医保中心档案归档制度

PAGE医保中心档案归档制度一、总则（一）目的为加强医保中心档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，根据国家有关法律法规及档案管理行业标准，结合医保中心实际工作情况，制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于医保中心各部门在业务活动中形成的各类档案，包括但不限于医保政策文件、参保人员信息档案、医疗费用报销档案、财务档案、人事档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则医保中心档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则档案应如实反映医保中心各项业务活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得遗漏、篡改或伪造档案信息。3.分类科学原则根据档案的形成领域、内容性质和保管期限等因素，对档案进行科学分类，便于档案的管理和查找利用。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置医保中心设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合医保中心实际情况，制定和修订档案归档制度、档案保管制度、档案查阅利用制度等各项档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责组织各部门收集、整理本部门形成的各类档案，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和完整性。3.档案归档与保管按照档案管理制度的要求，将整理好的档案及时归档，并妥善保管在符合安全保密要求的档案库房中。定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的实体安全。4.档案查阅与利用服务建立档案查阅利用登记制度，为医保中心内部各部门及外部相关单位和个人提供档案查阅利用服务。严格按照规定的程序和权限办理档案查阅手续，确保档案信息的合理使用。5.档案信息化建设推进档案信息化管理工作，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。加强对档案管理人员的信息化技能培训，提高档案管理工作的效率和水平。6.档案鉴定与销毁按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见。对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理，并做好销毁记录。7.档案统计与分析建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。8.档案业务指导与培训对医保中心各部门的档案管理工作进行业务指导，定期组织档案管理人员参加业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。三、档案归档范围与分类（一）档案归档范围1.医保政策法规类国家及地方有关医保政策、法规、规章、规范性文件等。2.参保登记类参保单位和个人的参保登记申请表、相关证明材料、参保信息变更记录等。3.医疗费用报销类参保人员的医疗费用报销申请、病历资料、费用清单、结算凭证等。4.基金财务管理类医保基金的收支凭证、财务报表、预决算资料、审计报告等。5.定点医疗机构管理类定点医疗机构的准入申请、协议文本、考核评估资料、医疗服务质量监控记录等。6.药品及医用耗材管理类医保药品和医用耗材的目录、采购供应记录、价格调整文件等。7.信息系统建设与管理类医保信息系统的建设方案、技术文档、运行维护记录、数据备份资料等。8.人事档案类医保中心工作人员的个人档案，包括履历、学历、职称、考核、奖惩等材料。9.其他类与医保中心业务相关的其他重要文件、会议记录、调研报告、宣传资料等。（二）档案分类1.按年度分类将档案按形成年度进行分类，每年形成的档案单独存放，便于管理和查找。2.按类别分类在年度分类的基础上，根据档案的内容性质，进一步分为医保政策法规类、参保登记类、医疗费用报销类等若干类别。3.按保管期限分类根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）三种保管期限。四、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件及相关的实物资料等。电子文件应确保其原始性、完整性和可读性，按照规定的格式和命名规则进行存储。3.对于重要的文件材料，应收集其初稿、修改稿、定稿等不同版本，以便全面反映文件的形成过程。（二）文件材料的整理1.纸质文件整理去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。对文件进行分类，按照文件的形成时间、内容性质等顺序排列。编写页号，在文件的右上角或右下角用铅笔编写页号，以便于查阅和管理。填写卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目，目录应打印或用钢笔填写，字迹清晰。装订文件，采用左侧装订的方式，将文件整齐装订，确保不掉页、不倒页。2.电子文件整理按照档案分类方案，对电子文件进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。对电子文件进行命名，文件名应准确反映文件的内容和形成时间，格式统一规范。建立电子文件的元数据，包括文件的题名、作者、日期、格式、大小等信息，以便于检索和利用。定期对电子文件进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。（三）档案归档1.归档时间各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕并移交档案管理部门归档。对于重大紧急事件形成的档案，应在事件处理完毕后的[规定时间]内及时归档。2.归档程序档案管理部门接收各部门移交的档案时，应进行认真核对，检查档案的数量、质量和整理情况是否符合要求。