单位档案存档管理制度

PAGE单位档案存档管理制度一、总则（一）目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门形成的各类档案的存档管理，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则本单位档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映本单位各项工作的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应全面、系统地记录本单位各项工作的过程和结果，确保档案的完整性和系统性。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，确保档案信息的安全。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率，为单位各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善本单位档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本单位各类档案。3.负责对本单位各部门档案工作进行指导、监督和检查。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化和网络化。5.负责档案的安全管理，确保档案的实体安全和信息安全。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整和准确。2.负责建立本部门档案目录和索引，便于档案的查阅和利用。3.协助综合档案室做好档案的鉴定、统计和销毁等工作。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案的丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.本单位与外单位签订的合同、协议、项目文件等。3.需要归档保存的各类会议文件、记录、纪要等。4.本单位工作人员形成的个人业务档案、科研成果、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循档案形成规律，保持文件材料之间的有机联系，按照一定的分类标准进行整理。3.对收集到的档案材料应进行初步审核，确保档案内容真实、准确、完整，手续完备。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立项目档案卷内目录和备考表。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行分类整理，建立档案目录和索引。4.财务档案按照会计档案管理办法进行分类整理，建立会计档案目录和索引。5.业务档案按照业务类型、项目阶段等进行分类整理，建立业务档案目录和索引。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具，确保档案的安全存放。2.档案装具应按照档案分类编号顺序排列，便于查找和管理。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本单位具有重要历史价值和长远利用价值的文件材料；长期保管的档案主要包括本单位在一定时期内具有查考利用价值的文件材料；短期保管的档案主要包括本单位在较短时间内需要查考利用的文件材料。3.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定和本单位实际情况进行确定。（四）档案的清点与核对1.综合档案室应定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量准确、完整。2.对档案的清点和核对情况应进行记录，发现问题及时处理。（五）档案的安全保护1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等，确保档案的实体安全。2.建立健全档案信息安全管理制度，采取有效的技术措施，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，确保档案管理工作的安全进行。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合本单位实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，分析其内容和形式，确定其价值。2.综合鉴定法结合档案的形成背景、保管期限、利用情况等因素，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，报单位领导审批。2.档案销毁应编制销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限等内容。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时清理，确保档案库房的整洁和安全。六、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管以及利用情况。3.档案鉴定和销毁情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的各项数据进行记录和统计。2.利用档案管理软件，对档案信息进行自动化统计和分析。（三）统计报表1.综合档案室应定期向上级主管部门和本单位领导报送档案统计报表，反映档案管理工作的基本情况和工作成果。2.档案统计报表应数据准确、内容完整、报送及时。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本单位档案管理制度。2.方便快捷原则。档案利用应简化手续，提高效率，为利用者提供优质服务。3.安全保密原则。档案利用应确保档案信息的安全，防止档案信息的泄露和滥用。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅、借阅本单位档案，应按照法律程序办理相关手续。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅本单位档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅的目的、范围和期限等内容，经本单位领导批准后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。3.司法机关、行政机关查阅、借阅本单位档案，应出具相关法律文书，经本单位领导批准后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。（四）利用方式1.查阅利用者可在综合档案室查阅档案，查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅利用者如需借阅档案，应填写档案借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、期限等内容，经综合档案室负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，