物业档案规范管理制度

PAGE物业档案规范管理制度一、总则（一）目的为加强本公司物业档案的规范化管理，确保物业档案的完整性、准确性和安全性，提高物业管理服务水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所管理的各类物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等。（三）定义1.物业档案：指在物业管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括物业规划建设资料、业主及物业使用人资料、物业日常管理资料等。2.档案管理部门：指公司设立的负责物业档案管理工作的部门，承担档案的收集、整理、保管、利用等职责。（四）管理原则1.集中统一管理原则：物业档案由档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映物业管理活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集物业管理活动中形成的各类档案资料，确保档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则：对档案进行科学分类、整理和编目，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定物业档案管理的具体实施细则。2.负责物业档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作。3.建立物业档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.定期对物业档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.负责向公司内部各部门及外部相关单位提供档案查询、借阅等服务。6.组织开展物业档案管理工作的培训和宣传，提高员工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门在物业管理活动中形成的各类档案资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好物业档案的整理、编目、鉴定等工作。3.按照档案管理规定，正确使用和保管档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等。3.熟悉档案内容，掌握档案利用情况，及时为利用者提供准确的档案信息。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物业规划建设资料项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证等。工程地质勘察报告、设计图纸、竣工图等。房屋销售合同、租赁合同等。2.业主及物业使用人资料业主及物业使用人的基本信息，包括姓名、性别、年龄、联系方式、身份证号码等。业主及物业使用人的入住资料，包括入住登记表、房屋验收表等。业主及物业使用人的变更资料，包括房屋转让、继承、赠与等相关证明文件。3.物业日常管理资料物业维修养护记录，包括维修申请单、维修工单、维修验收报告等。物业保洁记录，包括保洁排班表、保洁工作记录等。物业绿化养护记录，包括绿化养护计划、绿化养护工作记录等。物业安全管理记录，包括巡逻记录、门禁记录、监控视频等。物业收费记录，包括收费台账、缴费凭证等。物业投诉处理记录，包括投诉登记表、投诉处理报告等。（二）收集要求1.及时性：各部门应及时将本部门形成的档案资料收集整理，并移交档案管理部门，确保档案的时效性。2.完整性：收集的档案资料应齐全完整，不得遗漏重要信息。3.准确性：档案资料的内容应真实准确，不得虚假记载。（三）整理方法1.分类：按照物业档案的形成来源、时间顺序、内容性质等进行分类，一般分为物业规划建设档案、业主及物业使用人档案、物业日常管理档案等大类，每大类下再细分若干小类。2.编号：对分类后的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录索引，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速查询档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐美观和牢固耐用。四、档案的保管（一）保管期限物业档案的保管期限根据档案的重要程度和保存价值分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：涉及物业产权、规划建设等重要文件资料，如项目立项批复、建设用地规划许可证等。2.长期保管：保存期限为15年以上的档案，如物业维修养护记录、业主入住资料等。3.短期保管：保存期限为15年以下的档案，如物业保洁记录、绿化养护记录等。（二）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等，确保纸质档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.电子档案保管：建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。电子档案管理系统应具备数据加密、访问控制、数据恢复等功能，确保电子档案的安全。（三）保管要求1.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、褪色等情况，发现问题及时处理。2.防火防盗：档案库房应安装防火、防盗设施，如火灾自动报警系统、防盗门窗等，确保档案的安全。3.防虫防鼠：在档案库房内放置防虫、防鼠药品，定期进行检查和更换，防止档案被虫蛀、鼠咬。4.保密管理：严格遵守档案保密制度，对涉及公司机密和业主隐私的档案进行严格保密，未经授权不得查阅、复制和传播。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅物业档案。2.业主及物业使用人因合法权益需要查阅本人相关档案资料。3.政府有关部门、司法机关等因工作需要查阅物业档案。（二）利用流程1.申请：利用者填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，并提交相关证明材料。2.审批：档案管理部门对查阅申请表进行审核，报经部门负责人或公司领导批准。3.查阅：经批准后，利用者在档案管理人员的陪同下到档案库房查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、损坏档案。4.登记：档案管理人员对查阅档案的情况进行登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。5.归还：查阅完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。（三）利用限制1.涉及公司机密和业主隐私的档案，未经公司领导批准，不得对外提供查阅。2.查阅档案时，不得擅自复制档案内容，确需复制的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。3.利用档案时，应遵守档案管理规定，不得在档案上涂改、标记、污损等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.审查档案内容：对档案的形成背景、内容价值、保存意义等进行全面审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.参考保管期限：根据档案的保管期限规定，结合档案的实际情况，确定档案是否到期。3.征求意见：征求相关业务部门的意见，了解档案在实际工作中的利用情况和价值。（四）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定小组对鉴定后确定需要销毁的档案编制销毁清册，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.审批：销毁清册报经公司领导批准。