珠宝生产行政部制度

PAGE珠宝生产行政部制度一、总则（一）目的本制度旨在规范珠宝生产行政部的各项工作流程，确保部门高效运转，为珠宝生产提供有力支持，保障公司各项生产活动顺利进行，提升公司整体运营效率和管理水平。（二）适用范围本制度适用于珠宝生产行政部全体员工，包括部门管理人员、行政事务人员、后勤保障人员等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保各项工作合法合规开展。2.高效性原则：优化工作流程，提高工作效率，以最快的速度响应生产需求，减少不必要的延误和浪费。3.服务性原则：以服务珠宝生产为核心宗旨，为生产部门及其他相关部门提供优质、全面的行政支持与保障。4.规范性原则：各项工作流程和标准明确、规范，确保工作的一致性和稳定性。二、组织架构与职责（一）部门组织架构珠宝生产行政部设部门经理一名，下辖行政事务组、后勤保障组、文件管理组等。（二）部门职责1.部门经理职责全面负责行政部的日常管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。协调行政部与其他部门之间的工作关系，确保信息畅通，工作协同。负责行政部人员的工作安排、绩效考核、培训与发展等。审核行政部各项费用支出，控制部门预算。参与公司重要决策，为公司发展提供行政支持和建议。2.行政事务组职责负责公司各类文件、通知、报告等的起草、审核、印发和归档工作。安排公司会议、活动的筹备与组织，包括场地布置、会议资料准备、人员通知等。负责公司办公用品、办公设备的采购、管理与发放。处理公司对外联络事务，包括与政府部门、合作伙伴等的沟通协调。负责公司印章的保管与使用登记。3.后勤保障组职责负责公司办公区域、生产车间的环境卫生维护与管理。保障公司水电、空调、电梯等设施设备的正常运行，及时处理设施设备故障。负责公司车辆的调度、维护与管理，确保车辆安全使用。管理公司食堂，保障员工饮食供应，监督食品安全。负责公司宿舍的管理，为员工提供良好的住宿环境。4.文件管理组职责建立和完善公司文件管理制度，规范文件的分类、编号、存储和检索。负责公司各类文件资料的收集、整理、归档和保管，确保文件资料的完整性和安全性。按照规定期限对文件进行销毁处理，防止文件资料的丢失和泄露。为公司各部门提供文件查阅、借阅服务，做好登记和跟踪工作。三、行政事务管理（一）文件管理1.文件起草与审核各部门需起草的文件应明确主题、目的、内容和要求，语言表达准确、规范。文件起草完成后，由部门负责人审核，确保文件内容符合公司政策和实际情况。重要文件需经分管领导审核后报部门经理审批。2.文件印发经审批后的文件由行政事务组统一编号、排版、印发。文件印发应确保格式规范、清晰，内容准确无误。印发数量根据实际需求确定，避免浪费。3.文件归档文件印发后，行政事务组应及时将文件原件及电子文档进行归档。归档文件应按照年度、类别、编号顺序进行排列，便于查阅和检索。4.文件查阅与借阅公司内部人员查阅文件需填写《文件查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到文件管理组查阅。因工作需要借阅文件的，需填写《文件借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经部门经理批准后方可借阅。借阅期限届满，借阅人应及时归还文件。（二）会议与活动管理1.会议筹备根据会议需求，行政事务组提前确定会议时间、地点、参会人员名单等。准备会议资料，如会议议程、汇报材料、决议文件等，并确保资料齐全、准确。布置会议场地，调试音响、投影仪等设备，确保会议顺利进行。2.会议组织会议开始前，安排专人负责签到，统计参会人数。按照会议议程组织会议，做好会议记录，记录会议讨论内容、决议事项等。会议结束后，及时整理会议记录，形成会议纪要，经部门经理审核后发送给参会人员。3.