卫生协管员档案管理制度

PAGE卫生协管员档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生协管员档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为卫生协管工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有卫生协管员档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则所有卫生协管员档案由专门的档案管理部门或指定人员进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映卫生协管员的工作情况，数据准确无误，资料完整齐全。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露，对涉及个人隐私和机密信息的档案严格保密。4.方便利用原则档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率，满足卫生协管工作的实际需求。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善卫生协管员档案管理制度，并组织实施。2.集中管理卫生协管员档案，建立档案目录和索引，确保档案存放有序，便于查找。3.对档案进行定期整理、归档、鉴定、统计等工作，确保档案质量。4.负责档案的安全保管，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保障档案安全。5.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。6.对已超过保管期限的档案，按照规定进行鉴定和销毁。（二）卫生协管员所在部门职责1.负责本部门卫生协管员档案材料的收集、整理和初步审核，确保材料真实、准确、完整。2.及时将整理好的档案材料移交档案管理部门，并协助档案管理部门做好档案管理工作。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和信息。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。4.按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和记录，及时催还借阅档案。5.对档案管理工作中出现的问题及时向领导汇报，并提出改进建议。三、档案内容（一）个人基本信息档案1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、毕业院校、专业、参加工作时间等。2.身份证明材料：身份证复印件等。3.学历学位证书复印件。4.资格证书复印件：如卫生协管员资格证书、相关培训证书等。5.劳动合同或聘用协议。（二）工作业绩档案1.年度工作计划、总结。2.日常工作记录：包括巡查记录、监督检查记录、问题处理记录等。定期对工作记录进行整理和分析，总结工作经验和存在的问题，提出改进措施和建议。3.工作成果证明材料：如获得的表彰奖励证书、工作创新成果材料、解决重大卫生问题的相关资料等。4.业务考核成绩：包括年度考核、专项考核等成绩记录。（三）培训学习档案1.参加各类培训的通知、课程安排、培训教材等。2.培训学习记录：包括培训出勤情况、学习笔记、考试成绩等。3.培训证书及相关证明材料。（四）考核评价档案1.考核评价标准和办法。2.定期考核评价结果记录，包括考核评语、评分等。3.考核评价过程中形成的相关材料，如群众评议、上级评价等。（五）奖惩档案1.获得的奖励文件、证书及相关材料。2.受到的处罚决定、通报及相关材料。（六）其他档案1.与卫生协管员工作相关的其他重要文件、资料、照片、音像等。2.个人提交的重要工作汇报、建议、意见等材料。四、档案收集与整理（一）收集要求1.卫生协管员所在部门应按照档案管理内容要求，及时收集本部门卫生协管员的各类档案材料，确保材料的完整性和及时性。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其真实性、完整性和可读性，并按照规定进行存储和备份。（二）整理流程1.分类：按照档案内容分类标准，对收集到的档案材料进行分类，如个人基本信息档案、工作业绩档案等。2.编号：为每一份档案材料或一组相关档案材料编制唯一的编号，便于管理和查询。3.排列：按照一定的逻辑顺序对档案材料进行排列，如按照时间顺序、重要程度等。4.装订：对零散的档案材料进行装订，确保整齐、牢固。5.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查阅和检索。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，确保数据安全。2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于对档案进行跟踪管理。（三）保管期限1.卫生协管员档案的保管期限根据档案内容的重要程度和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为[X]年，主要包括日常工作记录、一般培训学习材料等。3.中期档案保管期限为[X]年，包括年度工作计划、总结、业务考核成绩等。4.长期档案保管期限为[X]年以上，如个人基本信息档案、资格证书、奖惩档案等。（四）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。2.每季度进行一次全面检查，对发现的问题及时进行处理，如档案损坏、字迹褪色等，应及时采取修复、复制等措施。3.建立档案检查记录，记录检查时间、检查人员、检查情况及处理结果等信息。六、档案利用（一）查阅权限1.卫生协管员本人有权查阅自己的档案，了解档案内容。2.因工作需要，本公司/组织内部相关人员可以查阅卫生协管员档案，但必须经档案管理部门负责人批准，并办理查阅手续。3.外部单位或个人如需查阅卫生协管员档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经本公司/组织主管领导批准，并办理查阅手续。（二）查阅手续1.查阅人员需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.经批准后，档案管理人员按照规定提供档案查阅服务，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅卫生协管员档案的，必须经档案管理部门负责人和本公司/组织主管领导批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅手续1.借阅人员需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、归还时间等信息。2.经批准后，档案管理人员将档案借给借阅人员，并办理借阅登记手续，明确借阅人员的责任。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题及时处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限和实际价值，对到期档案进行鉴定，确定是否需要销毁。2.对仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对已无保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定标准提出鉴定意见。3.对确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，经本公司/组织主管领导批准后实施销毁。（四）销毁方式1.采用焚烧、粉碎等方式对纸质档案进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储设备进行格式化处理。（五）销毁记录1.档案销毁过程应