中国商务商会制度规范

PAGE中国商务商会制度规范一、总则（一）目的本制度规范旨在建立健全中国商务商会的组织架构、运行机制和管理流程，确保商会各项工作的规范化、科学化、高效化开展，充分发挥商会在促进商务交流、推动行业发展、维护会员权益等方面的积极作用，为会员提供优质服务，推动中国商务领域的健康繁荣发展。（二）适用范围本制度适用于中国商务商会及其下属各分支机构、会员单位以及参与商会活动的所有人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保商会的一切活动合法合规。2.民主原则：充分尊重会员的民主权利，实行民主决策、民主管理、民主监督。3.服务原则：以会员为中心，全心全意为会员服务，维护会员合法权益，促进会员共同发展。4.诚信原则：秉持诚实守信的价值观，在商会各项工作中树立良好信誉。5.规范原则：建立健全各项规章制度，规范商会组织行为和工作流程。二、组织架构（一）会员大会1.性质与地位：会员大会是商会的最高权力机构，由全体会员组成。2.职责权限制定和修改商会章程。选举和罢免理事会成员、监事会成员。审议理事会工作报告、监事会工作报告。审议批准商会年度工作计划、财务预算和决算报告。决定商会的重大事项，如终止事宜等。3.会议召开会员大会每年至少召开一次。经三分之一以上会员提议，可以临时召开会员大会。会员大会须有三分之二以上的会员出席方能召开，其决议须经到会会员半数以上表决通过方能生效。（二）理事会1.组成与任期：理事会由会员大会选举产生，是会员大会的执行机构，对会员大会负责。理事会成员任期[X]年，可连选连任。2.职责权限执行会员大会的决议。选举和罢免会长、副会长、秘书长。筹备召开会员大会。向会员大会报告工作和财务状况。决定会员的吸收和除名。决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构。决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任。领导商会各机构开展工作。制定内部管理制度。决定其他重大事项。3.会议召开理事会会议每年至少召开[X]次。经会长或三分之一以上理事提议，可以召开理事会临时会议。理事会会议须有三分之二以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事半数以上表决通过方能生效。（三）常务理事会1.组成与任期：常务理事会由理事会选举产生，在理事会闭会期间行使理事会部分职权，对理事会负责。常务理事会成员任期[X]年，可连选连任。2.职责权限执行理事会的决议。决定商会重要活动的开展。审议重要事项，如重大合作项目、重要会员权益保障措施等。监督商会日常工作的执行情况。在理事会闭会期间，根据需要对商会的一些紧急事项作出决策。3.会议召开常务理事会会议每季度至少召开一次。经会长或三分之一以上常务理事提议，可以召开常务理事会临时会议。常务理事会会议须有三分之二以上常务理事出席方能召开，其决议须经到会常务理事半数以上表决通过方能生效。（四）会长办公会1.组成与职责：会长办公会由会长、副会长、秘书长组成，在理事会和常务理事会领导下，负责处理商会日常工作中的重要事项，研究决定具体工作安排和执行措施。会长办公会实行会长负责制，会长主持会长办公会会议并负责决策。2.会议召开：会长办公会根据工作需要不定期召开。（五）监事会1.组成与任期：监事会由会员大会选举产生，是商会的监督机构，对会员大会负责。监事会成员任期[X]年，可连选连任。2.职责权限监督商会章程、会员大会决议、理事会决议的执行情况。检查商会财务状况。监督商会领导成员履行职责情况，对违反法律、法规、章程和损害商会利益的行为进行监督，并提出处理意见。向会员大会报告监事会工作情况。3.会议召开监事会会议每年至少召开[X]次。经监事会主席或三分之一以上监事会成员提议，可以召开监事会临时会议。