活动组织对于公司组织的各类活动，如团建活动、庆典活动等，行政事务组应制定详细的活动方案，明确活动目的、内容、时间、地点、参与人员等。负责活动的各项筹备工作，包括场地租赁、物资采购、餐饮安排、节目策划等。活动期间，做好现场组织和协调工作，确保活动安全、有序进行。活动结束后，对活动进行总结和评估。（三）办公用品与设备管理1.办公用品采购各部门根据实际工作需要，填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审核后提交行政事务组。行政事务组定期汇总办公用品采购申请，结合库存情况，制定采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购办公用品应注重质量和性价比，严格按照公司规定的采购流程进行操作。2.办公用品发放行政事务组对采购回来的办公用品进行验收、入库，并建立办公用品库存台账。根据各部门需求，按照规定标准发放办公用品。发放时需填写《办公用品发放登记表》，领用人签字确认。3.办公设备管理办公设备的采购、配置应根据公司实际业务需求进行，由行政事务组统一负责。建立办公设备台账，记录设备的型号、规格、购置时间、使用部门等信息。定期对办公设备进行维护保养，确保设备正常运行。对于出现故障的设备，及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。办公设备的报废、更新应按照公司规定的流程进行审批，审批通过后进行相应处理。（四）对外联络管理1.政府部门联络及时关注政府部门发布的与珠宝行业相关的政策法规、通知公告等信息，并向公司领导汇报。按照政府部门要求，按时完成各类报表、资料的报送工作。代表公司与政府部门进行沟通协调，处理相关事务，维护公司合法权益。2.合作伙伴联络根据公司业务需要，建立和维护与供应商、客户、合作机构等合作伙伴的良好关系。定期与合作伙伴进行沟通交流，了解合作进展情况，协调解决合作过程中出现的问题。组织商务洽谈、合作签约等活动，确保合作项目顺利推进。（五）印章管理1.印章保管公司印章由专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。印章应存放在安全可靠的地方，配备必要的防盗、防潮、防火设施。2.印章使用登记建立印章使用登记簿，详细记录印章使用日期、用途、使用部门、使用人、批准人等信息。印章使用前，使用人需填写《印章使用申请表》，注明使用事项、盖章文件名称等，经相关领导审批后，方可到印章保管人员处盖章。3.印章使用审批一般事项的印章使用由部门经理审批；重要事项的印章使用需经分管领导或总经理审批。严禁在空白纸张、空白合同等文件上加盖印章。四、后勤保障管理（一）环境卫生管理1.办公区域卫生各部门负责本办公区域的日常卫生清扫，保持桌面、地面、门窗等干净整洁。行政事务组定期组织对办公区域进行全面检查，对不符合卫生标准的部门提出整改要求。2.生产车间卫生生产车间的环境卫生由生产部门负责，制定详细的卫生清扫制度和标准。后勤保障组定期对生产车间的卫生情况进行监督检查，确保车间环境符合珠宝生产的卫生要求。3.公共区域卫生公司公共区域，如走廊、楼梯、电梯、会议室等，由后勤保障组安排专人负责日常清扫和定期消毒。（二）设施设备管理1.水电管理加强对公司水电设施的日常巡查，及时发现和处理水电故障。倡导员工节约用水、用电，对违规使用水电的行为进行制止和纠正。根据公司生产经营情况，合理安排水电供应，确保生产生活正常进行。2.空调、电梯管理定期对空调、电梯进行维护保养，确保设备运行正常，性能良好。制定空调、电梯的使用管理制度，规范员工使用行为，延长设备使用寿命。当设备出现故障时，及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录和应急处理措施。（三）车辆管理1.车辆调度根据公司工作需要，合理调度车辆，确保车辆使用效率最大化。建立车辆使用登记制度，记录车辆使用时间、地点、用途等信息。