办公室文件档案管理制度

PAGE办公室文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室文件档案管理，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司办公室负责对全公司的文件档案进行集中统一管理，确保文件档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：文件档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保文件档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集公司在各项工作中形成的文件档案，保证文件档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的文件档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便捷高效原则：优化文件档案管理流程，提高文件档案的检索、利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、文件档案管理职责（一）办公室职责1.贯彻执行国家有关文件档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司文件档案管理制度。2.负责公司各类文件档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。3.指导和监督各部门的文件档案管理工作，定期对各部门文件档案管理情况进行检查和考核。4.负责公司文件档案信息化建设，建立和维护文件档案管理信息系统，实现文件档案的电子化管理。5.组织开展文件档案管理培训工作，提高公司员工的文件档案管理意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件档案的收集、整理、归档和保管工作，并按规定定期向公司办公室移交。2.严格执行公司文件档案管理制度，确保本部门文件档案管理工作的规范有序。3.积极配合公司办公室做好文件档案的利用和销毁等工作，提供必要的支持和协助。4.明确本部门文件档案管理的责任人，负责本部门文件档案管理工作的具体实施。（三）文件档案管理人员职责1.认真履行文件档案管理职责，严格遵守文件档案管理各项规章制度。2.负责文件档案的日常管理工作，包括文件的收发、登记、整理、归档、保管等，确保文件档案的安全和完整。3.熟练掌握文件档案管理信息系统的操作技能，及时准确地录入和更新文件档案信息，提高文件档案检索和利用效率。4.积极开展文件档案编研工作，为公司各项工作提供参考依据。5.保守公司文件档案机密，不得擅自泄露文件档案内容。三、文件管理（一）文件的分类1.按文件来源分类：可分为上级文件、内部文件、外来文件等。2.按文件性质分类：可分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。3.按文件内容分类：可分为综合性文件、专题性文件等。（二）文件的编号1.公司办公室对各类文件进行统一编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。2.文件编号格式为：[年份][部门代码][文件类别代码][流水号]。例如：202301A001，其中“2023”表示年份，“01”表示部门代码，“A”表示文件类别代码，“001”表示流水号。3.部门代码和文件类别代码由公司办公室统一制定并公布。（三）文件收文管理1.公司办公室负责接收上级文件、外来文件等各类文件，并进行统一登记。登记内容包括文件名称、文号、发文机关、发文日期、份数等。2.文件登记后，办公室应及时将文件分送相关领导和部门阅办，并做好文件传阅记录。传阅记录应包括文件名称、文号、传阅时间、传阅人签名等。3.承办部门收到文件后，应及时办理，并将办理结果反馈给办公室。如需留存文件原件，应在办理完毕后及时交回办公室归档。（四）文件发文管理1.各部门起草的文件，应经部门负责人审核后，送公司领导审批。2.文件审批通过后，由办公室负责编号、打印、盖章，并按规定分发。分发时应做好文件发放记录，记录内容包括文件名称、文号、发放部门、发放日期、签收人等。3.涉及公司机密的文件，应严格按照保密规定进行发放和管理，限定知悉范围，并做好签收登记。（五）文件的传阅与督办1.文件传阅应遵循高效、及时的原则，确保文件在规定时间内传达到相关人员。传阅过程中，传阅人不得擅自扩大知悉范围，不得擅自留存文件。2.对于需要办理的文件，办公室应进行跟踪督办，及时了解文件办理进展情况，确保文件办理事项得到落实。督办过程中，应做好记录，对办理不力的部门和人员进行督促整改。（六）文件的借阅与归还1.因工作需要借阅文件的，借阅人应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、文号、借阅目的、借阅时间等，经部门负责人签字后，报公司办公室审批。2.办公室根据审批意见，办理文件借阅手续，并将文件交借阅人。