企事业单位档案管理日常操作

企事业单位档案管理日常操作一、档案的收集与初步整理：源头把控，确保齐全档案管理的首要环节是确保应归档文件材料的完整收集。这不仅是后续一切管理工作的基础，更是维护档案真实性与系统性的前提。（一）明确收集范围与责任各部门应根据单位档案管理规定及相关行业标准，明确本部门在各项工作中形成的、具有保存价值的文件材料范围，包括但不限于各类决议、纪要、合同、报告、请示、批复、凭证、图纸、声像资料等。需指定专人或兼职档案员负责本部门文件材料的初步积累、筛选与定期向档案管理部门（或档案员）移交。档案管理部门则需主动与各业务部门沟通，了解其工作动态与文件产生规律，指导并督促其做好收集工作。（二）把握收集时限与要求日常文件材料的收集应及时，避免拖延导致文件散失或遗漏。对于常规性事务文件，一般应在办理完毕后的规定期限内完成收集；对于专项工作或阶段性工作形成的文件，应在工作结束后及时整理归档；对于一些具有时效性或周期性的文件，也需按其规律按时收集。移交时，移交双方需共同核对文件材料的数量、页数等，并履行签字手续，确保责任清晰。（三）初步审核与登记档案管理部门在接收文件材料时，需进行初步审核。审核内容包括：文件材料是否属于归档范围、是否完整成套、手续是否齐全（如签字、盖章等）、是否为原件（特殊情况复印件需注明原因并加盖公章）。审核无误后，应对接收的文件材料进行初步登记，记录其来源、数量、接收日期等基本信息，为后续整理工作打下基础。二、档案的规范化整理：科学分类，有序排列收集到的档案材料往往是零散的，需要通过系统化、规范化的整理，使其成为有序的、便于管理和利用的档案实体。整理工作是档案管理的核心技术环节，直接影响档案的质量与利用效率。（一）制定并执行分类方案档案分类是整理工作的第一步，应遵循科学性、实用性和可扩展性原则。各单位应根据自身性质、规模及业务特点，制定适合本单位的档案分类方案。常见的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，或几种方法的结合使用（如年度-组织机构-问题）。分类方案一旦确定，应保持相对稳定，确需调整时需有充分理由并做好相应的衔接工作。（二）确定保管期限依据国家或行业档案保管期限表，并结合本单位实际，对每一份（或每一组）文件材料划定其保管期限，通常分为永久、定期（如长期、短期，或按具体年限划分）。划分保管期限时，需综合考虑文件材料的现实效用、历史价值、法律依据等因素，确保准确无误。（三）组卷（件）与排列编目1.组件（卷）：对于以“件”为单位整理的档案（目前文书档案多采用此方式），一般以每份文件为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，原件与复印件为一件（复印件在前，原件在后，或反之，需统一规定）。对于一些特殊载体或篇幅过大的文件，可单独成件或组合成件。若采用“卷”为单位，则需将相关联的若干文件组合成一卷。2.排列：在同一类目、同一保管期限内，文件材料可按事由结合时间、重要程度或作者等顺序进行排列。例如，同一问题的请示与批复，批复在前，请示在后；同一文件的不同稿本，定稿在前，草稿在后。3.编目：*编号：对整理好的档案进行系统化编号，如档号的编制。档号应具有唯一性和可追溯性，通常包含全宗号、年度、保管期限、机构（或问题）、顺序号等要素，具体结构需符合相关标准。*著录：按照档案著录规则，对每一件（或每一卷）档案的核心信息进行记录，形成条目。著录项通常包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限、分类号、主题词（或关键词）等。这些信息是编制检索工具和实现计算机管理的基础。*装盒（装卷）：将单份文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊各项内容（如全宗名称、年度、保管期限、起止件号、盒号等）。若是案卷，则需填写卷内文件目录、备考表，并装订成册，填写案卷封面、卷脊。三、档案的保管与保护：安全第一，延长寿命档案保管是档案管理日常工作中一项长期而细致的任务，其目的是维护档案的实体安全与信息安全，最大限度地延长档案的寿命。（一）库房管理与“八防”措施档案库房是档案存放的核心区域，其环境条件对档案的保存至关重要。应严格控制库房的温湿度（通常温度宜控制在一定范围，相对湿度亦然，需参考专业标准），避免剧烈波动。库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。例如，配备必要的消防器材并定期检查，安装防盗门窗和监控设备，使用防虫药剂（需安全、有效、对人体无害），保持库房清洁卫生，避免阳光直射和有害气体侵蚀。（二）档案实体的日常维护档案入库后，需按档号顺序排放于档案柜中，柜内文件应保持直立、整齐，避免挤压。