档案电子档管理制度

PAGE档案电子档管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案电子档的管理，确保档案电子档的真实、完整、安全和有效利用，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案电子档的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案电子档实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规，采取有效措施确保档案电子档的安全保密，防止信息泄露。3.方便利用原则：优化档案电子档管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案电子档的定义与分类（一）定义档案电子档是指公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的以电子形式存在的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。（二）分类1.行政管理类：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政事务等相关电子档。2.业务经营类：涵盖市场营销、销售合同、采购订单、生产记录、财务报表、审计报告等业务活动中产生的电子档。3.技术研发类：涉及产品设计图纸、技术方案、实验数据、专利文件、技术研发项目文档等电子档。4.客户服务类：包含客户信息、服务记录、投诉处理文档、客户反馈等电子档。5.其他类：如公司荣誉证书、资质证明、对外宣传资料等电子档。三、档案电子档的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门档案电子档的收集工作，确保在工作活动中形成的各类档案及时、准确地归档。2.对于通过电子邮件、即时通讯工具等渠道产生的重要档案电子档，相关人员应及时转发或保存至指定的档案存储位置。3.在项目结束或工作任务完成后，项目负责人应及时将项目过程中形成的档案电子档进行整理并移交至档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门对收集到的档案电子档进行统一整理，按照分类标准进行分类编号。2.对每份档案电子档进行命名，命名应遵循简洁明了、准确反映档案内容的原则，一般采用“年度+类别+标题”的格式。3.建立档案电子档目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息，以便于查询和管理。4.对档案电子档中的重复文件进行清理，确保档案的唯一性和准确性。四、档案电子档的存储与保管（一）存储方式1.公司应配备专门的档案电子档存储设备，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等，确保档案存储的安全性和可靠性。2.采用异地存储的方式，将重要档案电子档备份至不同地理位置，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。3.鼓励使用云存储服务，但应选择具有良好信誉和安全保障的云服务提供商，并签订详细的服务协议，明确双方的权利和义务。（二）存储环境1.档案电子档存储设备应放置在安全、干燥、通风的环境中，避免受到高温、潮湿、磁场等因素的影响。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行，及时发现并处理潜在的安全隐患。（三）保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案电子档的保管期限，一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。2.对于保管期限已满但仍有参考价值的档案电子档，应继续予以保存；对于确无保存价值的档案电子档，按照规定的程序进行销毁。（四）备份管理1.定期对档案电子档进行备份，备份周期根据档案重要程度和变化频率确定，一般每月或每季度进行一次全量备份，每天进行增量备份。2.备份数据应存储在与原数据不同的存储介质上，并分别存储在不同的地理位置。3.对备份数据进行定期检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。五、档案电子档的检索与利用（一）检索1.建立完善的档案电子档检索系统，通过关键词、分类号、日期等多种检索方式，方便用户快速查找所需档案。2.定期对检索系统进行维护和更新索引，确保检索结果的准确性和及时性。（二）利用1.公司员工因工作需要查阅档案电子档时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案电子档，并做好查阅记录，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案电子档时，应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自复制、下载、传播档案内容。如需复制档案电子档，应另行填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人审批后，按照规定的程序进行复制。4.外单位人员查阅公司档案电子档，应持有单位介绍信，并经公司相关领导批准，档案管理部门应按照公司规定为其提供查阅服务，并做好相关记录。六、档案电子档的安全与保密（一）安全管理1.建立健全档案电子档安全管理制度，明确安全责任，加强对档案存储设备、网络环境、软件系统等方面的安全管理。2.安装防火墙、杀毒软件、入侵检测系统等安全防护软件，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描，及时发现并处理安全威胁。3.对档案电子档存储设备进行加密处理，设置访问密码，并定期更换密码，防止未经授权的访问。4.制定档案电子档安全应急预案，定期进行演练，确保在发生安全事故时能够迅速采取措施，减少损失。（二）保密管理1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感档案电子档进行严格保密。2.对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平，签订保密协议，明确保密责任。3.在档案电子档的查阅、利用过程中，严格执行保密规定，对涉及保密内容的档案应采取相应的保密措施，防止信息泄露。七、档案电子档的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期限已满的档案电子档进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理人员、业务部门代表、技术专家等人员参加。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值、保管期限等因素，对档案电子档进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案电子档，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案电子档，填写《档案销毁申请表》。（二）销毁1.《档案销毁申请表》经公司分管领导审批后，由档案管理部门负责组织实施档案电子档的销毁工作。2.销毁档案电子档时，应采用物理或化学方法进行彻底销毁，确保数据无法恢复。3.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方法等信息，并由监销人员签字确认。八、档案电子档管理的监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案电子档管理监督小组，由公司办公室、审计部门等相关人员组成，负责对档案电子档管理工作进行定期监督检查。2.监督小组应制定监督检查计划，明确检查内容、方式、频率等，确保监督检查工作的有效性。（二）检查内容1.档案电子档管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、存储、保管、检索、利用、安全保密、鉴定销毁等环节。2.档案电子档的完整性、准确性和规范性，检查档案的分类编号、命名、目录等是否符合要求。3.档案存储设备的运行状况和数据备份情况，确保档案数据的安全可靠。4.档案管理人员的工作情况，包括业务能力、工作责任心、保密意识等。（三）问题整改1.监督检查过程中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人