华煤集团档案管理制度

PAGE华煤集团档案管理制度一、总则（一）目的为加强华煤集团档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在集团生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于华煤集团总部及所属各单位、部门。（三）基本原则1.集中统一管理原则集团档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映集团各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则保证档案内容的全面、完整，涵盖集团工作的各个方面。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及集团机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门集团设立专门的档案管理部门，负责统筹管理集团档案工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和集团档案管理制度。2.制定和完善集团档案管理的各项规章制度、业务流程和标准规范。3.负责集团各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.指导、监督所属各单位、部门的档案管理工作。5.组织开展档案管理业务培训和宣传教育活动。6.推进档案信息化建设，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）各单位、部门档案管理人员职责1.负责本单位、部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。2.协助档案管理部门开展档案的鉴定、统计等工作。3.按照档案管理规定，做好本单位、部门档案的日常保管和利用工作。4.对本单位、部门形成的电子文件进行规范管理，确保其真实、完整、可用。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案包括集团各类红头文件、请示报告、会议纪要、工作计划与总结等。2.科技档案涵盖煤矿建设、生产技术、安全管理、地质勘探等方面的图纸、技术资料、科研成果等。3.财务档案包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.人事档案涉及员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、工资福利等档案材料。5.业务档案根据集团不同业务领域，如市场营销、物资采购、工程建设等，分类整理相关业务活动中形成的档案。6.声像档案包括照片、录音、录像等反映集团重要活动、事件的资料。7.电子档案以电子数据形式存在的各类档案，如办公自动化系统生成的文件、电子表格等。（二）档案编号1.编号规则采用分类编号法，按照档案类别进行分段编号。例如，文书档案编号为WS年份流水号，科技档案编号为KJ专业代码年份流水号等。2.编号管理档案编号应保持唯一性和连贯性，由档案管理部门统一编制和管理。在档案整理过程中，应按照编号规则准确赋予每一份档案编号，并在相关目录、索引中注明。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.集团各单位、部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据等。2.集团与外部单位签订的合同、协议、项目文件等。3.集团员工个人在工作中产生的与工作相关的重要资料。4.反映集团历史变迁、重大事件、重要活动的各类档案。（二）收集要求1.各单位、部门应明确档案收集责任人，定期收集本单位、部门产生的档案，并及时移交档案管理部门。2.对于重要会议、重大项目等活动形成的档案，应在活动结束后及时进行收集，确保档案的完整性。3.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损毁。（三）整理方法1.文书档案按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类排序，编制卷内目录和备考表，装订成册。2.科技档案根据专业特点和档案形成规律，对图纸、技术资料等进行分类整理，标注清晰的档号、图号、名称等信息。3.财务档案按照会计年度和档案类别，对会计凭证、账簿、报表等进行分类装订，编制档案目录。4.人事档案遵循人事档案管理规定，对员工档案材料进行分类整理，建立档案索引。5.业务档案根据业务流程和档案内容，进行科学分类，确保档案的系统性和完整性。6.声像档案对照片、录音、录像等进行分类标注，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并配套文字说明。7.电子档案按照电子文件的类别和存储格式进行分类整理，建立电子档案目录，确保电子档案的可读性和可利用性。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案一般在次年上半年完成归档。2.科技档案、业务档案等应在项目结束或业务活动完成后及时归档。3.财务档案在会计年度终了后，按照规定期限归档。4.人事档案根据员工人事变动情况及时归档。5.声像档案在活动结束后一个月内归档。6.电子档案应定期进行归档，确保数据的安全性和完整性。（二）归档程序1.各单位、部门档案管理人员对整理好的档案进行初步审核，确保档案齐全、完整、准确。2.填写档案移交清单，注明档案名称、数量、类别、档号等信息，一式两份，双方签字确认。3.将档案移交至档案管理部门，档案管理部门对接收的档案进行再次审核，审核无误后办理入库手续。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立档案保管账目，定期对档案进行清点核对，确保账物相符。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。5.电子档案应采用安全可靠的数据存储设备进行备份，并异地存放，防止数据丢失。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.根据国家有关档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。3.对超过保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，形成鉴定报告。2.经集团主管领导批准后，编制档案销毁清册，注明档案名称、数量、类别、档号等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案的利用与统计（一）利用范围1.集团内部各单位、部门因工作需要查阅档案。2.集团员工因个人权益维护、职称评定、工作证明等需要查阅个人档案。3.外部单位因合作、调研等需要查阅集团相关档案，须经集团批准。（二）利用程序1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、档号等信息。2.经所在单位、部门负责人或档案管理部门负责人批准后，到档案管理部门查阅档案。3.查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。4.如需借阅档案，应办理借阅手续，明确借阅期限，并按时归还。（三）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。3.按照国家有关规定，及时向上级主管部门报送档案统计报表。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化系统建设1.选用符合集团档案管理需求的信息化管理软件，确保系统的稳定性、安全性和兼容性。2.对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的电子化存储。3.在信息化系统中设置档案分类、编号、检索、借阅等功能模块，方便档案的管理和利用。（三）数据安全管理1.加强对档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性和完整性。3.严格控制用户权限，对不同用户设置不同的访问级别，防止未经授权的访问。九、奖励与处罚（一）奖励对在档案管理工作中表现突出的单位、部门和个人，给予