借阅人应在规定时间内归还文件，如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得擅自复制、涂改、销毁文件。如因保管不善造成文件损坏或丢失的，借阅人应承担相应责任。（七）文件的清退与销毁1.文件办理完毕后，承办部门应及时将文件清退给办公室。办公室应定期对清退的文件进行整理、核对，确保文件齐全完整。2.对于已失去保存价值的文件，办公室应按照规定进行销毁。销毁文件时，应填写《文件销毁申请表》，经公司领导批准后，由两人以上共同进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括文件名称、文号、销毁时间、销毁人签名等。四、档案管理（一）档案的分类1.文书档案：主要包括公司在行政管理、业务管理等工作中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。2.科技档案：主要包括公司在科研、生产、工程建设等活动中形成的各类文件材料，如项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术文件等。3.会计档案：主要包括公司在财务管理活动中形成的各类文件材料，如会计凭证、会计账簿、财务报表等。4.人事档案：主要包括公司员工的个人基本信息档案、工作经历档案、考核奖惩档案、工资福利档案等。5.业务档案：主要包括公司在各项业务活动中形成的各类文件材料，如市场营销档案、客户档案、合同档案等。（二）档案的收集与整理1.各部门应按照档案管理要求，定期将本部门形成的文件材料收集齐全，并进行初步整理。整理时应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.公司办公室负责对各部门移交的档案进行统一整理。整理工作包括分类、编号、编目、装订等。整理后的档案应符合档案管理规范要求，便于查阅和利用。（三）档案的归档与保管1.整理好的档案应及时归档，归档时应填写《档案归档登记表》，注明档案名称、类别、归档时间、保管期限等。2.公司办公室应根据档案的类别和保管期限，设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设备、温湿度调节设备等，确保档案的安全保管。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（四）档案的检索与利用1.公司办公室应建立完善的档案检索系统，编制档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录等，方便档案的检索和利用。2.因工作需要查阅档案的，查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、类别、查阅目的、查阅时间等，经部门负责人签字后，报公司办公室审批。3.办公室根据审批意见，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、查阅时间、查阅档案名称、查阅内容等。4.查阅档案时，查阅人应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案，应经办公室同意，并按规定办理复印手续。（五）档案的鉴定与销毁1.公司办公室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应组成鉴定小组，由办公室负责人、档案管理人员及相关业务部门人员参加。2.经鉴定确已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司领导批准后，按照规定进行销毁。销毁档案的程序和要求与文件销毁相同。五、信息化管理（一）文件档案管理信息系统建设1.公司应建立文件档案管理信息系统（以下简称“系统”），实现文件档案的电子化管理。系统应具备文件登记、编号、分类、存储、检索、借阅、统计等功能，提高文件档案管理工作的效率和水平。2.系统建设应遵循国家有关信息化建设的法律法规和行业标准，确保系统的安全性、稳定性和可靠性。（二）文件档案数据录入与维护1.办公室应安排专人负责文件档案数据的录入工作，确保录入数据的准确、完整。录入的数据应包括文件档案的基本信息、内容摘要、保管期限等。2.档案管理人员应定期对系统中的文件档案数据进行维护，及时更新文件档案的状态信息，如借阅情况、利用情况等，确保数据的时效性。（三）系统安全管理1.公司应加强系统安全管理，制定系统安全管理制度，明确系统管理员、用户的职责和权限。2.系统管理员应定期对系统进行安全检查和维护，及时发现和处理系统安全隐患。加强对系统用户的安全教育，提高用户的安全意识，防止因用户操作不当导致系统安全事故。3.做好系统数据备份工作，定期将系统数据备份到存储介质上，并异地存放。备份数据应妥善保管，以备系统出现故障时恢复使用。六、监督与考核（一）监督检查1.公司办公室应定期对各部门文件档案管理情况进行监督检查。检查内容包括文件档案管理制度的执行情况、文件档案的收集整理情况、档案的保管利用情况等。2.监督检查可采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。检查结束后，应形成检查报告，并向公司领导汇报检查结果。（二）考