人，行政部门将给予警告，并责令其立即停止。如情节严重