美团新差旅制度规范要求

PAGE美团新差旅制度规范要求一、总则（一）目的为了加强公司差旅管理，规范差旅行为，控制差旅费用，提高差旅效率，特制定本制度。本制度旨在确保公司员工在因公出差过程中能够合理安排行程、节约费用，并保证出差活动符合公司业务需求和法律法规要求。（二）适用范围本制度适用于美团公司全体员工，包括正式员工、兼职员工以及因工作需要临时参与公司项目的外部人员（如合作方工作人员、顾问等）。（三）基本原则1.合规性原则差旅活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保所有费用支出合法合规。2.合理性原则员工应根据工作实际需要合理安排差旅行程，选择经济、便捷的交通和住宿方式，避免不必要的浪费。3.审批原则所有差旅活动均需提前按照公司规定的审批流程进行申请，未经批准的差旅费用不予报销。4.报销原则员工应在差旅活动结束后及时按照公司要求提交报销申请，并提供真实、完整、有效的报销凭证。公司将严格按照本制度及相关财务规定进行审核报销。二、差旅申请（一）申请流程1.员工因公需要出差时，应提前填写《差旅申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出发日期、预计返回日期、拟乘坐的交通工具及舱位等级、预计住宿酒店等信息。2.将填写完整的《差旅申请表》提交给直接上级领导进行审批。上级领导应根据工作实际情况对出差申请进行审核，重点审查出差必要性及费用合理性。如申请通过，上级领导应签署审批意见并注明审批日期。3.对于涉及较高费用或特殊情况的差旅申请，可能需要提交给更高级别的领导或相关部门进行会审。会审部门应在规定时间内完成审核，并反馈审核意见。4.经各级领导审批通过后的《差旅申请表》，由申请人提交至公司行政部门备案。行政部门负责对差旅申请进行编号登记，并跟踪出差行程安排情况。（二）申请时间1.一般情况下，员工应至少提前[X]个工作日提交差旅申请。对于紧急出差事项，需在出差前[X]小时内提交申请，并在申请中详细说明紧急情况及预计出差天数。2.如因特殊原因无法提前提交申请，员工应在出差前通过电话、邮件等方式向直接上级领导说明情况，并在出差结束后及时补办申请手续。未经事先沟通并获得批准的出差，公司将不予报销相关费用。（三）申请变更1.若出差行程发生变更，如目的地改变、出发或返回日期调整、交通工具更换等，员工应及时填写《差旅申请变更表》，说明变更原因及变更后的具体内容。2.将变更表提交给原审批领导进行再次审批。审批流程与原申请流程相同，领导应重新评估变更后的差旅安排是否合理、必要。3.变更申请经审批通过后，员工需将变更表交至行政部门备案，行政部门负责更新差旅备案信息。三、交通费用（一）交通工具选择1.飞机员工应根据工作紧急程度、出差距离等因素合理选择飞机舱位。一般情况下，优先选择经济舱出行。如因工作需要必须乘坐商务舱或头等舱，需在差旅申请中详细说明原因，并经上级领导特别批准。乘坐飞机时，应尽量选择直飞航班，避免不必要的转机，以节省时间和费用。2.火车长途出差时，如乘坐火车时间在[X]小时以上且飞机经济舱价格与火车软卧价格相差不大时，可以考虑选择火车软卧出行。优先选择高铁二等座，如因行程安排需要乘坐一等座或商务座，同样需在差旅申请中说明理由并经审批。3.其他交通工具市内短途出行，优先选择公共交通方式，如地铁、公交车等。如因携带较重行李或时间紧迫等原因需要乘坐出租车或网约车，应在差旅申请中注明合理原因，并尽量选择正规平台下单，保留好乘车发票。在符合公司业务需求的前提下，鼓励员工拼车出行，以降低交通费用。拼车费用应按照实际分摊金额报销，并提供相关证明材料。（二）交通费用报销标准1.飞机票经济舱机票按照实际票价报销，但不得超过公司规定的航线指导价。航线指导价将根据市场行情定期进行调整并公布。商务舱或头等舱机票，需经特别批准后，方可按照实际票价报销，但报销金额不得超过经济舱全价票的[X]%。