监事会会议须有三分之二以上监事会成员出席方能召开，其决议须经到会监事会成员半数以上表决通过方能生效。（六）办事机构及分支机构1.设立原则：办事机构及分支机构的设立应根据商会发展需要，遵循精简、高效、合理的原则，在理事会授权范围内开展工作。2.职责分工办事机构负责商会日常行政事务的处理和服务工作，如文件收发、档案管理、会议组织、会员联络等。分支机构根据商会业务范围和专业领域设立，负责开展专项业务活动，如行业研究、培训交流、商务考察等，向理事会负责并报告工作。3.管理规定办事机构及分支机构应严格遵守商会各项规章制度，接受商会统一管理和监督。各机构应制定明确的工作流程和岗位职责，确保工作有序开展。定期向理事会汇报工作进展和存在问题，接受理事会的指导和检查。三、会员管理（一）会员资格1.入会条件在中国境内依法注册登记的各类企业、社会团体及其他经济组织。承认并遵守商会章程。自愿申请加入商会，提交入会申请书。按时缴纳会费。2.入会程序申请人向商会秘书处提交入会申请书。秘书处对申请材料进行初审，符合条件的提交理事会或常务理事会审议。理事会或常务理事会审议通过后，由秘书处颁发会员证书。（二）会员权利1.享有本商会的选举权、被选举权和表决权。2.参加本商会组织的各项活动。3.获得本商会提供的信息、咨询、培训、商务合作等服务。4.对本商会工作进行监督，提出批评、建议和意见。5.入会自愿，退会自由。（三）会员义务1.遵守本商会章程，执行本商会决议。2.维护本商会合法权益和声誉。3.积极参加本商会组织的各项活动，完成本商会交办的工作。4.按规定缴纳会费。5.向本商会反映情况，提供有关信息和资料。（四）会员退会与除名1.退会：会员退会应书面通知商会，并交回会员证书。会员退会后，不再享有会员权利，不再履行会员义务。2.除名：会员如有违反国家法律法规、商会章程或严重损害商会利益的行为，经理事会或常务理事会表决通过，予以除名。除名会员应缴清所欠会费，并交回会员证书。四、会议制度（一）会议种类1.会员大会：如前文所述，是商会最高权力机构会议。2.理事会会议：执行会员大会决议，讨论决定商会重要事项。3.常务理事会会议：在理事会闭会期间行使部分职权。4.会长办公会会议：处理商会日常工作重要事项。5.监事会会议：监督商会各项工作。6.专题会议：根据工作需要，就特定主题召开的会议，如行业研讨会、项目推进会等。（二）会议组织1.会议筹备确定会议主题、时间、地点、参会人员等。由相关部门或专人负责起草会议文件，如议程、报告、决议草案等。提前通知参会人员会议相关信息，确保其做好准备。2.会议通知以书面、邮件、短信等方式提前[X]个工作日通知参会人员会议时间、地点、议程等。重要会议应附上相关会议材料，以便参会人员提前了解会议内容。3.会议记录安排专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、决议事项等。会议记录应准确、完整，会后及时整理归档。（三）会议纪律1.参会人员应按时出席会议，如有特殊情况不能出席，应提前请假。2.会议期间应遵守会场纪律，关闭通讯工具或调至静音状态，不得随意走动、交谈，影响会议秩序。3.尊重他人发言，认真听取会议内容，积极参与讨论，不得打断他人发言。4.严格遵守会议保密规定，不得泄露会议讨论的机密事项。（四）会议决议执行1.会议形成的决议、决定等文件，由相关部门或专人负责传达和落实。2.执行部门应制定具体的执行计划，明确责任人和时间节点，确保决议得到有效执行。3.定期对决议执行情况进行检查和反馈，向理事会或会长办公会报告执行进展和存在问题。五、财务管理制度（一）财务管理原则1.严格执行国家财务法律法规和相关财务制度，确保商会财务管理合法合规。2.坚持勤俭办会的方针，合理编制预算，节约使用资金，提高资金使用效益。3.实行财务公开制度，定期向会员大会或理事会报告财务状况，接受会员监督。（二）预算管理1.