定期对档案进行清点核对，确保账物相符，发现问题及时处理。对于破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复或复制。修复工作需由专业人员或在专业指导下进行，采用符合档案保护要求的材料和方法。同时，要建立档案库房管理制度，规范人员进出、档案存取流程，非档案管理人员未经许可不得擅自进入库房。（三）特殊载体档案的保管对于照片、录音录像带、光盘、磁盘等特殊载体档案，其保管要求更为特殊。需配备专用的存储设备（如防磁柜、恒温恒湿柜），控制适宜的温湿度和光照条件，避免磁场干扰。对于电子档案，除了存储介质的物理保护外，更要注重数据备份、迁移与长期可读性维护，定期检查数据完整性，及时转换过时的存储格式和读取设备。四、档案的利用服务：活化资源，发挥价值档案的最终目的在于利用。提供高效、便捷的档案利用服务，是档案管理工作价值的体现，也是满足单位各项工作查考、研究、决策等需求的关键。（一）健全利用制度与流程应建立健全档案利用制度，明确利用范围、利用方式、审批权限和保密要求。档案利用一般需履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的档号、题名、借阅人、借阅日期、预计归还日期、用途等信息。对于重要档案或涉密档案的借阅，需经单位相关领导批准。利用者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄（特殊情况需批准）。（二）提供多样化利用方式根据利用需求和档案类型，可提供多种利用方式。传统的有档案原件借阅、查阅；为保护原件，可优先提供复印件、复制件或缩微品。随着信息化建设的推进，电子档案的在线查阅、检索已成为主要趋势，应积极建设和完善档案管理系统，提供便捷的检索工具（如目录检索、全文检索），提高利用效率。同时，可根据需要编制档案目录、索引、汇编、专题资料等二次、三次加工产品，主动提供利用。（三）做好利用登记与反馈对档案利用情况进行详细登记，包括利用人次、利用档案数量、利用目的、利用效果等。这不仅有助于掌握档案利用规律，评估档案价值，也为后续档案收集、整理工作的改进提供依据。同时，应积极收集利用者的反馈意见，不断优化利用服务。（四）严格遵守保密纪律档案利用过程中，必须严格遵守国家及单位的保密规定，确保涉密档案的安全。对于利用中产生的涉密信息，利用者负有保密责任。档案管理人员在提供利用服务时，也需增强保密意识，严格把关。五、档案的鉴定与处置：动态管理，去芜存菁档案并非永久保存，随着时间的推移和环境的变化，部分档案的保存价值会发生变化。因此，对档案进行定期鉴定，并根据鉴定结果进行相应处置，是档案管理日常工作中不可或缺的环节。（一）定期鉴定与价值重估根据档案保管期限表，结合单位实际情况，应对已到保管期限的档案进行价值鉴定。鉴定工作应由单位档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员、档案专业人员及单位领导组成鉴定小组共同进行。鉴定结果包括：确无保存价值的档案予以销毁；仍有保存价值的档案，重新划定保管期限。（二）规范销毁与移交程序对于经鉴定确需销毁的档案，必须严格按照规定程序进行。要编制《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的档号、题名、数量、形成年度、保管期限等信息，报单位领导批准后执行。销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字，注明销毁日期和方式。严禁个人私自销毁档案。对于具有永久保存价值的档案，或按照规定需向国家综合档案馆移交的档案，应在适当时候办理移交手续。六、档案管理的日常监督与改进：持续优化，提升效能档案管理日常操作是一项系统工程，需要常抓不懈，并在实践中不断总结与完善。（一）制度建设与人员培训应根据国家法律法规及行业标准，结合单位发展实际，不断健全和完善内部档案管理制度体系，确保各项操作有章可循。同时，加强对档案管理人员及各部门兼职档案员的业务培训，提升其专业素养和操作技能，增强档案意识和保密观念。（二）信息化与技术应用积极推进档案管理信息化建设，是提升管理效率和服务水平的必然趋势。应选择合适的档案管理软件，逐步实现档案的数字化采集、著录、存储、检索、利用和管理。同时，关注档案管理新技术、新材料的发展与应用，如区块链技术在档案溯源与防伪中的应用，新型耐久材料在档案修复与包装中的使用等，以科技手段赋能档案管理。（三）定期自查与总结档案管理部门应定期对本单位档案管理日常操作情况进行自查，检查各项制度的执行情况、档案整理的规范性、库房管理的安全性、利用服务的满意度等，及时发现问题，分析原因，并采取有效措施加以改进。年终进行工作总结，积累经验，为下一年度工作的开展提供借鉴。总而言之，企事业单位档案管理日常操