机票退票费、改签费等因行程变更产生的费用，在提供有效票据的情况下，按照实际发生金额报销。2.火车票高铁二等座按照实际票价报销。一等座、商务座、软卧等特殊座位，经审批后按照实际票价报销，但报销金额不得超过相应等级座位票价与二等座票价差价的[X]倍。火车票退票费、改签费等按照实际发生金额报销。3.其他交通工具地铁、公交车等公共交通费用，按照实际发票金额报销。出租车、网约车费用，需在发票上注明起止地点、事由等信息，按照实际发生金额报销，但单次报销金额不得超过公司规定的上限。上限标准将根据城市消费水平定期调整并公布。拼车费用报销时，需提供拼车协议、费用分摊明细等证明材料，按照实际分摊金额报销。（三）交通补贴1.对于经常需要在市内出差的员工，公司将给予一定的交通补贴。交通补贴标准为每月[X]元，随工资一并发放。2.员工在享受交通补贴期间，如果实际发生的市内交通费用低于补贴标准，差额部分不予退还；如果实际费用超过补贴标准，超出部分按照本制度交通费用报销标准进行报销，但需提供相应的发票和行程证明。四、住宿费用（一）住宿标准1.根据出差目的地不同，公司设定了相应的住宿标准。具体标准如下：一线城市：[城市名称1]、[城市名称2]等，单人住宿标准为每晚不超过[X]元；双人合住标准为每人每晚不超过[X]元。二线城市：[城市名称3]、[城市名称4]等，单人住宿标准为每晚不超过[X]元；双人合住标准为每人每晚不超过[X]元。三线及以下城市：[城市名称5]、[城市名称6]等，单人住宿标准为每晚不超过[X]元；双人合住标准为每人每晚不超过[X]元。2.如因工作需要入住高于标准的酒店，需在差旅申请中详细说明原因，并经上级领导批准。批准后，按照实际发生金额报销，但报销金额不得超过公司规定的该城市最高住宿标准的[X]%。（二）住宿安排1.员工应优先选择公司合作的酒店入住，以享受一定的优惠政策并便于公司进行管理。公司合作酒店名单将定期更新并公布在公司内部网站或相关办公系统中。2.如在出差目的地没有公司合作酒店，员工应选择正规、安全、经济实惠的酒店，并在预订前告知上级领导或行政部门。行政部门有权对员工的酒店预订情况进行抽查核实。3.鼓励员工双人及以上合住，以降低住宿费用。合住人员应在差旅申请中注明合住情况，并确保合住费用符合公司规定的合住标准。（三）住宿费用报销1.员工需提供住宿发票作为报销凭证，发票上应清晰注明酒店名称、入住日期、退房日期、住宿单价、总价等信息。2.对于通过在线平台预订酒店并取得电子发票的情况，电子发票应真实有效，且与实际入住情况相符。员工需将电子发票打印出来，并在发票上签字确认，作为报销附件。3.住宿费用按照实际发生金额报销，但不得超过公司规定的住宿标准。如实际费用低于标准，按照实际金额报销；如超过标准，需按照标准进行报销，超出部分由员工自行承担。五、餐饮补贴（一）补贴标准1.公司根据出差地区不同，设定了相应的餐饮补贴标准。具体标准如下：一线城市：每人每天补贴[X]元。二线城市：每人每天补贴[X]元。三线及以下城市：每人每天补贴[X]元。2.餐饮补贴包含早餐、午餐和晚餐，但不包括招待客户等特殊情况下的餐饮费用。（二）补贴方式餐饮补贴随差旅费一并报销，无需提供餐饮发票。员工在填写差旅费报销单时，应按照出差天数计算餐饮补贴金额，并与其他差旅费用一并提交报销申请。（三）特殊情况处理1.如员工因工作需要在出差期间宴请客户或参加外部商务宴请，需提前填写《商务宴请申请表》，详细说明宴请事由、宴请对象、预计费用等信息，并经上级领导批准。商务宴请费用按照公司相关规定另行报销，不包含在餐饮补贴范围内。2.若员工在出差期间因工作原因无法正常就餐，如长时间乘坐交通工具、工作时间紧张等，经上级领导批准后，可按照实际发生的误餐费用进行报销，但误餐费用报销标准不得超过公司规定的餐饮补贴标准。误餐费用报销需提供相应的消费凭证，如发票、收据等。六、通讯费用（一）报销标准1.员工因出差产生的通讯费用，按照以下标准进行报销：长途出差（出差天数超过[X]天）：可凭出差期间的通讯费发票报销，报销金额上限为每月[X]元。