因病缺勤登记追踪制度

因病缺勤登记追踪制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》等国家法律法规，参照行业人力资源管理最佳实践及集团母公司关于员工考勤管理的相关要求，结合本公司实际运营需求，为规范员工因病缺勤管理，防范劳动用工风险，提升人力资源配置效率，特制定本制度。本制度旨在通过建立健全因病缺勤登记与追踪机制，确保员工合法权益与企业管理秩序的平衡，推动人力资源管理工作依法合规、高效运行。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工。公司业务覆盖场景包括但不限于员工因病请假、医疗期管理、病假工资发放、传染病防控期间的缺勤管理等，均应严格执行本制度规定。第三条本制度中下列术语含义：（一）“XX专项管理”指公司针对员工因病缺勤全过程的管理活动，包括缺勤登记、病假审批、就医追踪、医疗期核算、风险防控等，旨在实现“事前预防、事中监控、事后追溯”的闭环管理。（二）“XX风险”指因员工因病缺勤管理不规范可能引发的劳动争议、合规处罚、运营中断、用工成本失控等潜在问题。（三）“XX合规”指因病缺勤管理活动需符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度要求，确保管理行为的合法性、合理性、完整性。第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：所有员工因病缺勤均纳入制度管理范畴，不留管理盲区；（二）责任到人：明确各层级管理主体的职责边界，确保责任可追溯；（三）风险导向：重点防控缺勤登记不规范、病假审批不合规、医疗期使用争议等关键风险点；（四）持续改进：根据法规变化、业务调整及管理实践动态优化制度条款。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司XX专项管理负总责，承担统筹决策、资源保障、风险防控的最终责任；分管人力资源、运营管理的领导为直接责任人，负责具体制度的组织落实、监督考核及异常情况处置。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，人力资源部、财务部、医务室、法务部等相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹制定与修订XX专项管理制度，审议重大管理方案；（二）协调跨部门因病因缺勤管理事项，解决复杂问题；（三）监督制度执行情况，定期评估管理效果。第七条人力资源部为XX专项管理的牵头部门，负责：（一）制度建设的组织协调，牵头修订完善本制度；（二）因病缺勤数据的统计分析，定期生成管理报告；（三）跨部门协作流程的优化，推动管理标准化；（四）员工培训与宣贯，提升全员合规意识。第八条财务部为XX专项管理的专责部门，负责：（一）病假工资、医疗补助等费用的合规审核与发放；（二）因病缺勤成本的分摊核算，参与预算管理；（三）关联税务政策的落实，防范财务风险。第九条各业务部门、下属单位为XX专项管理的业务部门，承担以下职责：（一）落实本部门员工因病缺勤的登记、审批、追踪工作；（二）配合人力资源部开展专项风险排查，及时上报异常情况；（三）组织开展岗位因病缺勤应急预案，保障业务连续性。第十条基层执行岗位员工（含主管、专员、班组长等）应履行以下合规操作责任：（一）如实填报缺勤信息，不得瞒报、漏报或伪造；（二）协助员工完成就医记录与病假证明的收集归档；（三）主动上报可疑风险行为，如疑似虚报病假、长期缺勤异常等。第三章专项管理重点内容与要求第十一条因病缺勤登记规范：员工因病不能正常工作，须在X小时内通过公司OA系统提交缺勤申请，附医疗证明或医疗机构电子诊断证明。紧急情况可先行口头报备，但须在X日内补交书面材料。第十二条病假审批权限：（一）连续缺勤≤X天，由直接主管审批；（二）连续缺勤>X天，需经部门负责人复核，人力资源部备案；（三）涉及医疗期认定或传染病隔离的，需医务室或指定医疗机构出具专项证明。第十三条医疗期管理：（一）符合法定医疗期条件的，按国家《企业职工患病或非因工负伤医疗期规定》执行，累计医疗期不超过X年；（二）医疗期内工资按不低于本岗位基本工资的X%发放；（三）医疗期满仍不能从事原岗位的，由人力资源部组织劳动能力鉴定。