襄阳公文管理制度规范

PAGE襄阳公文管理制度规范一、总则（一）目的为了提高襄阳[公司/组织名称]公文处理工作的效率和质量，确保公文的准确、及时、安全传递，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本管理制度规范。（二）适用范围本制度适用于襄阳[公司/组织名称]内部各部门之间以及与外部单位往来公文的管理。（三）基本原则1.准确规范原则：公文的内容必须准确无误，符合党和国家的方针政策、法律法规以及行业标准，格式规范统一。2.及时高效原则：公文的起草、审核、签发、传递、办理等各个环节都要做到及时、快捷，确保公文能够迅速传达、有效执行。3.安全保密原则：严格遵守国家有关保密规定，确保公文在流转过程中的安全，防止公文内容泄露。4.精简实用原则：公文应精简扼要，注重实用价值，避免冗长繁琐，切实提高工作效率。二、公文种类及格式（一）公文种类1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报：适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复：适用于答复下级机关请示事项。13.议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）公文格式1.一般格式份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。签发人：上行文应当标注签发人姓名。标题：由发文机关名称、事由和文种组成。主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。正文：公文的主体，用来表述公文的内容。附件说明：公文附件的顺序号和名称。发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。2.特定格式信函格式：发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。命令（令）格式：发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。纪要格式：纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。三、公文起草（一）起草要求1.公文起草应当做到内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼。2.起草公文前，应当深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，起草部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，起草部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。3.公文的语言应当符合语法规范，避免使用生僻、模糊、歧义的词汇和句子结构。（二）起草流程1.明确主题：根据工作需要和领导要求，确定公文的主题和目的。2.收集资料：围绕主题收集相关的政策法规、文件资料、工作数据等。3.拟定提纲：根据主题和收集到的资料，拟定公文的提纲，包括主要内容、结构框架、段落安排等。4.撰写初稿：按照提纲进行公文初稿的撰写，注意语言表达、逻辑结构和格式规范。5.审核修改：初稿完成后，由起草人进行自我审核，检查内容是否准确、完整，语言是否通顺、规范，格式是否符合要求。然后提交给部门负责人进行审核，根据审核意见进行修改完善，并再次提交审核，直至审核通过。四、公文审核（一）审核内容1.行文理由是否充分，行文依据是否准确：审核公文的发文目的是否明确，是否有必要行文，发文依据是否符合法律法规、政策规定和实际情况。2.内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，是否完整准确体现发文机关意图，是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可行：检查公文内容是否符合党和国家的方针政策、法律法规，是否准确传达发文机关的意图，是否与现行相关公文保持一致，提出的政策措施和办法是否具有可操作性。3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见：对于涉及其他地区或部门职权的事项，审核是否经过充分协商并取得一致意见，如有分歧是否已妥善解决。4.文种是否正确，格式是否规范：审核公文使用的文种是否恰当，格式是否符合本制度规定的公文格式要求。5.人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范：检查公文中的人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确无误，文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合国家有关标准和规范。6.其他内容是否符合公文起草的有关要求：审核公文是否符合其他公文起草的要求，如语言表达、逻辑结构、内容完整性等。（二）审核流程1.初审：公文起草完成后，先由起草部门的负责人进行初审，重点审核行文理由、内容准确性、格式规范性等方面，提出初审意见。2.核稿：初审通过后，将公文送办公室进行核稿。办公室核稿人员按照审核内容的要求，对公文进行全面细致的审核，提出核稿意见，并反馈给起草部门进行修改。3.终审：核稿修改后的公文再次提交给办公室，由办公室负责人进行终审。终审主要审核公文是否符合公司整体工作要求和领导意图，是否经过各环节审核把关，确认无误后，报领导签发。五、公文签发（一）签发权限1.以公司名义制发的公文，由公司主要负责人签发。2.以部门名义制发的公文，由部门负责人签发。3.涉及多个部门的联合行文，由主办部门负责人会签后，报公司主要负责人签发。4.上行文应当由主要负责人或者主持工作的负责人签发；重要公文和上行文由公司主要负责人签发。（二）签发流程1.公文审核通过后，起草部门将公文送呈相应的签发人。2.签发人对公文进行认真审阅，确认无误后，在发文稿纸上签署意见并签名，注明签发日期。3.对于需要修改的公文，签发人提出修改意见，起草部门按照意见进行修改后，再次送呈签发人签发。六、公文印发（一）印发要求1.公文印发前，应当对公文的格式、内容等进行再次核对，确保准确无误。2.公文印发份数应当根据工作需要严格控制，避免浪费。（二）印发流程1.办公室根据领导签发的公文，确定印发份数、印发范围等。2.对公文进行排版、校对，确保格式规范、文字准确。3.按照规定的印发范围进行发文登记，记录公文的发文字号、标题、印发日期、印发份数、主送机关、抄送机关等信息。4.将排版后的公文交付印刷，印刷完成后进行装订、分发，并将公文的纸质版和电子版存档。七、公文办理（一）收文办理1.签收：对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。2.登记：对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。3.初审：对收到的公文进行初审，初审的重点是是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。4.承办：阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。5.传阅：根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。6.催办：及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。7.答复：公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。（二）发文办理1.复核：已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。2.登记：对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。3.印制：公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。4.核发：公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。（三）整理归档1.公文办理完毕后，可以由承办部门或个人按照有关规定进行整理（立卷）、归档，个人不得保存应当归档的公文。2.归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行分类整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。3.联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。4.归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。八、公文管理（一）专人负责公司设立专门的公文管理岗位，配备专业的公文管理人员，负责公文的收发、登记、传递、保管、归档等工作。（二）安全保密1.公文管理人员应当严格遵守国家有关保密规定，对涉密公文进行严格管理，确保公文内容不泄露。2.涉密公文