华西集团档案管理制度

PAGE华西集团档案管理制度一、总则（一）目的为加强华西集团档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在集团各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于华西集团总部及所属各子公司、分公司、项目部等所有机构和部门。（三）档案定义本制度所称档案，是指华西集团在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：集团档案工作实行集中统一领导，由集团档案管理部门负责统筹管理全集团的档案工作。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映集团各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理和保存集团在工作活动中形成的各类档案，保证档案的系统性和完整性。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.服务性原则：充分开发利用档案资源，为集团的决策、管理、生产经营等各项工作提供优质服务。二、档案管理机构及职责（一）集团档案管理部门1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定集团档案管理制度并组织实施。2.统筹规划集团档案工作，对所属各单位档案工作进行监督、指导和检查。3.集中管理集团重要档案，包括但不限于集团规划、决策、财务、人事、工程建设等方面的档案。4.组织开展档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。5.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化进程。6.开展档案业务培训和宣传工作，提高集团全员的档案意识。（二）所属各单位档案管理部门1.贯彻执行集团档案管理制度，制定本单位档案管理实施细则。2.负责本单位各类档案的收集、整理、保管和统计工作，确保档案的完整和安全。3.对本单位形成的档案进行初步鉴定，定期向集团档案管理部门移交应归档的档案。4.积极开展档案利用工作，为本单位各项工作提供档案信息支持。5.配合集团档案管理部门做好档案信息化建设、业务培训等相关工作。（三）各部门兼职档案员1.负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、整理和临时保管。2.按照档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交至本单位档案管理部门。3.协助本单位档案管理部门开展档案整理、编目等工作，提供档案利用所需的相关信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.集团行政管理类档案：包括集团发文、收文、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事任免、奖惩等文件材料。2.财务管理类档案：涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预决算等资料。3.工程建设类档案：涉及工程规划、设计图纸、施工组织设计、工程变更、竣工验收等文件。4.市场营销类档案：包含市场调研报告、营销策划方案、客户资料、合同协议等。5.科研技术类档案：如科研项目立项报告、研究成果、技术标准、专利文件等。6.其他各类与集团工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将工作中形成的文件材料收集齐全，不得积压、散失。2.归档的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签署完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、元数据完整，并按照规定进行存储和备份。（三）整理原则1.文件材料应按照形成规律和有机联系进行整理，保持文件之间的历史联系。2.遵循便于保管和利用的原则，对档案进行分类、编号、编目等整理工作。（四）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理、财务管理、工程建设、市场营销、科研技术等大类，大类下再根据具体情况细分小类。2.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。编号应具有系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、密级等信息，确保目录清晰、准确。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定组织集团成立档案鉴定小组，由档案管理部门牵头，相关业务部门人员参加，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定依据根据国家有关档案保管期限的规定，结合集团实际情况，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。（三）鉴定内容1.文件材料的内容是否反映集团重要工作活动，是否具有历史查考价值。2.文件材料的形成时间、来源、形式等是否具有代表性。3.文件材料与其他档案之间的关联程度。（四）保管期限调整档案鉴定小组应定期对已确定保管期限的档案进行复查，根据实际情况调整保管期限。对于失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。五、档案的保管（一）保管场所1.集团档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放有序，便于查找和利用。2.对电子档案应采用安全可靠的存储设备进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案保管措施1.建立档案出入库登记制度，严格记录档案的出入库时间、数量、去向等信息。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.加强对电子档案的管理，定期进行数据维护和病毒查杀，保障电子档案的安全。六、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.档案的整理情况统计，如已整理档案的数量、整理进度等。3.档案的利用情况统计，如查阅档案的人次、利用档案的目的等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，由档案管理部门专人负责记录和统计档案相关数据。2.定期对档案统计数据进行汇总分析，形成统计报表，为集团档案管理决策提供依据。七、档案的编研（一）编研内容1.根据集团工作需要，编写档案参考资料，如大事记、组织沿革、重要文件汇编等。2.开展专题编研，对特定领域或项目的档案进行深入研究和开发，形成有价值的编研成果。（二）编研要求1.编研工作应遵循真实性、准确性、系统性原则，确保编研成果能够客观反映集团历史和工作实际。2.编研成果应具有实用性和针对性，能够为集团的各项工作提供有力支持。（三）编研成果的应用1.将编研成果及时提供给集团领导和相关部门，为决策和管理提供参考。2.通过内部刊物、网站等渠道发布编研成果，扩大其影响力和应用范围。八、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家法律法规和集团档案管理制度。2.服务优先原则：以服务集团工作为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案服务。（二）利用范围1.集团内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作联系，经集团批准查阅相关档案。3.司法机关、行政机关依法查阅集团档案。（三）利用手续1.集团内部人员查阅、借阅档案，需填写档案利用申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅档案，需出具单位介绍信，注明查阅目的和范围，经集团相关部门审核同意后，由档案管理部门安排查阅。司法机关、行政机关依法查阅档案，应按照法定程序办理相关手续。3.查阅、借阅档案应在规定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印、拍照档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行操作。（四）利用反馈档案管理部门应及时了解档案利用情况，收集利用者的反馈意见，不断改进档案利用服务工作，并对档案利用效果进行跟踪和评估。九、档案的保密（一）保密制度1.建立健全档案保密制度，明确档案保密责任，加强对档案工作人员的保密教育。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理。（二）保密措施1.对保密档案实行专人专柜保管，严格限制接触范围。2.在档案利用过程中，对涉及保密内容的数据和信息应进行技术处