企业采购流程审批单及材料审核模板

企业采购流程审批单及材料审核模板一、适用范围与应用场景二、操作流程详解步骤1：需求发起与申请单填写责任人：采购需求部门申请人*（需为部门正式员工）操作说明：申请人*根据部门实际需求（如新增设备、耗材补充等），填写《企业采购申请单》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途描述、期望交付时间及供应商初步选择理由。若涉及技术参数要求，需附《技术需求说明书》（如设备采购需明确功能指标、兼容性等）。申请单需经申请人签字确认后，提交至部门负责人进行初审。步骤2：部门负责人初审责任人：需求部门负责人*操作说明：部门负责人*重点审核采购的必要性（是否为部门必需）、预算合理性（是否超出部门年度预算额度）及需求描述的清晰度。审核通过后，在《采购申请单》“部门审核意见”栏签字确认，并标注“同意提交”；若审核不通过，需注明驳回原因（如“预算超标”“需求不明确”），退回申请人*修改后重新提交。步骤3：采购管理部门材料复核责任人：采购管理部门专员*操作说明：收到申请材料后，专员*核对《采购申请单》与附件（技术需求、供应商报价等）的完整性，保证无缺项。对供应商资质进行初步审查：若供应商为企业合格名录内单位，直接进入下一步；若为新供应商，需要求申请人*补充《供应商资质证明》（如营业执照、相关行业资质证书、过往合作案例等）。对采购金额进行复核，确认是否符合企业采购分级审批标准（如5万元以下由采购经理审批，5-10万元由分管副总审批，10万元以上由总经理审批）。复核完成后，形成《采购材料复核表》，随申请单流转至财务部门。步骤4：财务部门预算与合规审核责任人：财务部门审核人*操作说明：财务审核人*重点核查采购预算是否在部门可用额度内，是否存在重复采购、超预算采购等情况。审核资金来源是否合规（如是否为专项预算、是否需提前申请资金调配）。对采购价格的合理性进行评估，要求申请人*提供至少3家供应商的报价单（紧急采购或独家供应商除外），并附《价格比价说明》。审核通过后，在《采购申请单》“财务审核意见”栏签字；若预算不足或价格异常，需标注“建议调整预算”或“要求补充比价资料”，退回采购管理部门协调。步骤5：分级审批决策责任人：按采购金额确定审批人（采购经理/分管副总/总经理）操作说明：小额采购（5万元以下）：由采购经理*根据复核意见及预算情况，审批是否同意采购，并在审批单上签字。中额采购（5-10万元）：由分管采购工作的副总经理*审核，重点评估采购对企业运营的影响及成本效益，签署审批意见。大额采购（10万元以上）：由总经理*最终审批，必要时召开采购评审会，邀请需求部门、采购部、财务部共同参与决策。审批通过后，审批单返回采购管理部门；审批驳回的，需明确原因并终止流程，需求部门可根据意见调整后重新申请。步骤6：采购执行与结果反馈责任人：采购管理部门专员、申请人操作说明：采购管理部门*根据审批结果，向选定供应商发出《采购订单》，明确交付时间、质量标准、付款方式等条款。供应商交付物品/服务后，申请人*需组织部门验收，填写《采购验收单》（注明数量、质量、是否满足需求等），并签字确认。验收通过后，采购管理部门*将《采购订单》《验收单》《发票》（由供应商提供，需注明企业名称及税号）等材料汇总，提交财务部门办理付款。采购完成后3个工作日内，采购管理部门*将全套审批材料（申请单、审核表、订单、验收单等）整理归档，并在采购管理系统中更新采购记录。步骤7：特殊情况处理紧急采购：因生产运营急需（如设备突发故障需立即更换），可由需求部门负责人电话请示分管副总同意后，先行采购，但需在采购完成后24小时内补全审批手续，并注明“紧急采购”原因。供应商变更：若审批后需更换供应商（如原供应商无法按时交付），需重新走供应商资质审核及价格比价流程，经采购管理部门*确认后，报原审批人批准。三、模板表格设计表1：企业采购申请单申请部门申请人*联系方式申请日期采购类别□办公设备□耗材□服务□工程材料□其他：________预算金额￥________元采购内容明细名称：________规格/型号：________数量：________单位：________预估单价：________元资金来源□部门预算□专项预算□其他：________供应商信息名称：________联系人：________电话：________报价：________元期望交付时间________年_月_日用途描述________________________________________________________________________附件清单□技术需求说明书□供应商报价单（至少3份）□资质证明□其他：________申请人*签字____________部门负责人*签字____________采购管理部门意见________________________________________________________________________审核人*：________日期：________财务部门意见________________________________________________________________________审核人*：________日期：________审批意见□同意（采购经理/分管副总/总经理*签字：________日期：________）□驳回（原因：________）表2：采购材料复核表复核项目复核结果说明申请单完整性□完整□不完整（缺项：________）供应商资质□合格□需补充（补充：________）报价数量□≥3家□=1家（原因：________）预算符合性□符合□超预算（金额：________）复核结论□通过□不通过（原因：________）复核人*：________日期：________表3：采购验收单采购订单号____________验收日期________年_月_日采购内容名称：________数量：________规格：________供应商名称验收标准□技术需求说明书□合同约定标准□其他：________验收人员*验收结果□合格□不合格（问题描述：________）部门负责人*处理意见□入库使用□退换货□折价接受□其他：________四、关键注意事项与风险提示材料真实性要求：申请人*需对提交的供应商报价、资质证明等材料的真实性负责，严禁伪造、篡改信息，一经发觉将按企业相关规定处理。预算刚性原则：采购预算一经审批，原则上不得调整；确因需求变更需超预算的，需提交《预算调整申请表》，经财务部门及分管领导*批准后方可执行。审批时限规范：各环节审核人应在收到材料后2个工作日内完成审核（紧急采购除外），逾期未反馈的视为默认通过，由此导致的问题由审核人承担责任。供应商管理：优先从《企业合格供应商名录》中选择合作单位，名录外供应商需通过资质审