行政文件存档及管理办法

通用行政文件存档及管理办法一、适用范围与管理对象本办法适用于企业、事业单位及社会团体等各类组织的行政管理部门，对日常运营中产生的各类行政文件进行全生命周期管理。涵盖的文件类型包括但不限于：管理制度类（如岗位职责、管理规范）、会议纪要类（如办公会、专题会记录）、请示报告类（如工作请示、情况汇报）、合同协议类（如行政服务合同、采购协议）、人事管理类（如员工名册、入职离职材料）、证照资质类（如营业执照、许可证件）及其他具有保存价值的行政文书。电子文件与纸质文件均纳入管理范畴，保证文件信息的完整性、可追溯性及安全性。二、行政文件全流程管理步骤（一）文件收集与初步整理明确收集责任：各部门为文件收集的第一责任人，指定专人（如部门文员*）负责本部门行政文件的日常收集，保证文件内容完整、格式规范（如正式文件需加盖部门公章或签字确认）。收集范围与时间：即时性文件：如会议通知、工作请示，应在文件形成后2个工作日内提交至行政部；阶段性文件：如月度工作总结、季度报告，应在次月5日前完成收集；年度性文件：如年度工作计划、资质年审材料，应在次年1月15日前完成收集。初步筛选：行政部对接收文件进行初步审核，剔除重复、无效（如草稿、临时便签无留存价值的）文件，对内容不完整或格式不规范的文件，退回原部门补充完善。（二）文件分类与编号分类标准：采用“年度-部门-文种”三级分类法，保证分类逻辑清晰、便于检索。例如：2024年度-行政部-会议纪要；2023年度-人力资源部-员工名册；2024年度-财务部-采购协议。编号规则：文件编号统一为“部门代码-年份-序号”格式，部门代码由行政部统一制定（如“XZ”代表行政部、“RL”代表人力资源部），年份为文件形成年度，序号按当年同类文件流水号编制（从001开始）。示例：XZ-2024-001（2024年行政部第1号文件）。分类登记：行政部建立《行政文件分类目录表》（详见模板一），实时记录文件名称、编号、形成日期、页数、密级等信息，保证分类与编号一一对应。（三）文件归档与移交归档时限：每月25日前，行政部完成当月收集文件的整理、编号及归档工作；年度文件应在次年1月31日前完成全年归档。归档要求：纸质文件：使用档案盒统一存放，档案盒外标注“年度-部门-文种-起止编号”（如“2024-行政部-会议纪要-XZ-2024-001至020”），盒内附《文件归档清单》（详见模板二），列明文件名称、编号、页数、存放位置等；电子文件：存储于指定服务器或云盘，建立与纸质文件对应的电子目录，文件命名规则与纸质编号一致，定期进行备份（每月1次，备份介质包括移动硬盘及云端存储）。移交交接：文件归档时，由行政经办人与档案管理员办理交接手续，填写《文件归档交接登记表》（详见模板三），双方签字确认后存档备查。（四）文件保管与维护存放环境：纸质档案存放于专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、除湿机、档案柜），温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案存储服务器应设置访问权限，定期进行病毒查杀（每周1次）。保管期限：根据文件价值划分保管期限，分为永久（如公司章程、重要资质文件）、长期（10年以上，如年度工作总结、重要合同）、短期（3-5年，如日常通知、会议草稿）。行政部每年末对保管期限进行复核，调整至期文件清单。定期检查：档案管理员每季度对纸质档案进行清点，检查是否有损坏、丢失；每半年对电子档案进行备份有效性测试，保证文件可正常读取。发觉问题及时上报并处理，填写《档案检查记录表》（详见模板四）。（五）文件借阅与利用借阅权限：根据文件密级划分借阅权限，一般文件（如通知、会议纪要）经部门负责人签字后可借阅；重要文件（如合同、人事材料）需经行政负责人审批；涉密文件（如未公开资质、战略规划）需经总经理*批准，且原则上仅限档案室内查阅，不予外借。借阅流程：借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板五），注明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限（一般不超过3个工作日）；按权限审批后，档案管理员核对文件信息，办理借阅登记；借阅人应在规定期限内归还，归还时档案管理员检查文件完整性，无误后注销借阅记录。保密要求：借阅人不得擅自复制、涂改、外传文件，确需复制的，需经审批并在《文件复制登记表》（详见模板六）中记录复制份数及用途。（六）文件鉴定与销毁鉴定组织：保管期限届满的文件，由行政部牵头，组织法务部、相关业务部门组成鉴定小组，对文件价值进行评估，确认是否销毁。销毁审批：经鉴定需销毁的文件，填写《文件销毁审批表》（详见模板七），列明文件名称、编号、保管期限、销毁原因，经行政负责人、总经理审批后，方可销毁。销毁执行：纸质文件采用碎纸机销毁，由2名以上人员共同监销，监销人签字确认《文件销毁记录表》（详见模板八）；电子文件进行彻底删除（低级格式化或物理销毁存储介质），避免数据恢复。三、常用管理模板与表单模板一：行政文件分类目录表序号文件名称文件编号形成日期页数密级保管期限存放位置备注12024年第一次办公会议纪要XZ-2024-0032024-01-155普通10年档案柜A12员工考勤管理制度（2024版）XZ-2024-0052024-02-208重要永久档案柜B2模板二：文件归档清单年度：2024年部门：行政部文种：会议纪要起止编号：XZ-2024-001至010序号文件名称形成日期页数归档人归档日期检查人1年度工作部署会议纪要2024-01-056张*2024-01-28李*2行政费用审核会议纪要2024-01-124张*2024-01-28李*模板三：文件归档交接登记表交接日期文件名称数量（页/份）归档人接收人交接备注2024-01-28行政部2024年1月会议纪要45张*王*共10份，编02-25人力资源部员工名册30刘*王*共1份，永久保管模板四：档案检查记录表检查日期检查人检查范围发觉问题处理结果2024-03-15李*档案室纸质档案档案柜A3层湿度超标（65%）启用除湿机，调整至58%2024-06-20赵*电子服务器2024年4月备份文件异常重新备份，修复存储故障模板五：文件借阅申请表借阅人部门借阅日期文件名称文件编号借阅用途归还日期部门负责人签字陈*财务部2024-04-102023年采购协议CG-2023-005审计核对2024-04-12周*吴*市场部2024-04-12年度工作计划XZ-2024-002制定部门方案2024-04-15郑*模板六：文件复制登记表复制日期复制人文件名称文件编号复制份数复制用途审批人2024-05-08孙*员工考勤制度XZ-2024-0052部门培训李*2024-05-10马*办公场地租赁合同ZL-2023-0121法律备案李*模板七：文件销毁审批表申请部门行政部申请日期2024-07-10文件名称2022年日常通知文件编号TZ-2022-001至050保管期限3年已保管年限2年销毁原因保管期限届满，无继续保存价值鉴定小组意见同意销毁（签字：张、刘、赵*）行政负责人意见同意销毁（签字：李*）总经理意见同意销毁（签字：钱*）模板八：文件销毁记录表销毁日期监销人销毁文件名称销毁数量（页/份）销毁方式备注2024-07-15王、周2022年日常通知120碎纸机销毁共50份，编号001-050四、管理规范与风险防控责任落实：行政部为文件存档管理的归口部门，设专职档案管理员1名（王*），负责文件的日常管理；各部门负责人为本部门文件管理的第一责任人，保证文件收集及时、内容真实。培训机制：每年组织1次文件管理培训，内容包括本办法、分类编号规则、保密要求等，提升全员文件管理意识，培训记录需存档。违规