招标议标管理制度规范

PAGE招标议标管理制度规范一、总则（一）目的为规范公司/组织的招标议标活动，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购的物资、服务符合公司/组织的需求，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及招标议标活动的采购项目，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等。（三）基本原则1.合法性原则：招标议标活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保活动的合法性和合规性。2.公平公正原则：对待所有参与招标议标的供应商，提供平等的机会和条件，不偏袒任何一方，保证评标过程和结果的公正性。3.公开透明原则：招标议标信息应全面、及时地公开，接受公司/组织内部和相关方的监督，确保采购过程的透明度。4.择优选择原则：通过科学合理的评标标准和方法，选择最符合公司/组织需求、性价比最高的供应商。二、招标议标活动的组织与职责（一）招标议标管理小组1.组成：由公司/组织内部相关部门负责人及专业技术人员组成，设组长一名，负责全面领导招标议标工作。2.职责制定和修订招标议标管理制度规范。审批招标议标项目计划和方案。监督招标议标活动的全过程，协调解决活动中出现的问题。审核评标结果，确定中标供应商。（二）招标议标工作小组1.组成：根据招标议标项目的具体情况，从相关部门抽调专业人员组成，设组长一名，负责具体组织实施招标议标工作。2.职责编制招标议标文件，明确采购需求、技术规格、评标标准等内容。发布招标议标公告，邀请潜在供应商参与投标。接收供应商的投标文件，进行初步审查和整理。组织开标、评标会议，记录评标过程和结果。编写招标议标报告，提交招标议标管理小组审核。（三）相关部门职责1.需求部门提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。协助招标议标工作小组编制招标议标文件，提供必要的技术支持和资料。参与开标、评标会议，对供应商的技术方案、服务承诺等进行评估。2.财务部门参与招标议标文件中商务条款的审核，确保采购成本的合理性。负责对中标供应商的合同付款条款进行审核，监督合同执行过程中的资金支付。3.法务部门对招标议标活动的合法性进行审查，提供法律咨询和建议。审核招标议标文件和合同文本，确保符合法律法规要求，防范法律风险。三、招标议标流程（一）项目申请与审批1.需求部门根据业务需要，填写《招标议标项目申请表》，详细说明采购项目的名称、内容、预算、时间要求等信息，并提交相关部门负责人审核。2.《招标议标项目申请表》经部门负责人审核通过后，报招标议标管理小组审批。招标议标管理小组根据公司/组织的战略规划、资金状况等因素，对项目进行综合评估，决定是否批准该项目的招标议标申请。（二）招标议标文件编制1.招标议标工作小组根据批准的招标议标项目申请，组织编制招标议标文件。招标议标文件应包括以下内容：招标议标公告：包括项目名称、采购内容、供应商资格要求、报名时间、地点、联系方式等。投标须知：明确投标文件的编制要求、投标截止时间、开标时间和地点等。采购需求：详细描述采购项目的技术规格、数量、质量要求、服务标准等。评标标准：制定科学合理的评标方法和标准，明确各项评审因素的权重和分值。合同条款：包括合同格式、主要条款、付款方式、验收标准等。附件：如技术规格书、样品要求、售后服务承诺等。2.招标议标文件编制完成后，需经招标议标管理小组审核。审核通过后的招标议标文件应加盖公司/组织公章，并按照规定的方式发布。（三）供应商报名与资格审查1.招标议标公告发布后，潜在供应商可在规定的报名时间内，按照公告要求提交报名资料。报名资料应包括营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等。2.招标议标工作小组对报名供应商的资格进行审查，核实其提交的报名资料的真实性和完整性。对于符合资格要求的供应商，发放招标文件；对于不符合资格要求的供应商，应及时通知其报名无效。（四）投标文件接收与初步审查1.供应商应在投标截止时间前，将密封完好的投标文件送达指定地点。招标议标工作小组负责接收投标文件，并对投标文件的密封情况、送达时间等进行检查。2.对接收的投标文件进行初步审查，检查投标文件的格式、内容是否完整，是否按照招标文件的要求编制。对于不符合要求的投标文件，应通知供应商进行补充或修正。（五）开标1.在规定的开标时间和地点，招标议标工作小组组织开标会议。开标会议应邀请所有投标供应商代表参加，也可邀请相关部门人员、监督人员等列席。2.开标会议由招标议标工作小组组长主持，首先宣布开标纪律，然后介绍参加开标会议的人员名单和开标程序。开标时，由工作人员当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标报价、交货期或服务期等主要内容，并记录在案。