企业用章使用规范制度

PAGE企业用章使用规范制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、各全资及控股子公司（以下统称“公司”）。（三）印章种类1.公司公章：代表公司的法定印章，具有最高法律效力。2.公司合同专用章：用于签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。3.公司财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等相关财务业务。4.公司法定代表人章：用于特定的法律文件或财务文件等。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、资料等的盖章确认。6.其他专用章：根据公司业务发展需要，经公司批准刻制的用于特定业务的印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制均需由公司指定部门统一办理，严禁任何部门或个人私自刻制公司印章。2.申请刻制印章时，需填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经申请部门负责人签字确认，报公司分管领导审批后，交指定部门办理刻制手续。3.印章刻制必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量和安全性。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，必须在公司办公室进行登记备案，填写《印章启用登记表》，注明印章名称、启用日期、保管人等信息。2.印章启用时，需由公司办公室负责人、印章保管人共同在《印章启用登记表》上签字确认，并留存印模。3.印章启用后，原印章如有变更或废止，需及时办理相关手续，确保印章管理的准确性和规范性。三、印章的保管（一）保管原则1.公司各类印章应指定专人负责保管，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章使用规定，不得擅自将印章交予他人使用。（二）保管职责1.公司公章：由公司办公室主任指定专人保管，保管人必须严格按照公司领导的批示使用公章。2.公司合同专用章：由公司合同管理部门指定专人保管，保管人应根据合同审批流程，在合同上加盖合同专用章。3.公司财务专用章：由公司财务部门指定专人保管，保管人应按照财务制度规定，在财务票据、报表等上加盖财务专用章。4.公司法定代表人章：由公司法定代表人或其授权人保管，保管人应根据公司决策和授权，在相关文件上加盖法定代表人章。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管，保管人应在部门内部文件、资料等上加盖部门章，并严格控制使用范围。6.其他专用章：由相关业务部门指定专人保管，保管人应按照公司规定的业务流程使用专用章。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损，如有损坏或丢失，应及时报告并采取相应措施。3.印章保管人因工作变动或其他原因不能继续保管印章时，应及时办理印章交接手续，确保印章保管的连续性和安全性。四、印章的使用审批（一）审批流程1.公司各类印章的使用必须经过严格的审批流程，确保印章使用的合法性和合理性。2.印章使用申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章时间等信息，并经申请部门负责人签字确认。3.根据用章性质和审批权限，分别报公司分管领导、总经理或其他相关领导审批。4.印章保管人应根据审批后的《印章使用申请表》，在规定的时间和范围内使用印章，并对用章情况进行登记。（二）审批权限1.公司公章：涉及公司重大决策、重要合同签订、对外报送重要文件等事项，需经公司总经理审批；其他一般性文件用章，需经公司分管领导审批。2.公司合同专用章：合同金额在[X]万元以上的合同签订，需经公司总经理审批；合同金额在[X]万元以下的合同签订，需经公司分管领导审批。3.公司财务专用章：财务票据开具、资金支付等财务业务用章，需经公司财务负责人审批。4.公司法定代表人章：涉及公司法定代表人签字的文件用章，需经公司法定代表人或其授权人审批。5.部门章：部门内部文件、资料等用章由部门负责人审批。6.其他专用章：根据公司规定的业务流程和审批权限，由相关业务部门负责人或公司领导审批。五、印章的使用登记与记录（一）登记要求1.印章保管人应建立印章使用登记台账，对每一次印章使用情况进行详细记录，包括用章日期、用章文件名称、用章事由、审批人、用章人等信息。2.印章使用登记台账应定期进行整理和归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。（二）记录内容1.《印章使用申请表》：作为印章使用的原始依据，应与印章使用登记台账一并保存。2.用章文件复印件：将用章后的文件复印件留存归档，以备查阅。3.其他相关资料：如涉及重要合同签订的补充协议、会议纪要等，应与印章使用记录一并保存。六、印章的停用与销毁（一）停用条件1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用时，应及时办理停用手续。2.印章出现损坏、遗失等情况，无法继续使用时，应立即停用，并采取相应措施。（二）停用程序1.印章保管人应填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用日期等信息，并经申请部门负责人签字确认，报公司分管领导审批。2.公司分管领导审批同意后，印章保管人应将停用印章交回公司办公室，并办理交接手续。（三）销毁程序1.对于停用的印章，由公司办公室统一组织销毁，严禁任何部门或个人私自销毁印章。2.销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、数量、销毁原因等信息，并经公司分管领导审批。3.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。4.印章销毁过程中，应有专人负责监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。5.《印章销毁申请表》和《印章销毁登记表》应与印章使用登记台账一并保存，作为印章管理的重要档案资料。七、印章使用的监督与检查（一）监督职责1.公司办公室负责对公司各类印章的使用情况进行定期监督检查，确保印章使用符合本制度规定。2.公司审计部门负责对印章使用情况进行不定期审计，重点检查印章使用的合法性、合规性和审批流程的执行情况。（二）检查内容1.印章使用登记台账的记录是否完整、准确，是否与《印章使用申请表》一致。2.印章使用是否经过审批，审批流程是否符合规定。3.印章保管是否安全，是否存在被盗用、丢失或损坏的情况。4.印章使用是否符合法律法规和行业标准，是否存在违规使用印章的行为。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，检查人员应及时向公司领导报告，并提出整改意见。2.印章保管人或使用人应根据整改意见，及时进行整改，确保印章使用规范、安全。3.对于违反印章使用规定的行为，公司将视