造价咨询企业档案管理制度

造价咨询企业档案管理制度一、总则档案管理是造价咨询企业经营管理活动中不可或缺的基础性工作，是企业积累经验、规避风险、提升核心竞争力的重要保障。为规范公司档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度所称档案，是指公司在从事造价咨询业务及其他各项经营管理活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。公司档案工作实行统一领导、分级管理、专人负责的原则，确保档案管理工作规范有序进行。各部门及全体员工均有保护公司档案的义务。二、档案管理机构与职责公司综合管理部门（或指定专门部门，下同）是档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和监督全公司的档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和方针政策；2.制定和完善公司档案管理规章制度，并组织实施；3.负责公司各类档案的集中统一管理，包括接收、整理、保管、统计、利用和销毁等；4.指导和督促各业务部门及项目组做好档案的形成、收集、整理和预归档工作；5.组织档案管理业务培训，提升员工档案管理意识和技能；6.维护档案管理系统（若有）的正常运行。各业务部门负责人是本部门档案管理的第一责任人，应指定专人（可兼职）负责本部门日常工作中形成的档案材料的收集、整理、初步审核和向综合管理部门移交。项目经理是项目档案管理的直接责任人，负责项目实施过程中各类文件材料的及时收集、规范整理和完整提交，确保项目档案的真实性、准确性和完整性。三、档案的形成与收集档案的形成应遵循真实、准确、规范的原则。公司员工在各项业务活动中，应及时、规范地形成和办理文件材料，确保文件材料的质量。项目档案材料的收集范围主要包括但不限于：1.委托咨询合同及相关补充协议、中标通知书；2.项目立项批复、可行性研究报告、初步设计文件及审批意见；3.招标文件（含工程量清单、招标控制价）、答疑文件、投标人投标文件（副本或关键页复印件）；4.施工图纸、图纸会审记录、设计变更、工程洽商记录、现场签证；5.各类造价咨询成果文件（如投资估算、设计概算、施工图预算、工程量清单计价、竣工结算审核报告等）及其编制说明、计算底稿、三级复核记录；6.会议纪要、往来函件、现场勘查记录、询价记录、材料设备价格确认单等；7.与项目相关的法律法规、政策性文件、标准规范等；8.其他对项目有参考价值或凭证作用的文件材料。文件材料的收集应及时进行，确保不遗漏。项目负责人应在项目完成后（或按阶段）组织项目组成员对项目文件材料进行系统收集和梳理。各部门应定期（如每月或每季度）对本部门形成的非项目类管理文件、行政文件、财务文件、人事文件等进行收集整理。四、档案的整理与归档档案整理应遵循“遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则。归档文件材料应符合以下要求：1.纸张规格统一，一般为A4幅面，若为其他幅面应折叠或粘贴整齐；2.字迹清晰、耐久，手写应使用蓝黑或碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料；3.复印件应注明原件保管处及复印日期，并由复印人签字；4.外文材料应附有中文译本；5.电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与纸质文件内容一致（若规定双套制）。档案整理步骤一般包括分类、编号、排列、编目、装订（或装盒）。1.分类：可按项目类别、年度、业务性质等进行一级分类，项目类档案可在项目内按文件形成阶段或文件类型进行二级分类。2.编号：应制定科学合理的档案编号规则，确保每一份（卷）档案都有唯一的标识。编号应反映档案的分类信息。3.排列：同一类别或项目的文件材料，应按照形成时间顺序或逻辑关系进行系统排列。4.编目：填写卷内文件目录、备考表等，编制档案检索工具，如案卷目录、全引目录等，方便档案查找利用。5.装订/装盒：纸质文件应去除金属物，采用线装或胶装等方式装订成册，装入规范的档案盒，并填写档案盒封面、脊背信息。项目完成后，项目经理应在规定期限内（如项目成果交付后一个月内）将整理完毕的项目档案连同《档案移交清单》一并移交至综合管理部门归档。综合管理部门档案管理员应对接收的档案进行检查验收，符合要求的予以接收，并办理交接手续。非项目类档案，由各部门指定人员定期整理后移交综合管理部门归档。五、档案的保管与保护综合管理部门应设置专门的档案库房或档案柜，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等设施设备，确保档案实体安全。档案库房应保持清洁、干燥、通风，严禁存放易燃易爆、易腐蚀等危险品。建立档案库房管理制度，严格执行档案入库、出库登记手续。非档案管理人员未经许可不得擅自进入档案库房。档案管理人员应定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。电子档案的保管应符合国家相关规定，采用可靠的存储介质和备份策略，定期进行数据备份和校验，防止数据丢失或损坏。涉密电子档案的保管应采取更为严格的保密措施。六、档案的利用与保密公司档案主要供公司内部工作需要查阅利用。查阅档案必须遵守档案管理规定和保密制度，履行必要的审批手续。内部人员查阅非涉密档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可查阅；查阅重要或涉密档案，须报请公司分管领导或总经理批准。外部单位因工作需要查阅公司档案，须持单位有效证明文件及本人身份证明，经公司相关业务部门负责人审核并报请公司分管领导批准后，由档案管理员陪同查阅，原则上不得带出档案阅览室。查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经批准，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案证明章。档案利用者应对查阅内容严格保密，不得向无关人员泄露。涉密档案的查阅、复制、传递应严格遵守国家及公司保密规定。查借阅的档案应按期归还。档案管理员应对归还的档案进行检查，确认无误后方可入库。七、档案的鉴定与销毁对于已超过保管期限的档案，由综合管理部门会同相关业务部门组成档案鉴定小组进行鉴定。经鉴定仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；确无保存价值的档案，应登记造册，提出销毁意见，报公司总经理批准后，由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。严禁个人私自销毁档案材料。对于涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，即使已到保管期限，销毁前也须严格评估，确保信息安全，销毁过程应符合保密规定。八、电子档案管理电子档案的管理应与纸质档案管理同步规划、同步实施。公司鼓励采用信息化手段进行档案管理。电子文件的形成、收集、整理、归档应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案应采用符合长期保存要求的存储格式，并进行异地备份和离线备份。定期对电子档案的存储介质进行检测和维护，确保数据可读。电子档案的查阅、复制、传输应采取严格的安全保密措施，防止信息泄露和篡改。九、责任追究对于在档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，公司予以表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄密或擅自销毁档案的，公司将