档案奖惩管理制度范本

PAGE档案奖惩管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案奖惩管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.客观公正原则：对档案管理工作中的表现进行客观评价，奖惩分明，确保公平公正。3.激励与约束并重原则：通过奖励激发员工积极参与档案管理工作的热情，通过惩罚规范员工的档案管理行为。二、档案管理职责与要求（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。（二）各部门档案管理职责1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交等工作。2.按照公司档案管理制度的要求，做好本部门档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整。3.积极配合档案管理部门的工作，及时向档案管理部门移交应归档的文件材料。（三）员工档案管理职责1.员工应妥善保管自己在工作中形成的各类文件材料，按照规定及时归档。2.在工作中应严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.积极配合档案管理部门和本部门兼职档案员的工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集范围，确保将本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料及时收集齐全。2.档案收集应遵循及时、完整、准确的原则，对于重要文件和紧急文件应优先收集。3.员工在工作中形成的文件材料应及时交本部门兼职档案员，不得据为己有。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案分类方案对收集到的档案进行整理，确保档案分类科学、编号规范、排列有序。2.档案整理应遵循便于保管和利用的原则，对纸质档案和电子档案应分别进行整理。3.档案整理过程中应做好编目、装订等工作，确保档案的整齐美观。四、档案保管（一）档案保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。（二）档案保管要求1.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。2.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.加强对电子档案的安全防护，设置必要的访问权限，防止电子档案被篡改、丢失或泄露。五、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员成立鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，确定保管期限。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前应编制销毁清册，经公司领导批准后实施。3.档案销毁应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。六、档案利用（一）利用范围公司员工因工作需要可查阅、借阅公司档案，但必须遵守档案利用规定。（二）利用手续1.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限等，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.借阅档案应填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。3.借阅档案应在规定期限内归还，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.未经档案管理部门同意，不得擅自复制、摘录档案内容。3.查阅、借阅档案后应及时归还，不得转借他人。七、档案奖惩措施（一）奖励1.在档案收集、整理、保管、利用等工作中表现突出，为公司档案管理做出显著贡献的部门或个人，给予表彰和奖励。2.及时发现并纠正档案管理中的问题，避免公司档案遭受重大损失的，给予适当奖励。3.积极提供档案线索或信息，对公司解决重大问题起到重要作用的，给予奖励。奖励方式包括：通报表扬、颁发荣誉证书、给予奖金等。（二）惩罚1.对违反档案管理制度，造成档案丢失、损坏、泄露等事故的部门或个人，视情节轻重给予相应的处罚。2.擅自销毁、涂改、转借档案的，责令其改正，并给予警告处分；情节严重的，给予记过以上处分。3.不按规定及时归档文件材料，影响档案管理工作正常开展的，给予批评教育；经教育仍不改正的，给予警告处分。处罚方式包括：警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。八、档案管理监督与检查（一）监督检查部门公司档案管理部门负责对各部门的档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案管理设施的配备和使用情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门每年至少组