生产文件归档制度

PAGE生产文件归档制度一、总则（一）目的为了加强公司生产文件的管理，确保文件的完整性、准确性和可追溯性，提高生产管理效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产过程中产生的各类文件，包括但不限于生产计划、工艺文件、操作规程、质量记录、设备维护记录等。（三）职责分工1.生产部门负责生产文件的编制、审核、批准和执行，确保生产文件符合生产实际需求，并及时将文件发放至相关岗位。同时，负责对生产文件的使用情况进行监督和检查，收集反馈意见，提出修订建议。2.质量部门负责对生产文件的质量要求进行审核，确保文件符合质量管理体系的要求。参与生产过程中的质量检验和控制，依据文件规定对产品质量进行判定，并对质量记录进行审核和归档管理。3.技术部门负责生产工艺文件、操作规程等技术文件的编制和修订，为生产提供技术支持。对生产过程中的技术问题进行解答和指导，参与技术文件的审核和批准工作。4.文件管理部门负责生产文件的统一归档管理，建立文件档案库，确保文件的妥善保存和安全。制定文件归档流程和标准，对文件的分类、编号、存储等进行规范管理。定期对文件进行清查和盘点，保证文件的完整性和准确性。同时，负责文件的借阅、查阅服务，按照规定办理相关手续。二、文件的分类与编号（一）文件分类1.生产计划类包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划等，明确生产任务、产品规格、数量、交货期等信息。2.工艺文件类涵盖工艺流程图、工艺卡片、作业指导书等，详细描述产品的生产工艺过程和操作要求。3.操作规程类针对生产设备、仪器等制定的操作规范，确保设备的正确使用和维护，保障生产安全和产品质量。4.质量记录类如检验报告、试验记录、不合格品处理记录等，记录产品质量检验过程和结果，为质量追溯和分析提供依据。5.设备维护记录类包括设备维护计划、维修记录、保养记录等，反映设备的维护情况，确保设备正常运行。（二）文件编号1.编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和稳定性，便于文件的识别、查询和管理。编号应包含文件类别代码、年份代码、顺序号等信息。2.具体编号方法生产计划类：PJYYXX其中，PJ为生产计划类文件代码，YY为年份代码（取年份后两位），XX为顺序号。工艺文件类：GYYYXXGY为工艺文件类文件代码，YY为年份代码，XX为顺序号。操作规程类：CZYYXXCZ为操作规程类文件代码，YY为年份代码，XX为顺序号。质量记录类：ZLYYXXZL为质量记录类文件代码，YY为年份代码，XX为顺序号。设备维护记录类：SBYYXXSB为设备维护记录类文件代码，YY为年份代码，XX为顺序号。三、文件的编制与审核（一）编制要求1.内容准确文件内容应准确反映生产实际情况，数据准确无误，语言表达清晰明确，避免模糊和歧义。2.格式规范文件格式应符合公司统一规定，包括字体、字号、排版、页眉页脚等，确保文件的规范性和一致性。3.逻辑严谨文件结构应合理，层次分明，逻辑连贯，各项条款之间具有关联性和系统性，便于理解和执行。（二）审核流程1.部门初审文件编制完成后，由编制部门负责人进行初审，重点审核文件内容的准确性、完整性和格式规范性，确保文件符合本部门工作要求。2.相关部门会审涉及多个部门的文件，需组织相关部门进行会审。会审时，各部门应从自身职责角度出发，对文件进行审核，提出意见和建议。会审通过后，文件方可提交批准。3.批准发布文件经初审和会审通过后，由公司主管领导进行批准。批准后的文件由文件管理部门统一编号、排版，并发布至相关部门和岗位执行。四、文件的发放与使用（一）发放1.发放流程文件管理部门根据文件的批准发布情况，按照规定的发放范围进行发放。发放时，应填写文件发放登记表，记录文件名称、编号、发放部门、发放日期、签收人等信息。2.发放方式文件发放方式可采用纸质文件发放或电子文件传输。对于重要文件或需长期保存的文件，应同时发放纸质文件；对于一般性文件或时效性要求较高的文件，可优先采用电子文件传输方式，并确保电子文件的安全性和可追溯性。（二）使用1.使用培训各部门在收到文件后，应及时组织相关人员进行文件使用培训，确保员工熟悉文件内容和要求，掌握正确的操作方法。培训应做好记录，包括培训时间、地点、培训人员、培训内容等。2.