规范学校采购制度

PAGE规范学校采购制度一、总则（一）目的为了加强学校采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各项目涉及的各类物资、服务及工程采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受学校内部监督和社会监督，保障各方知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，择优选择供应商。4.公正原则：采购决策应公正合理，不得偏袒任何一方，确保采购结果公平公正。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。采购领导小组负责审议采购政策、重大采购项目决策、监督采购活动等。其主要职责包括：1.制定和修订学校采购管理制度。2.审议年度采购预算和采购计划。3.审批重大采购项目的采购方式、采购文件、采购合同等。4.协调解决采购过程中的重大问题。5.监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门学校设立采购部门，作为采购活动的执行机构。采购部门负责具体采购项目的组织实施，其主要职责包括：1.贯彻执行学校采购管理制度和相关政策。2.根据采购需求，编制采购文件，组织采购活动。3.负责供应商的资格审查、选择、管理和评价。4.签订采购合同，并监督合同执行。5.整理、归档采购文件和资料。6.配合学校相关部门处理采购投诉和纠纷。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，配合采购部门完成采购项目的验收等工作。其主要职责包括：1.根据教学、科研、管理等工作需要，准确提出采购需求。2.协助采购部门制定采购文件中的技术规格、服务要求等条款。3.参与采购项目的开标、评标、谈判等活动。4.负责采购项目的验收工作，并出具验收报告。5.反馈采购项目的使用情况和改进建议。（四）监督部门学校设立监督部门，负责对采购活动进行全程监督。监督部门的主要职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规、学校制度和采购程序。2.受理采购活动中的投诉和举报，调查处理违规行为。3.对采购项目的采购过程、采购结果进行监督检查。4.提出完善采购制度和改进采购管理的建议。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和实际需求，在每年规定时间内编制本部门的采购预算草案，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算草案经部门负责人审核后，报学校财务部门汇总。财务部门结合学校年度财务预算，对各部门采购预算进行审核和平衡，形成学校年度采购预算草案。3.学校年度采购预算草案经采购领导小组审议通过后，报学校决策机构批准。（二）采购计划制定1.采购部门根据批准的年度采购预算，结合采购项目的轻重缓急和实际情况，制定季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购方式、采购时间、采购责任人等内容。2.采购计划应提前通知相关部门和供应商，确保采购活动有序进行。对于紧急采购项目，应按照特事特办的原则，及时调整采购计划并组织实施。3.采购计划在执行过程中如需调整，应按照规定的程序进行审批。调整后的采购计划应及时通知相关部门和供应商。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物、服务采购项目单项采购金额达到[具体金额]万元以上的。工程采购项目单项采购金额达到[具体金额]万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照规定在指定媒体上发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应由学校代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，并报采购领导小组批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向三家以上供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购部门根据报价情况，选择符合要求且价格最低的供应商作为成交供应商。五、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购方式、评标标准、合同条款等内容。采购需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准、服务要求等；评标标准应明确评审因素、分值设置、评审方法等。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准要求，内容完整、准确、清晰，不得含有歧视性、倾向性条款。2.采购部门应组织相关人员对采购文件进行审核，确保采购文件的质量。审核内容包括采购需求的合理性、评标标准的公正性、合同条款的完整性等。3.采购文件在发布前应报采购领导小组备案，备案通过后方可发布。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与学校采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对于首次参与学校采购活动的供应商，采购部门应要求其提供相关证明材料，并进行实地考察或调查了解。3.经资格审查合格的供应商，纳入学校供应商库管理。（二）供应商库管理1.采购部门应定期对供应商库中的供应商进行评估和更新，对于不符合要求的供应商及时予以淘汰。2.建立供应商信用评价体系，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价，评价结果作为供应商选择和管理的重要依据。3.鼓励供应商积极参与学校采购活动，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对违规违纪的供应商进行严肃处理，并禁止其参与学校采购活动。（三）供应商选择1.采购项目开标、评标、谈判等活动结束后，采购部门应按照评审结果，从符合要求的供应商中选择成交供应商。2.选择成交供应商时，应综合考虑供应商的报价、质量、信誉、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足采购项目的需求。3.采购部门应与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在成交通知书发出之日起规定时间内签订。采购合同应采用书面形式，明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交学校法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。2.需求部门应按照合同约定，做好验收准备工作，及时组织验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告。3.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供货物或服务。如供应商未能履行合同义务，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如需变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除采购合同，采购部门应按照合同约定和法律法规规定办理相关手续，并及时通知需求部门、财务部门等相关部门。八、采购验收（一）验收组织1.采购项目验收工作由需求部门负责组织实施。需求部门应成立验收小组，验收小组应由熟悉采购项目情况的专业人员组成。2.验收小组应根据采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行验收。（二）验收标准1.验收标准应明确、具体，符合国家法律法规、行业标准和采购合同约定。2.对于货物采购项目，验收标准应包括外观质量、规格型号、数量、性能指标等方面；对于服务采购项目，验收标准应包括服务内容、服务质量、服务期限等方面；对于工程采购项目，验收标准应包括工程质量、工程进度、工程安全等方面。（三）验收程序1.供应商完成供货或服务后，应向需求部门提交验收申请。需求部门收到验收申请后，应及时组织验收小组进行验收。2.验收小组应按照验收标准对采购项目进行实地检查、测试、评估等，并形成验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收情况、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，需求部门应在验收报告上签字确认；验收不合格的采购项目，需求部门应要求供应商限期整改，整改合格后重新组织验收。九、采购资金支付（一）支付申请1.采购项目验收合格后，供应商应按照采购合同约定向采购部门提交支付申请。支付申请应包括采购项目名称、合同编号、支付金额、开户银行、账号等内容，并附验收报告、发票等相关证明材料。2.采购部门对供应商提交的支付申请进行审核，审核内容包括采购合同约定、验收情况、发票真实性等。审核通过后，采购部门填写支付审批单，报学校财务部门审批。（二）支付审批1.学校财务部门收到采购部门提交的支付审批单后，应按照学校财务管理制度进行审核。审核内容包括采购预算执行情况、资金支付合规性等。2.经财务部门审核通过的支付审批单，报学校领导审批。学校领导根据审批权限进行审批。（三）资金支付1.学校领导审批通过后，财务部门按照规定的支付方式和时间向供应商支付采购资金。2.财务部门应及时记录采购资金支付情况，定期与采购部门核对账目，确保采购资金支付的准确性和合规性。十、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、支付凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1.采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购项目结束后，采购部门应及时将采购档案资料进行整理，按照档案管理要求进行分类、编号、装订等。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家法律法规和学校档案管理制度执行。（三）档案查阅与使用1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅采购档案的，应按照学校相关规定办理审批手续，并在采购部门人员的陪同下查阅。十一、监督与检查（一）内部监督1.学校监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购制度执行情况、采购程序合规性、采购文件编制质量、供应商选择与管理、采购合同履行等方面。2.采购部门应定期向学