幼儿园档案规范制度

PAGE幼儿园档案规范制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、家园共育等工作中的作用，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指幼儿园在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映幼儿园各项工作活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录幼儿园工作的各个方面，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及幼儿园机密、个人隐私等内容的档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。4.开展档案信息开发利用工作，为幼儿园各项工作提供档案资料查询、借阅等服务。5.负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。6.按照国家有关规定，做好档案的鉴定、销毁工作。（二）各部门档案员1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理要求，定期将本部门形成的档案资料整理后移交综合档案室。3.协助综合档案室开展档案信息开发利用工作，提供本部门相关档案资料。4.接受综合档案室的业务指导和监督检查，参加档案业务培训。三、档案分类及归档范围（一）行政管理类档案1.上级文件：包括党和国家领导人、上级主管部门对幼儿园工作的指示、决定、通知等文件。2.幼儿园文件：幼儿园制定的各种规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要等文件。3.人事档案：教职工的个人档案，包括履历表、学历证明、职称评定材料、考核材料、奖惩材料等。4.财务档案：幼儿园的财务预决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等文件。5.后勤管理档案：幼儿园的物资采购、设备管理、安全保卫、环境卫生等方面的文件。6.园务会议记录：幼儿园园务委员会、行政办公会等会议的记录。（二）教育教学类档案1.教学计划：各班级、各学科的教学计划、教学大纲、教案等。2.教学活动记录：教学活动方案、教学观摩记录、教学反思等。3.幼儿学籍档案：幼儿入园登记表、体检表、学籍卡片、成绩报告单等。4.教研活动档案：教研计划、教研活动记录、课题研究资料等。5.教师培训档案：教师参加培训的通知、培训记录、培训总结等。6.教育成果档案：幼儿园获得的各类教育成果奖、教师发表的教育教学论文等。（三）师资队伍建设类档案1.教师个人发展规划：教师个人制定的专业发展规划。2.教师考核评价档案：教师年度考核、学期考核、师德考核等评价材料及结果。3.教师培训档案：教师参加各类培训的记录、证书等。4.教师业务档案：教师的教学成果、科研成果、公开课记录、指导幼儿获奖情况等。（四）家园共育类档案1.家长委员会档案：家长委员会成员名单、会议记录、活动方案等。2.家长会档案：家长会通知、会议记录、家长意见反馈等。3.家园联系手册：教师与家长之间的沟通记录。4.家长学校档案：家长学校教学计划、教材、学员名单、教学活动记录等。5.家长参与幼儿园活动档案：家长参与幼儿园亲子活动、志愿者活动等的记录。（五）安全管理类档案1.安全制度：幼儿园制定的安全管理制度、应急预案等。2.安全检查记录：定期和不定期的安全检查记录、隐患排查记录等。3.安全教育档案：安全教育计划、教案、活动记录等。4.安全事故档案：安全事故报告、调查处理结果等。（六）设施设备类档案1.设施设备购置档案：设施设备采购合同、发票、验收报告等。2.设施设备维护档案：设施设备维护计划、维修记录、保养记录等。3.设施设备报废档案：设施设备报废申请、审批文件、报废清单等。（七）声像档案1.幼儿园重大活动照片、录像：如开园典礼、毕业典礼、文艺演出等活动的影像资料。2.幼儿园环境建设照片：幼儿园整体风貌、校园文化建设等方面的照片。3.重要领导视察照片、录像：上级领导来园视察的影像资料。（八）实物档案1.幼儿园获得的奖牌、奖杯、证书等荣誉实物。2.幼儿园与其他单位或个人交换的纪念品、礼品等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案归档范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案资料。2.档案收集应做到齐全、完整，确保档案资料的真实性和原始性。3.对重要活动、重要事件形成的档案资料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。（二）整理原则1.遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（三）整理方法1.分类：按照档案分类方案，将收集到的档案资料进行分类。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.装订：对纸质档案进行装订时，应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。五、档案保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等。3.档案架应牢固、整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则：反映幼儿园主要职能活动和基本历史面貌的，对幼儿园各项工作具有长远利用价值的档案，列为永久保管。反映幼儿园一般工作活动，在一定时期内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，列为30年保管。反映幼儿园短期工作活动，在较短时间内对幼儿园工作有参考价值的档案，列为10年保管。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别的档案应分开存放，便于管理和查找。2.同一类档案应按照编号顺序依次排列上架，不得随意堆放。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。（四）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整、准确和安全。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.建立档案清查记录，记录清查时间、清查人员、清查结果等信息。六、档案利用（一）利用范围1.幼儿园内部各部门因工作需要查阅档案的，可直接到综合档案室办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅幼儿园档案的，须持单位介绍信，经幼儿园分管领导批准后，方可查阅。3.涉及个人隐私的档案，未经档案所有者同意，不得查阅。（二）利用方式1.查阅：查阅者可在综合档案室查阅档案原件，查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、圈划、污损。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人和综合档案室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。3.出具证明：根据工作需要，综合档案室可为查阅者出具档案证明材料，证明材料应加盖幼儿园档案专用章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还时间等信息。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案管理规定为依据，结合幼儿园实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的价值。3.确保鉴定工作的公正性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的价值。2.综合分析：结合幼儿园工作实际，综合考虑档案的利用频率、保存现状等因素，对档案价值进行评估。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写