短途出差（出差天数不超过[X]天）：按照实际发生的通讯费发票金额报销，但单次报销金额不得超过[X]元。2.通讯费用报销需提供正规发票，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。（二）报销方式员工在差旅活动结束后，将通讯费发票与其他差旅报销凭证一并提交报销申请。财务部门将按照上述报销标准进行审核报销。七、其他费用（一）市内交通换乘费用员工在出差目的地市内因工作需要进行交通换乘（如从机场到酒店、从酒店到客户所在地等）产生的费用，如机场大巴费、摆渡车费、地铁换乘费等，在提供有效票据的情况下，按照实际发生金额报销。（二）行李托运费因工作需要携带较多行李且符合航空公司或铁路部门行李托运规定而产生的行李托运费，在提供相应票据的情况下，按照实际发生金额报销。但行李托运费报销金额不得超过公司规定的上限，上限标准将根据不同交通工具的规定定期调整并公布。（三）会议费用员工因参加公司组织的会议、培训等活动而产生的会议注册费、资料费等，在提供相关证明文件（如会议通知、发票等）的情况下，按照实际发生金额报销。（四）其他杂项费用员工在出差过程中因工作需要产生的其他杂项费用，如复印费、传真费、快递费等，需提供有效发票，并在发票上注明费用事由、日期等信息，按照实际发生金额报销。但各项杂项费用报销金额不得超过公司规定的单项费用上限，上限标准将根据费用性质和市场行情定期调整并公布。八、差旅报销（一）报销流程1.员工应在差旅活动结束后[X]个工作日内，将填写完整的《差旅费报销单》及相关报销凭证（包括发票、行程单、住宿发票、餐饮发票等）提交给所在部门的财务专员。2.财务专员收到报销申请后，应在[X]个工作日内对报销凭证的真实性、完整性、合规性进行初步审核。审核内容包括发票是否真实有效、费用是否符合报销标准、报销凭证与差旅申请是否一致等。3.如财务专员在审核过程中发现问题，应及时与报销员工沟通，要求其补充或更正相关信息。员工应在接到通知后的[X]个工作日内完成信息补充或更正工作。4.经财务专员初步审核通过后的报销申请，将提交给部门负责人进行审批。部门负责人应重点审查差旅活动的真实性、必要性以及费用的合理性。如审批通过，部门负责人应签署审批意见并注明审批日期。5.部门负责人审批通过后的报销申请，最后提交给公司财务部门进行终审。财务部门将按照本制度及公司财务规定对报销申请进行全面审核，审核通过后予以报销。（二）报销凭证要求1.所有报销凭证必须是真实、合法、有效的发票或其他合规票据。发票应清晰显示发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额等内容，并加盖发票专用章。2.对于行程单、火车票、飞机票等票据，应确保票面信息完整、清晰，与差旅行程一致。如有涂改、损坏等情况，应重新提供有效票据。3.住宿发票上应注明酒店名称、入住日期、退房日期、住宿单价、总价等信息，并加盖酒店财务章或发票专用章。4.餐饮发票应注明用餐日期、用餐地点、消费金额等信息，并加盖发票专用章。对于定额发票，应确保发票号码连续，且与差旅行程相符。5.其他报销凭证（如会议通知、商务宴请申请表等）应与差旅活动相关，能够证明费用支出的合理性和必要性。（三）报销支付方式1.公司财务部门审核通过后的差旅报销费用，将在[X]个工作日内支付到员工指定的银行账户。2.如员工提供的银行账户信息发生变更，应及时通知公司财务部门，以确保报销款项能够顺利支付。九、监督与处罚（一）监督机制1.公司审计部门将定期对员工的差旅费用报销情况进行审计检查，重点审查报销凭证的真实性、费用支出的合理性以及报销流程的合规性。2.审计部门有权要求员工提供与差旅活动相关的详细资料，如出差行程安排、会议通知、商务宴请记录等，员工应积极配合审计工作。3.公司行政部门将对员工的差旅申请及行程安排进行跟踪管理，及时掌握员工出差动态，确保差旅活动符合公司规定和业务需求。（二）处罚措施1.如发现员工存在虚报、多报差旅费用等违规行为，公司将追