优先保障生产用车和紧急公务用车需求。2.车辆维护制定车辆定期维护保养计划，按照规定的保养周期对车辆进行保养。车辆出现故障时，及时送修，并做好维修记录。维修费用需经审核后报销。定期对车辆进行安全检查，确保车辆性能安全可靠。3.车辆安全管理加强对驾驶员的安全教育，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。要求驾驶员严格遵守交通法规，确保行车安全。建立车辆事故应急预案，发生事故时及时采取措施进行处理，并向上级报告。（四）食堂管理1.食品安全管理严格把控食堂食材采购渠道，确保食材新鲜、安全、无污染。加强食堂食品加工过程的卫生管理，规范操作流程，防止食品中毒等事故发生。定期对食堂工作人员进行健康检查，确保工作人员持健康证上岗。2.餐饮服务管理根据公司员工口味和营养需求，合理安排食谱，提供多样化的餐饮服务。保持食堂环境整洁卫生，餐具及时清洗消毒。收集员工对食堂餐饮服务的意见和建议，不断改进服务质量。（五）宿舍管理1.宿舍入住与退房管理员工申请入住宿舍需填写《宿舍入住申请表》，经部门负责人批准后，到后勤保障组办理入住手续。员工离职或不再需要住宿时，应提前办理退房手续，交清宿舍物品，经后勤保障组检查无误后退还宿舍钥匙。2.宿舍安全管理加强宿舍安全宣传教育，提高员工安全意识。制定宿舍安全管理制度，严禁在宿舍内使用大功率电器、私拉乱接电线等违规行为。定期对宿舍进行安全检查，及时消除安全隐患。3.宿舍卫生管理要求员工保持宿舍内卫生整洁，定期进行清扫。后勤保障组定期对宿舍卫生情况进行检查，对不符合卫生标准的宿舍提出整改要求。五、人员管理（一）考勤管理1.考勤制度员工应严格遵守公司规定的作息时间，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。员工请假需提前填写《请假申请表》，按照规定的审批流程进行申请。请假审批通过后，将请假条交行政事务组备案。行政事务组负责每月统计员工考勤情况，制作考勤报表，报部门经理审核。2.迟到、早退、旷工处理迟到或早退在15分钟以内的，每次扣发绩效分[X]分；迟到或早退超过15分钟的，按旷工半天处理。旷工半天的，扣发当日工资的[X]倍，并扣发绩效分[X]分；旷工一天及以上的，除扣发相应工资和绩效分外，公司将视情节轻重给予警告、记过、辞退等处理。（二）培训与发展1.培训计划制定根据公司发展战略和员工岗位需求，行政部每年制定员工培训计划。培训计划包括培训目标、培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等。2.培训实施按照培训计划组织开展各类培训活动，包括内部培训、外部培训、在线学习等。培训过程中，做好培训记录，收集员工对培训的反馈意见，及时调整培训内容和方式。3.培训效果评估培训结束后，通过考试、实际操作、问卷调查等方式对培训效果进行评估。根据评估结果，对表现优秀的员工给予奖励，对未达到培训要求的员工进行补考或再次培训。（三）绩效考核1.考核指标设定根据员工岗位职责和工作目标，设定绩效考核指标，包括工作业绩、工作态度、工作能力等方面。绩效考核指标应明确、具体、可衡量，具有针对性和导向性。2.考核周期与方式绩效考核周期为每月一次，采用自评、上级评价、同事评价相结合的方式进行。员工每月需填写《绩效考核自评表》，对自己当月工作表现进行评价；上级领导根据员工工作实际情况填写《绩效考核评价表》；同事评价由部门经理根据工作协作情况组织进行。3.考核结果应用根据绩效考核结果，对员工进行绩效奖金分配、岗位调整、晋升、奖励或处罚等。绩效奖金与绩效考核结果挂钩，考核结果优秀的员工给予较高的绩效奖金，考核结果不合格的员工扣发部分或全部绩效奖金。六、附则（一）制度解释本制度由珠宝生产行政部负责解释。在执行过程中，如遇有制度条款不明确或需进一步细化的情况，由行政部经理召集相关人员进行讨论，形成统一解释意见，并以书面形式发布。（二）制度