第十四条传染病防控特殊规定：（一）出现发热、咳嗽等疑似症状的，须立即报告并居家隔离，不得进入办公场所；（二）确诊后按规定流程上报，隔离期间工资照常发放；（三）部门主管需每日追踪员工健康状况，必要时配合疾控部门调查。第十五条病假证明管理：（一）证明材料须包含医疗机构名称、医生签名、日期、联系方式及诊断结论；（二）电子证明需通过官方认证平台获取，纸质证明需加盖骑缝章；（三）人力资源部定期抽查证明真实性，异常情况移交法务部处理。第十六条长期缺勤异常监控：（一）连续缺勤超过X天的，启动异常核查程序，由人力资源部联合财务、医务等部门联合评估；（二）发现疑似虚报的，要求补交完整证明，经查实后按旷工处理；（三）长期缺勤员工需每月提交康复进展，必要时调整岗位或解除劳动合同。第十七条病假工资发放规范：（一）正常病假工资不低于当地最低工资标准的X%；（企业累计支付月数不超过X个月，超出部分按法定标准发放）；（三）财务部每月X日前完成病假工资核算，人力资源部复核后支付。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）每年X月由人力资源部牵头组织制度评估，结合法规变化调整条款；（二）重大人事政策调整、集团母公司要求变更时，30日内完成制度修订；（三）修订后的制度须在OA系统发布，全员签署电子确认函。第十九条风险识别预警机制：（一）每月X日人力资源部汇总缺勤数据，分析异常趋势（如某部门连续缺勤率>X%）；（二）建立缺勤预警等级：一般风险（连续缺勤>5天）、重点风险（医疗期争议）、重大风险（传染病集中爆发）；（三）风险信息同步抄送公司领导及相关部门负责人。第二十条合规审查机制：（一）将因病缺勤管理嵌入以下业务节点：1.劳动合同签订时明确病假条款；2.每月工资发放前完成病假合规性审核；3.医疗期使用前需人力资源部备案；（二）未经合规审查的缺勤申请不予审批，违规审批责任倒查至审批人。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险：由部门主管发起谈话提醒，形成书面记录；（二）重大风险：启动应急响应，人力资源部、医务室、法务部组成专项小组，48小时内提交处置方案；（三）涉及劳动争议的，按“调解-仲裁-诉讼”三级程序处理，确保程序合法。第二十二条责任追究机制：（一）员工违规行为：虚报病假按旷工处理，情节严重解除劳动合同；（二）主管违规行为：审批不审慎的取消年度评优资格，造成损失的按管理失职追责；（三）建立违规案例库，每季度在部门会议上通报。第二十三条评估改进机制：（一）每年X月由领导小组组织对制度有效性评估，指标包括：缺勤合规率、医疗期争议率、员工满意度；（二）评估结果作为部门绩效考核的重要依据；（三）评估中发现的流程缺陷需在X个月内完成优化。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）公司领导层需在季度会议上听取XX专项管理报告；（二）设立“因病缺勤专项联络员”制度，各部门指定专人负责信息传递；（三）重大疫情或公共卫生事件期间，临时成立应急指挥部，由分管领导挂帅。第二十五条考核激励机制：（一）部门年度考核指标包含：缺勤记录完整率（>98%）、病假合规率（>95%）；（二）员工个人绩效考核中设置“合规履职”加分项，对主动上报风险行为的员工给予奖励；（三）每年评选“XX管理标杆部门”，给予X万元专项改进基金。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层培训：每半年组织合规履职培训，考核不合格的取消分管权限；（二）员工培训：新员工入职时必须学习本制度，每年X月开展线上知识竞赛；（三）制作《XX管理操作手册》，随制度发布同步下发。第二十七条信息化支撑：（一）升级OA系统缺勤模块，实现：1.移动端扫码打卡，实时定位就医医院；2.医疗证明OCR自动识别，留存电子档案；3.风险预警自动推送，触发分级响应；（二）与医保平台对接，验证就医真实性。第二十八条文化建设：（一）每年X月举办“关爱员工健康月”活动，普及疾病预防知识；（二）发布《XX合规行为准则》，要求员工签署承诺书；（三）设立匿名风险举报通道，对举报核实者给予奖励。第二十九条报告制度：（一）月度报告：人力资源部汇总数据，次月X日前报送公司领导及母公司（如适用）；（二）季度报告：增加趋势分析及改进建议