陵园档案管理制度规定

PAGE陵园档案管理制度规定一、总则（一）目的为加强陵园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在陵园建设、运营和管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于陵园管理部门、各业务科室以及与陵园相关的所有部门和人员。（三）档案定义本制度所指档案是陵园在各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：陵园档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映陵园各项活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集和保存陵园在各个方面形成的档案，保证档案的系统性和完整性。4.保密性原则：对涉及陵园机密、个人隐私等重要档案，严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置陵园设立独立的档案管理科，负责陵园档案的综合管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善陵园档案管理制度。2.负责陵园各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。按照档案形成的规律和特点，科学分类，便于管理和查找。3.做好档案的安全保管工作，配备必要的档案保管设施，如档案库房、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全与完整。4.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，如目录、索引、指南等，方便档案的查阅和利用。5.负责档案的鉴定和销毁工作。按照规定的程序，对已失去保存价值的档案进行鉴定，经批准后予以销毁，并做好销毁记录。6.积极开展档案的开发利用工作，为陵园的规划、建设、运营、管理等提供档案信息支持，为社会提供档案查阅服务。7.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和陵园全体员工的档案意识。8.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。三、档案的收集（一）收集范围1.陵园规划建设方面：包括陵园总体规划设计方案、可行性研究报告、土地征用文件、工程建设项目审批文件、招投标文件、施工图纸、竣工验收报告等。2.墓区管理方面：墓位销售合同、墓位使用证、客户信息资料、祭扫记录、墓区维护记录等。3.祭祀活动方面：祭祀活动方案、祭祀用品清单、祭祀现场照片、视频等。4.人事管理方面：员工档案、招聘文件、培训记录、考核材料、奖惩文件等。5.财务管理方面：财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表等。（此处可根据陵园实际业务范围进一步细化补充，如绿化养护档案、安全保卫档案等）（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的档案移交档案管理部门。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，格式规范，签署完备。3.对重要文件的草稿、修改稿、定稿等应一并收集，确保档案的原始性和准确性。（三）收集程序1.档案形成部门在文件材料办理完毕后，应及时进行整理，将符合归档要求的文件材料移交档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行核对，检查档案的完整性和质量，对不符合要求的档案，退回形成部门补充完善。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接，便于保管和利用。（二）分类方法及标准1.采用年度机构保管期限分类法。2.年度：按照文件形成的年度进行划分。3.机构：根据文件形成的部门或机构进行分类。4.保管期限：分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。（三）整理步骤1.区分全宗：以陵园为一个全宗，将不同来源的档案区分开来。2.分类：按照分类方法，将档案分为不同的类别。3.排列：每个类别内的档案按照时间顺序或重要程度进行排列。4.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。5.编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限、密级等内容。6.装订：对纸张破损、大小不一的档案进行修补和折叠，然后进行装订，保持档案的整齐美观。五、档案的保管（一）保管场所及设施1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合档案保管要求，便于档案的存放和查找。3.安装温湿度调控设备，使库房内温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。4.配备消防器材、防盗报警装置、防虫药品等安全防护设备，确保档案库房的安全。（二）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。3.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，延长档案的使用寿命。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）档案的出入库管理1.档案管理人员应建立档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、档号、题名、数量等信息。2.档案出库时，应填写档案借阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可办理出库手续。档案借阅申请表应留存备查。3.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的数量、完整性等，确认无误后办理入库手续。六、档案的利用（一）利用范围1.为陵园内部管理提供决策依据，如查阅规划建设档案、墓区管理档案等，为陵园的发展规划、墓区维护等工作提供参考。2.为客户提供服务，如查阅墓位销售合同、墓位使用证等档案，解答客户疑问。3.满足社会查阅需求，如为历史研究、文化传承等提供相关档案资料。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应按照规定办理借阅手续，并在规定的时间内归还。借阅期间，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。3.出具证明：根据档案利用者的需求，档案管理部门可出具档案证明，证明内容应客观、准确，加盖档案管理部门印章有效。（三）利用审批程序1.内部查阅：由利用部门填写档案查阅申请表，经部门负责人签字后，到档案管理部门查阅。2.借阅：利用部门填写档案借阅申请表，详细说明借阅档案的目的、内容、期限等，经部门负责人审核，报档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。3.对外提供档案：涉及对外提供档案的，应经陵园主管领导批准，并按照国家有关规定办理相关手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则依据国家有关档案鉴定的规定，结合陵园实际情况，对档案的保存价值进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析文书的内容、来源、时间、形式等因素，确定其保存价值。2.定期鉴定：每年定期对档案进行鉴定，对保管期限已满的档案进行重点审查。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档号、题名、日期、保管期限、密级等内容，并由档案鉴定工作小组全体成员签字确认。3.将档案销毁清册报陵园主管领导审批，经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁。4.档案销毁时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。监销人员应在档案销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。5.销毁后的档案销毁清册应永久保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立陵园档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰可读。2.将数字化档案进行分类、命名、标注，建立与纸质档案相对应的电子目录。3.对数字化档案进行存储，存储介质应安全可靠，定期进行备份，防止数据丢失。（三）信息系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档号、题名、日期、保管期限、密级、内容摘要等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现对档案借阅的全程跟踪。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全与保密。只有经过授权的人员才能访问和操作相应的档案信息。5.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）信息安全管理1.建立健全档案信息化安