每年年初，由秘书处会同相关部门根据商会工作计划和发展目标，编制年度财务预算草案。2.预算草案经会长办公会审议后，提交理事会或常务理事会审定。3.严格执行审定后的预算，如遇特殊情况需要调整预算，应按规定程序报经批准。（三）收入管理1.商会收入主要包括会费收入、捐赠收入、服务收入、政府资助收入等。2.各项收入应按照规定的收费标准和渠道收取，开具合法有效的票据。3.加强对收入的管理和核算，确保收入及时足额入账。（四）支出管理1.商会支出应严格按照预算执行，坚持量入为出、收支平衡的原则。2.支出审批应按照规定的程序进行，由相关负责人审核签字后报会长审批。3.严格控制各项费用支出，杜绝不合理开支，确保资金使用安全、合理、有效。（五）资产管理1.商会资产包括流动资产、固定资产、无形资产等。2.建立健全资产管理制度，加强对资产的登记、核算、清查、处置等管理工作。3.定期对资产进行清查盘点，确保资产账实相符。（六）财务审计1.商会每年委托具有资质的会计师事务所进行年度财务审计。2.审计报告应向会员大会或理事会公开披露，接受会员监督。3.加强内部审计监督，对商会财务收支、经济活动等进行定期或不定期审计。六、活动管理制度（一）活动策划1.根据商会工作计划和会员需求，由相关部门或专人负责策划各类活动，如商务会议、培训讲座、考察交流、公益活动等。2.活动策划应明确活动主题、目的、时间、地点、内容、参与人员、预算安排等。3.策划方案应报会长办公会或相关领导审批后实施。（二）活动组织实施1.按照审批后的策划方案，成立活动组织工作小组，明确各成员职责分工。2.做好活动的各项准备工作，如场地布置、资料准备、人员邀请、宣传推广等。3.活动期间，严格按照预定方案组织实施，确保活动顺利进行，保障参与人员的安全和权益。（三）活动评估与总结1.活动结束后，及时对活动效果进行评估，收集参与人员的反馈意见和建议。2.对活动进行总结，分析活动的成功经验和不足之处，为今后活动的改进提供参考。3.将活动评估与总结情况向理事会或会长办公会报告。七、信息管理制度（一）信息收集与整理1.建立信息收集渠道，广泛收集与商务领域相关的政策法规、行业动态、市场信息、会员需求等各类信息。2.对收集到的信息进行分类整理，建立信息数据库，便于查询和使用。（二）信息发布与共享1.商会通过网站、会刊、微信公众号、会员通讯等渠道定期发布信息，为会员提供及时、准确的信息服务。2.建立信息共享机制，促进会员之间的信息交流与合作，根据会员需求，有针对性地向会员推送相关信息。（三）信息安全管理1.加强信息安全意识教育，提高工作人员对信息安全的重视程度。2.建立健全信息安全管理制度，采取必要的技术措施和管理措施，保障信息系统的安全稳定运行，防止信息泄露、丢失和被篡改。八、印章管理制度（一）印章种类商会印章包括公章、会长章、财务专用章、法人章等。（二）印章使用范围1.公章用于商会对外发布文件、签订合同、办理重要事项等。2.会长章用于会长履行职责时的相关文件签署等。3.财务专用章用于商会财务收支、票据开具等。4.法人章用于特定法人事项的办理。（三）印章使用审批1.印章使用应填写《印章使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用时间、使用人等信息。2.申请表经相关负责人审核签字后，报会长或授权领导审批。3.重大事项使用印章需经理事会或常务理事会批准。（四）印章保管与监督1.明确印章保管责任人，严格按照规定保管印章，确保印章安全。2.定期对印章使用情况进行检查和统计，发现问题及时报告并处理。3.监事会负责对印章使用情况进行监督。九、保密制度（一）保密范围1.商会涉及的国家秘密、商业秘密、会员个人隐私等信息。2.会议讨论的机密事项、未公开的工作计划、财务数据等。3.会员提供的需要保密的业务信息、技术资料等。（二）保密措施1.加强保密教育，提高工作人员的保密意识。2.对涉及保密信息的文件、资料、存储设备等