（六）评标1.开标结束后，招标议标工作小组组织评标会议。评标会议由评标委员会负责，评标委员会成员应从公司/组织内部的专家库中随机抽取，人数一般为5人以上单数。2.评标委员会成员应认真阅读投标文件，按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行详细评审。评审过程中，评标委员会成员可要求投标人对投标文件中的有关问题进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。3.评标委员会成员应独立进行评审，不得相互串通或施加不正当影响。评审结束后，评标委员会成员应根据评审结果，推荐中标候选人，并编写评标报告。评标报告应包括评标基本情况和数据表、评标委员会成员名单、开标记录、评标标准和方法、评审情况及说明、推荐的中标候选人名单等内容。（七）中标候选人公示与中标通知1.招标议标管理小组根据评标报告，确定中标候选人名单，并在公司/组织内部进行公示，公示期一般为[X]个工作日。公示期间，如有异议，相关部门或人员可向招标议标管理小组提出，招标议标管理小组应及时进行调查核实，并做出处理决定。2.公示期满无异议后，招标议标管理小组向中标供应商发出中标通知书。中标通知书应明确中标项目名称、中标金额、交货期或服务期等内容，并要求中标供应商在规定的时间内与公司/组织签订合同。（八）合同签订与履行1.中标供应商收到中标通知书后，应在规定的时间内与公司/组织签订合同。合同签订前，法务部门应对合同文本进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，明确双方的权利和义务。2.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。需求部门负责对采购项目的实施过程进行监督和管理，及时协调解决项目实施过程中出现的问题。财务部门按照合同约定的付款方式，及时支付货款或服务费用。四、评标标准与方法（一）评标标准制定原则1.应根据采购项目的特点和需求，制定科学合理、客观公正的评标标准。评标标准应能够全面、准确地反映供应商的综合实力和服务水平，确保选择出最符合公司/组织需求的供应商。2.评标标准应明确各项评审因素的权重和分值，各项评审因素的权重应根据采购项目的重要程度和实际需求进行合理分配，分值应具有可量化、可比较的特点。（二）评标因素及分值设置1.技术部分：主要评审供应商提供的产品或服务的技术规格、性能指标、质量保证等方面是否满足采购需求。技术部分的分值一般占总分值的[X]%。2.商务部分：主要评审供应商的资质信誉、业绩经验、售后服务、报价等方面的情况。商务部分的分值一般占总分值的[X]%。3.价格部分：主要评审供应商的投标报价是否合理，是否符合市场行情。价格部分的分值一般占总分值的[X]%。（三）评标方法1.综合评分法：根据评标标准，对各投标供应商的技术、商务、价格等部分进行综合评审，计算出各供应商的综合得分，得分最高者为中标候选人。综合评分法适用于技术复杂、采购金额较大、对供应商综合实力要求较高的采购项目。2.最低价评标法：在满足招标文件实质性要求的前提下，以投标报价最低的供应商为中标候选人。最低价评标法适用于技术规格简单、市场竞争充分、采购金额较小的采购项目。五、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部设立监督部门，负责对招标议标活动进行全程监督。监督部门应参与招标议标文件的审核、开标、评标等重要环节，确保招标议标活动的公平、公正、公开。2.监督部门有权对招标议标过程中出现的违规行为进行调查和处理，对违反本管理制度规范的部门和人员，视情节轻重给予相应的纪律处分。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合其工作，及时提供相关资料和信息。2.对于涉及公共利益、社会关注度较高的招标议标项目，可邀请社会公众参与监督，通过网络、媒体等渠道公开招标议标信息，接受社会监督。（三）投诉处理1.建立投诉处理机制，明确投诉受理的部门、流程和方式。对于供应商或其他相关方提出的投诉，应及时受理，并进行调查核实。2.在规定的时间内，将投诉处理结果反馈给投诉人，并向招标议标管理小组报告。投诉处理结果应在公司/组织内部进行公示，确保处理结果的公开透明。六、档案管理（一）招标议标文件档案1.招标议标工作小组负责收集、整理招标议标活动过程中产生的各类文件资料，包括招标议标项目申请表、招标议标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、合同文本等。2.对收集到的文件资料进行分类、编号、装订，建立招标议标文件档案，并按照档案管理的要求进行妥善保管。招标议标文件档案的保管期限应根据相关法律法规和公司/组织的规定执行。（二）供应商档案1.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质信誉、业绩经验、参与招标议标项目情况等内容