公办幼儿园档案制度

PAGE公办幼儿园档案制度一、总则（一）目的为加强公办幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公办幼儿园各部门及全体教职工。（三）档案定义本制度所称档案，是指幼儿园在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案工作实行集中统一管理，由综合档案室归口管理全园档案，各部门明确专人负责本部门档案的收集、整理和移交。2.真实性原则：档案应如实反映幼儿园各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集幼儿园工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理全园各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作。3.建立档案检索系统，编制各类档案检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定向有关部门移交档案，并做好档案的统计工作。6.组织开展档案业务培训和指导工作，提高档案管理人员的业务水平和教职工的档案意识。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理要求，对本部门档案进行分类整理，编制档案目录，建立档案检索体系。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，及时提供所需档案资料。4.负责本部门档案的安全保密工作，对涉及机密的档案严格按照保密规定进行管理。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括幼儿园行政公文、工作计划与总结、规章制度、会议记录、大事记、统计报表等。2.人事管理类：涵盖教职工人事档案、工资福利、考核奖惩、培训记录、职称评定等相关材料。3.教育教学类：包含教学计划、教案、教材、教学成果、学生学籍档案、课外活动记录等。4.财务管理类：涉及财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.后勤管理类：如校园建设规划、维修记录、物资采购、设备管理、食品安全等方面的档案。6.安全管理类：包括安全制度、应急预案、安全检查记录、事故处理报告等。7.家园共育类：家长委员会记录、家园联系手册、家长会资料、家长意见反馈等。8.其他类：不属于以上各类的特殊档案或临时归档材料。（二）档案编号1.采用年度类别流水号的编号方法。例如：2023XG001，表示2023年行政管理类第1份档案。2.具体编号规则如下：“年度”：用四位数字表示档案形成的年份。“类别”：用大写字母表示档案类别，如XG（行政管理类）、RS（人事管理类）等。“流水号”：按档案形成的先后顺序，用三位数字编写流水号。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案收集应遵循全面、系统、及时的原则，凡具有保存价值的文件材料，包括纸质、电子、声像等各种形式，均应收集归档。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应指定专人负责跟踪收集，确保档案的准确性和完整性。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类整理。2.每份档案应保持其内容的完整性，去除无关的附件和重复的文件。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的可读性。4.按照档案编号规则，对整理好的档案进行编号，并编制相应的目录清单。五、档案的归档与移交（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理完毕，并移交综合档案室归档。2.对于一些时效性较强或急需归档的文件材料，应及时移交综合档案室。（二）移交手续1.各部门档案管理人员向综合档案室移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、类别、编号等信息。2.双方核对无误后，在档案移交清单上签字确认。档案移交清单一式两份，双方各执一份。六、档案的保管（一）库房建设1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号顺序进行排列，便于档案的存放和查找。（二）保管措施1.建立档案库房管理制度，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全。2.对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护，防止数据丢失或损坏。3.对声像档案应进行妥善保管，注明拍摄时间、地点、人物等信息，并进行分类存放。4.严格控制档案库房的温度、湿度，保持适宜的环境条件。温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.幼儿园内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，方可到综合档案室查阅。2.查阅涉及机密的档案，需经幼儿园分管领导批准，并严格遵守保密规定。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，经幼儿园主要领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅。（二）查阅登记1.档案管理人员应对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称及用途等信息。2.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。（三）利用反馈1.查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还综合档案室，并反馈档案利用情况。2.综合档案室应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求，为档案管理工作提供参考依据。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据国家有关档案保管期限的规定，结合幼儿园实际情况，对档案进行鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的保存价值。2.参考国家和地方有关档案保管期限的规定，结合幼儿园工作实际，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满且无保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，提出销毁意见。（四）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细注明拟销毁档案的名称、数量、类别、编号、保管期限等信息。2.经幼儿园主要领导批准后，由综合档案室会同相关部门指定专人负责销毁档案。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人监销，并在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存。九、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况。统计数据应作为档案管理工作决策的重