文件执行员工在生产过程中应严格按照文件规定执行操作，确保生产活动的规范化和标准化。如发现文件存在问题或与实际情况不符，应及时反馈给文件编制部门或相关管理部门，以便进行修订和完善。3.文件保管员工应妥善保管所使用的文件，不得擅自涂改、损坏、丢失或转借他人。文件使用完毕后，应及时归还至文件管理部门或按照规定进行归档保存。五、文件的归档与保管（一）归档要求1.归档时间文件在执行完毕或一个生产周期结束后，应及时进行归档。对于时效性较强的文件，应在规定的时间内归档；对于长期有效的文件，可定期进行归档。2.归档内容归档文件应包括文件的正本、副本、修订记录、审批文件等相关资料，确保文件的完整性。同时，应填写文件归档登记表，详细记录文件名称、编号、归档日期、保管期限等信息。3.归档方式文件归档可采用纸质档案和电子档案相结合的方式。纸质档案应按照分类顺序进行装订成册，编制档案目录，并存放于专门的档案柜中；电子档案应按照文件类别和编号进行分类存储，建立电子档案索引，便于查询和管理。（二）保管期限1.短期保管保管期限为13年的文件，主要包括一般性的生产记录、临时性的文件等。此类文件在保管期限届满后，经鉴定确认无保存价值的，可按照规定进行销毁。2.中期保管保管期限为310年的文件，如部分工艺文件、质量记录等。这些文件对于生产过程的追溯和质量分析具有一定的参考价值，应在保管期限届满后进行审核，决定是否继续保存。3.长期保管保管期限为10年以上的文件，包括重要的生产计划、工艺文件、设备档案等。长期保管的文件应严格按照档案管理要求进行妥善保存，确保其完整性和安全性。（三）档案保管环境1.温度与湿度档案保管场所应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.防火与防潮档案保管场所应配备必要的防火、防潮设施，如灭火器、除湿机等。同时，应保持通风良好，防止档案受潮、发霉或发生火灾。3.防虫与防鼠采取有效的防虫、防鼠措施，如放置防虫药、封堵鼠洞等，防止档案被虫蛀、鼠咬。4.安全防护档案保管场所应安装防盗门窗、监控设备等安全防护设施，确保档案的安全。同时，应制定档案安全管理制度，加强对档案保管人员的安全教育和培训。六、文件的借阅与查阅（一）借阅1.借阅申请因工作需要借阅文件的，应填写文件借阅申请表，注明借阅文件名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.借阅审批文件管理部门收到借阅申请表后，对借阅申请进行审核。对于涉及重要机密或限制借阅范围的文件，需经公司主管领导批准后方可借阅。3.借阅登记借阅批准后，文件管理部门应进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅文件名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。借阅人应在规定的借阅期限内归还文件，如需延期借阅，应办理延期手续。4.借阅归还借阅人归还文件时，文件管理部门应进行认真核对，检查文件是否完好无损，如有损坏或丢失，应按照规定追究借阅人的责任。（二）查阅1.查阅申请因工作需要查阅文件的，可直接向文件管理部门提出查阅申请，填写文件查阅登记表，注明查阅文件名称、编号、查阅目的等信息。2.查阅方式文件管理部门根据查阅申请，安排专人协助查阅。查阅人员应在指定的场所进行查阅，不得擅自将文件带出查阅场所。如需复印或摘录文件内容，应经文件管理部门同意，并按照规定进行登记。3.查阅记录文件管理部门应对查阅情况进行记录，包括查阅人姓名、部门、查阅文件名称、编号、查阅日期、查阅内容等信息。查阅记录应妥善保存，以备查询。七、文件的修订与废止（一）修订1.修订原因文件在执行过程中，如发现存在问题、与法律法规或行业标准不符、生产工艺发生变化等情况，应及时进行修订。2.修订流程文件修订由原编制部门或相关责任部门提出修订申请，填写文件修订申请表，说明修订原因、修订内容等。修订申请经部门负责人审核后，提交文件管理部门。文件管理部门组织相关部门对修订申请进行会审，会审通过后，由原批准人进行批准。批准后的修订文件由文件管理部门按照文件发放与归档流程进行处理。3.修订标识修订后的文件应在文件首页显著位置标注修订版本号、修订日期等信息，以便识别和追溯文件的修订历史。（二）废止1.废止原因文件因不再适用、被新文件替代、法律法规或行业标准变更等原因，需予以废止。2.废止流程