康复中心档案管理制度

康复中心档案管理制度第一章总则第一条为规范康复中心档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及行业规范，结合本中心实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称档案，是指康复中心在医疗康复、教学科研、行政管理、人事管理、财务管理、基本建设等各项工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条档案工作是康复中心重要的基础性工作，全体员工均有保护档案的义务。康复中心档案管理遵循统一领导、分级负责、集中保管、便于利用的原则。第二章管理机构与职责第四条康复中心设立档案管理领导小组，由中心负责人任组长，相关科室负责人为成员，负责统筹规划、组织协调中心的档案工作。第五条综合管理部门是档案工作的归口管理部门，负责指导、监督和检查各科室的档案形成、积累、整理和归档工作，并集中保管中心各类档案。第六条各科室应指定专人（兼职档案员）负责本科室业务范围内形成的文件材料的收集、整理、初步审核和向综合管理部门移交归档。兼职档案员应保持相对稳定。第七条档案管理专职人员及兼职档案员应具备良好的政治素质和专业素养，认真履行职责，努力学习档案业务知识，不断提高管理水平。其主要职责包括：1.贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策；2.制定和完善中心档案管理各项规章制度；3.负责中心各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作；4.指导和督促各科室做好文件材料的形成、积累和预归档工作；5.组织档案业务培训，提高全员档案意识和业务能力；6.维护档案的完整与安全，防止档案损毁、丢失和泄密。第三章档案的分类与归档范围第八条康复中心档案主要分为以下类别：1.患者康复档案类：包括患者基本信息、病情评估、康复计划、治疗记录、康复评定、出院（转介）记录等；2.行政管理类：包括中心设立、章程、规章制度、会议纪要、工作计划、总结、请示、批复、对外交往等文件材料；3.医疗业务类：包括医疗技术规范、诊疗方案、质量控制、继续教育、科研项目、学术活动等材料（不含患者个人康复档案）；4.人事管理类：包括员工招聘、录用、培训、考核、奖惩、职称、薪酬、离职等材料；5.财务管理类：按照国家财经法规规定应归档的财务凭证、账簿、报表等材料；6.基建档案类：包括中心房屋建设、维修改造等工程项目的相关文件材料；7.设备档案类：包括各类康复设备、办公设备的购置、安装、使用、维修、报废等材料；8.声像档案类：包括反映中心重要活动、人物、事件的照片、录音、录像等材料；9.其他具有保存价值的档案材料。第九条各科室应根据上述分类及本部门实际工作情况，明确具体的归档范围和保管期限（永久、长期、短期），报综合管理部门审核备案。第四章档案的收集、整理与归档第十条收集：各科室兼职档案员应及时收集本科室在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，确保材料的齐全、完整。对于重要会议、重大活动，应指定专人负责材料的收集。第十一条整理：归档材料应按照档案管理规范进行系统整理。1.排序：按照文件材料形成的时间顺序或逻辑关系进行排列；2.编目：对每份文件材料进行编号，填写卷内目录；3.装订：采用规范的装订方式，做到整齐、牢固；4.拟写案卷标题：简明扼要地反映案卷内容。患者康复档案应按照《病历书写基本规范》及相关康复医疗规范进行整理，确保其规范性和连续性。第十二条归档：1.各科室形成的文件材料，一般应在次年第一季度前完成整理并向综合管理部门归档；2.基建、设备等项目档案，应在项目竣工验收后三个月内完成归档；3.患者康复档案在患者结束康复治疗（或出院）后，由相关科室整理完毕，在规定时间内移交综合管理部门归档；4.归档时应填写《档案移交清单》，双方签字确认，一式两份，各执一份。第五章档案的保管第十三条档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十四条档案装具（档案柜、档案盒等）应符合国家标准，整齐排列，便于存取。不同类别、不同保管期限的档案应分区存放。第十五条严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。第十六条档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。第十七条档案保管期限已满的，由综合管理部门会同相关科室进行鉴定。对确无继续保存价值的档案，应按照规定的程序报中心档案管理领导小组批准后，进行销毁，并做好销毁记录。严禁个人私自销毁档案材料。第六章档案的利用与借阅第十八条档案利用应遵循“为中心发展服务、为业务工作服务”的原则，严格遵守国家有关保密规定和中心档案管理规章制度。第十九条查阅权限：1.中心内部人员因工作需要查阅一般档案，须经本科室负责人同意，到综合管理部门办理查阅手续；查阅重要或涉密档案，须经中心分管领导批准。2.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信及本人有效证件，经中心分管领导批准。3.患者本人或其授权代理人查阅其本人康复档案，应按照《医疗机构病历管理规定》办理相关手续。第二十条借阅规定：1.查阅档案一般在指定的阅档室进行。确因工作需要借出档案的，须经综合管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。2.档案借阅期限一般不超过一周，确需延长的，应办理续借手续。3.借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得转借、复制（经批准的除外）、拍摄、公布档案内容。4.归还档案时，档案管理人员应认真核对，确认无误后方可收回。第二十一条查阅、复制、摘录档案内容，须经档案管理部门同意。复制件须由档案管理人员加盖档案证明章。第二十二条严禁利用档案从事违法违纪活动。对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应严格保密。第七章档案的信息化管理第二十三条积极推进档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。建立健全电子档案管理制度，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。第二十四条电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节，应符合国家有关电子文件管理的规范要求。电子档案与纸质档案具有同等效力。第二十五条档案管理系统应具备完善的权限控制、日志记录、数据备份和恢复功能。定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失或损坏。第二十六条涉密档案的信息化管理，应严格遵守国家保密法律法规，采取相应的保密技术措施。第八章责任追究第二十七条对在档案工作中做出显著成绩的科室和个人，康复中心予以表彰和奖励。第二十八条对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.不按规定收集、整理、归档，造成档案材料丢失、损毁的；2.擅自涂改、抽取、伪造、损毁、销毁档案材料的；3.违反档案保密规定，泄露档案