路政大队档案管理制度

PAGE路政大队档案管理制度一、总则（一）目的为加强路政大队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在路政管理工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本大队实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于路政大队各部门及全体工作人员在路政管理活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。路政大队档案由大队综合档案室集中统一管理，各部门不得擅自留存、销毁档案。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映路政管理工作的实际情况，数据准确无误。3.完整系统原则。全面收集、整理路政管理活动中形成的各类档案，保持档案的系统性和连贯性。4.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善路政大队档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理路政大队各类档案，包括文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等。3.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等日常管理工作。4.负责档案的查阅、借阅、利用服务工作，按照规定提供档案资料。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。6.开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案的及时、完整。2.按照档案管理制度的要求，定期向综合档案室移交档案。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用服务工作。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案的损坏、丢失。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.路政大队在路政管理工作中形成的各类文件、资料、记录、报表等，包括路政许可、路政巡查、路政处罚、路政复议、路政诉讼等业务活动中产生的文件材料。2.路政大队召开的各类会议形成的会议文件、记录、纪要等。3.路政大队与上级主管部门、其他相关部门及单位之间往来的文件、函件、通知等。4.路政大队工作人员在路政管理工作中形成的个人业务档案，包括工作记录、工作总结、培训记录、考核记录等。5.路政大队在路政宣传、路政文化建设等活动中形成的声像档案、电子档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案管理的要求，对收集到的档案进行初步整理，剔除重复、无效的文件材料。3.对于重要的文件材料，应及时进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.分类科学、组卷合理、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.文书档案按照年度——保管期限——机构（问题）进行分类整理。2.业务档案按照路政管理业务的不同类别进行分类整理，如路政许可档案按照许可事项分类，路政处罚档案按照处罚决定书编号分类等。3.声像档案按照形成时间、内容等进行分类整理，并配以文字说明。4.电子档案按照存储载体、文件格式等进行分类整理，建立电子档案目录数据库。四、档案的分类与编号（一）分类1.文书档案分为党群工作类、行政管理类、路政业务类等。2.业务档案分为路政许可档案、路政巡查档案、路政处罚档案、路政复议档案、路政诉讼档案等。3.声像档案分为照片档案、录音档案、录像档案等。4.电子档案分为办公自动化文件、路政业务电子数据等。（二）编号1.文书档案编号采用年度——保管期限——流水号的形式。例如：2023——永久——001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文书档案。2.业务档案编号根据不同业务类别制定相应的编号规则。例如：路政许可档案编号为XK——年份——序号，其中XK表示路政许可，年份为许可年份，序号为该年份内的许可顺序号。3.声像档案编号采用年度——类别——序号的形式。例如：2023——照片——001，表示2023年度形成的第1张照片档案。4.电子档案编号与相应的纸质档案编号一致，并在电子档案系统中建立索引。五、档案的编目与装订（一）编目1.档案编目应按照档案整理的结果，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.文书档案目录应按照分类顺序依次编制，业务档案目录应按照业务类别和编号顺序编制，声像档案目录应按照形成时间和编号顺序编制，电子档案目录应按照电子档案系统的索引编制。3.档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，作为档案检索工具。（二）装订1.文书档案应按照卷内文件的排列顺序进行装订，拆除金属物，采用三孔一线的方法装订。2.业务档案应根据档案的特点和保管要求进行装订，如路政处罚档案应将处罚决定书、证据材料等按照顺序装订成册。3.声像档案应将照片、录音带、录像带等按照编号顺序整理后，装入专用的档案盒或袋中，并在盒（袋）上注明相关信息。4.电子档案应按照电子档案管理系统的要求进行存储和备份，确保电子档案的可读性和完整性。六、档案的保管与保护（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备和防护用品，如消防器材、除湿机、防虫药品、防盗门窗、窗帘、吸尘器等。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。3.对不同保管期限和密级的档案应分别存放，采取相应的保管措施，确保档案的安全。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）保护措施1.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。2.对电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。3.对重要的档案应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止电子档案泄密。4.对声像档案应定期进行检查，确保录音带、录像带等存储介质的质量和可读性，如有问题及时进行处理。七、档案的查阅与借阅（一）查阅1.路政大队内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.综合档案室工作人员应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅档案时，查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等，如需摘录或复制档案内容，应经综合档案室工作人员同意，并按照规定进行登记。（二）借阅1.路政大队外部单位或个人查阅档案，应持有单位介绍信或有效证件，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经路政大队分管领导签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应缴纳一定的押金，并在规定的借阅期限内归还档案。如逾期未还，综合档案室应及时催还，并按照规定收取逾期费用。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、转让、出卖档案，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容，如需摘录或复制档案内容，应经综合档案室工作人员同意，并按照规定进行登记。4.借阅人员归还档案时，综合档案室工作人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由综合档案室负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、价值等因素，按照国家有关规定和行业标准，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。4.鉴定小组应根据档案的密级确定原则，对档案的密级进行审核，确保档案的密级准确无误。（二）销毁1.对已过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等，经路政大队分管领导签字同意后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案无法恢复。销毁过程中，应指定专人负责监督，并做好记录。4.档案销毁记录应包括销毁时间、地点、销毁档案的名称、数量、销毁方式等内容，销毁记录应保存备查。九、档案的统计与移交（一）统计1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等内容，统计报表应真实、准确、完整。3.综合档案室应定期对档案统计数据进行分析总结，为档案管理工作提供参考依据。（二）移交1.路政大队各部门应按照档案管理制度的要求，定期向综合档案室移交档案。移交档案时，应填写《档案移交清