鉴定评估档案管理制度

PAGE鉴定评估档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织鉴定评估档案的管理，确保档案的完整性、准确性和保密性，充分发挥档案在鉴定评估工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及鉴定评估业务所形成的档案管理工作，包括但不限于各类资产鉴定评估、项目评估、资质鉴定评估等业务活动产生的档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则：鉴定评估档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案内容应真实反映鉴定评估业务的全过程，确保档案资料的完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全性。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅、使用和调阅，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善鉴定评估档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理鉴定评估档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等工作。3.对档案管理工作进行监督、检查和指导，确保档案管理工作符合规定要求。4.定期对档案进行鉴定和统计，及时向上级主管部门报告档案管理情况。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）鉴定评估业务部门职责1.负责本部门鉴定评估业务档案的收集、整理和初步分类，并在规定时间内移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、调阅等工作，提供必要的协助和支持。3.对本部门形成的档案资料的真实性、完整性负责，确保档案资料符合归档要求。4.在鉴定评估业务开展过程中，严格按照档案管理规定及时整理和保存相关资料，防止档案资料的丢失或损坏。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理制度和操作规程。2.负责档案的日常收集、整理、归档、保管等工作，确保档案资料的有序存放和安全保管。3.做好档案的查阅登记、调阅跟踪等工作，及时为利用者提供档案服务。4.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理。5.积极参与档案信息化建设，协助做好档案数字化录入和系统维护工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.鉴定评估委托书、业务约定书等相关合同文件。2.鉴定评估对象的相关资料，如产权证明、财务报表、技术资料等。3.鉴定评估过程中形成的各类工作底稿，包括现场勘查记录、数据收集与分析资料、专家意见等。4.鉴定评估报告及相关审核意见、反馈意见等。5.与鉴定评估业务有关的其他文件资料，如会议纪要、往来函件等。（二）收集要求1.鉴定评估业务部门应在业务完成后及时收集相关档案资料，并进行初步整理。2.收集的档案资料应真实、完整、有效，符合法律法规和行业标准的要求。3.对于重要的档案资料，应进行原件收集；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、业务类别等进行分类整理，确保档案资料的系统性和逻辑性。2.对每份档案资料进行编号，编制档案目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，便于查找和管理。3.对档案资料中的纸张进行整理，去除金属物、订书钉等，确保档案的整洁和完好。4.对于电子档案，应按照统一的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，确保电子档案的有序存储。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.鉴定评估业务部门在档案资料整理完成后，填写档案移交清单，将档案资料移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案资料进行审核，核对档案资料的完整性、准确性和规范性，如发现问题及时通知业务部门进行补充或更正。3.审核通过后，档案管理部门按照档案分类标准对档案进行归档，将档案资料存入专门的档案库房或档案存储设备中。（二）保管期限1.鉴定评估档案的保管期限根据国家相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的鉴定评估业务档案。中期档案保管期限为[X]年，适用于较为重要的鉴定评估项目档案。长期档案保管期限为[X]年以上，主要涉及重大资产鉴定评估、涉及国家重要利益的项目评估等档案。2.对于有特殊保管要求的档案，应按照相关规定延长保管期限或采取特殊的保管措施。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案存储设备应定期进行维护和检查，确保设备的正常运行，防止数据丢失或损坏。3.对档案进行分类存放，设置明显的标识牌，便于查找和管理。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，定期进行核对和盘点。5.加强对档案库房的安全管理，限制无关人员进入，确保档案库房的安全。五、档案的查阅与调阅（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅鉴定评估档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅鉴定评估档案的，须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织主管领导审批同意后，方可查阅。查阅过程中应安排专人陪同，并严格遵守档案查阅规定。（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息。2.所在部门负责人对查阅申请表进行审批，签署意见并加盖部门公章。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅申请人提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、查阅档案名称、查阅原因等。4.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）调阅规定1.因工作需要调阅鉴定评估档案的，应填写档案调阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理调阅手续。2.调阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长调阅期限，应重新办理审批手续。3.调阅人应对调阅的档案资料妥善保管，不得转借他人或擅自复制、传播档案内容。调阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。4.档案管理部门应对调阅档案的归还情况进行跟踪检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究调阅人的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的鉴定评估档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门人员、鉴定评估业务部门人员以及相关专家。2.档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、历史价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应详细登记档案名称、编号、日期、数量等信息，并编制档案销毁清册。（二）销毁程序1.档案销毁清册经档案鉴定小组审核通过后，报公司/组织主管领导审批。2.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁过程应进行现场监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.档案销毁后，在档案销毁清册上注明销毁日期，并由监销人签字确认。档案销毁清册应永久保存。（三）特殊档案处理对于涉及国家机密、商业秘密等特殊档案，应按照国家相关法律法规和公司/组织保密制度的规定进行处理，不得擅自销毁。如需销毁，应报经相关部门批准，并采取特殊的保密措施进行销毁。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的鉴定评估档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平，为公司/组织的鉴定评估业务提供有力的支持。（二）数字化录入1.对已归档的鉴定评估档案进行数字化录入，确保档案信息的准确、完整。2.数字化录入应按照档案分类标准和目录结构进行，建立电子档案与纸质档案的对应关系，便于查询和利用。3.加强对数字化录入工作的质量控制，定期进行数据核对和抽检，确保录入数据的准确性。（三）系统功能与应用1.档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计分析等功能，方便档案管理人员和利用者进行操作。2.利用者可通过系统在线查阅档案资料，申请档案借阅和调阅，档案管理人员可实时跟踪档案的利用情况。3.系统应具备数据备份和恢复功能，