对符合归档要求的档案，档案管理部门应在档案移交清单上签字确认，并按照档案分类方案进行分类存放。建立档案归档台账，记录档案的归档时间、来源部门、档案名称、数量等信息，便于查询和统计。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等，满足档案保管的环境要求。3.档案库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案保管方式1.纸质档案保管采用密集架或档案柜存放纸质档案，按照档案分类顺序排列，便于查找和管理。对珍贵档案或易损档案，应采取特殊的保管措施，如采用密封包装、复制备份等方式进行保护。定期对纸质档案进行清点和检查，发现问题及时处理，确保档案的实体安全。2.电子档案保管电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，采用磁盘阵列、磁带库等多种存储方式进行备份，确保数据的安全性和可靠性。建立电子档案的存储管理制度，定期对电子档案进行维护和更新，检查存储设备的运行状况，防止数据丢失或损坏。对电子档案的访问进行严格权限控制，设置不同的用户角色和权限，确保只有授权人员才能访问和操作电子档案。（三）档案保管期限1.永久保管档案医保中心制定的重要政策法规文件。涉及医保基金重大收支、预决算等财务文件。具有重要历史价值和长期利用价值的档案。2.长期保管档案参保登记、医疗费用报销等业务活动中形成的主要档案资料，保管期限为10年以上。定点医疗机构管理、药品及医用耗材管理等方面的重要文件，保管期限为10年以上。3.短期保管档案一般性的业务文件、临时性的工作记录等，保管期限为10年以下。（四）档案鉴定与销毁1.档案鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人等组成。鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出档案存毁意见。2.档案销毁对已到保管期限且无保存价值的档案，经档案鉴定小组审核批准后，按照规定的程序进行销毁。档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应指定专人负责监督，并做好销毁记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。档案销毁记录应永久保存，以备查考。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.医保中心内部查阅医保中心各部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外部单位查阅外部相关单位因工作需要查阅医保中心档案的，应出具单位介绍信和查阅人员的有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经医保中心分管领导签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅涉及医保基金等敏感信息的档案，应经医保中心主要领导签字批准。（二）查阅程序1.档案管理部门收到查阅申请后，应根据查阅权限进行审核，对符合要求的申请予以受理。2.档案管理人员根据查阅申请，在档案库房中查找相关档案，并将档案提供给查阅人员。查阅人员应在档案查阅登记薄上签字确认查阅档案的名称、数量、查阅时间等信息。3.查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案的完整无损。（三）利用服务1.档案管理部门应积极为医保中心内部各部门及外部相关单位和个人提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，提供档案的复印件、摘录件、数据分析报告等资料。2.对于涉及医保政策咨询、医疗费用报销审核、定点医疗机构管理等方面的档案利用需求，档案管理部门应组织相关业务人员进行研究分析，为查阅人员提供专业的意见和建议。3.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用频率和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的医保中心档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.通过档案信息化管理，实现档案信息资源的共享，为医保中心内部各部门及外部相关单位提供便捷的档案查阅利用服务。3.利用信息化手段加强档案的安全保密管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数字化加工对医保中心现存的纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等加工处理，形成完整的数字化档案。数字化档案应符合国家有关电子文件管理的标准和规范，确保其质量和可读性。2.档案管理信息系统建设建立档案管理信息系统的功能模块，包括档案录入、档案检索、档案借阅、档案统计、档案鉴定销毁等功能，实现档案管理工作的信息化流程化。在档案管理信息系统中建立档案数据库，对档案的元数据、全文信息等进行集中存储和管理，方便档案的查询和利用。加强档案管理信息系统的安全防护措施，设置用户权限管理、数据备份恢复、安全审计等功能，确保系统的安全稳定运行。3.档案信息化安全管理建立档案信息化安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责和操作规范，加强对档案信息系统的安全管理。采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等安全技术手段，保障档案信息系统的网络安全和数据安全。定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患，确保档案信息不被泄露、篡改或丢失。（三）信息化培训与推广1.加强对档案管理人员的信息化技能培训，提高其操作档案管理信息系统的能力和水平。培训内容包括系统操作、数据录入、安全管理等方面，定期组织培训考核，确保档案