业务合同档案管理制度

PAGE业务合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司业务合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类业务合同档案的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司业务合同档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：合同档案应如实反映合同签订、履行的全过程，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案，应严格保密，防止泄露。4.便捷利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于合同档案的查询、借阅和利用。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善业务合同档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司业务合同档案，对合同档案进行收集、整理、归档、保管和统计。3.建立合同档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对合同档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.负责向公司内部各部门提供合同档案的查阅、借阅服务，并进行登记和跟踪。6.对违反合同档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）合同业务部门职责1.负责本部门业务合同的起草、签订、履行和终止等工作，并及时将合同文本及相关资料移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好合同档案的整理、归档工作，提供必要的业务信息和资料。3.按照档案管理部门的要求，规范合同档案的形成过程，确保合同档案的质量。4.在合同签订、履行过程中，及时向档案管理部门通报有关情况，保证档案的完整性。（三）其他部门职责1.各部门应配合档案管理部门做好合同档案的管理工作，在工作中形成的与合同相关的文件、资料应及时移交档案管理部门。2.涉及合同档案查阅、借阅的部门和人员，应遵守档案管理制度，不得擅自复制、转借或泄露合同档案内容。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.合同文本：包括合同正本、副本、补充协议、变更协议等。2.合同附件：如技术协议、质量标准、验收报告、担保文件、授权委托书等。3.合同履行过程中的相关文件：如往来函件、会议纪要、订单、发货单、验收单、对账单、付款凭证等。4.合同审批文件：如合同审批表、领导批示、法律意见书等。（二）收集要求1.合同业务部门应在合同签订或履行完毕后[X]个工作日内，将合同档案资料整理齐全，移交档案管理部门。2.移交的合同档案资料应真实、完整、清晰，纸张应符合档案保存要求，电子文件应格式规范、内容完整。3.对于重要合同或涉及重大利益的合同，合同业务部门应在移交档案时提供相关的背景资料和说明。（三）整理方法1.分类：按照合同的性质、业务类型、时间顺序等进行分类，如采购合同类、销售合同类、租赁合同类等。2.编号：为每一份合同档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。3.编目：对合同档案进行编目，编制目录清单，包括合同编号、名称、签订日期、履行期限、合同金额、对方单位、归档日期等信息。4.装订：将合同文本及附件按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。四、合同档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应按照整理好的合同档案进行归档，将合同档案存入专门的档案柜或档案库房。2.归档的合同档案应按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。3.建立合同档案索引，注明每份合同档案的存放位置，方便快速检索。（二）保管期限1.合同档案的保管期限根据合同的性质、重要程度、涉及金额等因素确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性业务合同。中期保管期限为[X]年，适用于重要业务合同或涉及一定金额的合同。长期保管期限为[X]年以上，适用于重大业务合同、涉及公司核心利益的合同或具有重要历史价值的合同。2.保管期限自合同履行完毕或终止之日起计算。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保合同档案的安全。2.定期对档案库房进行检查和维护，发现问题及时处理。3.采用电子存储和纸质存储相结合的方式，对合同档案进行备份，防止数据丢失。4.对档案管理人员进行培训，提高其档案管理意识和业务水平，确保档案保管工作的质量。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或重要合同档案的查阅，需经公司分管领导审批。3.档案管理部门应建立查阅登记制度，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。（二）借阅规定1.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借、涂改、损坏、丢失，如有违反，应承担相应的责任。4.借阅人员归还合同档案时，档案管理部门应进行认真核对，确保档案完整无损。（三）特殊情况处理1.因诉讼、仲裁等法律纠纷需要查阅、复印合同档案的，应按照法律程序办理相关手续，并经公司法律事务部门审核。2.外单位因工作需要查阅、借阅公司合同档案的，应持单位介绍信，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅或借阅，并严格遵守档案管理制度。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对合同档案进行鉴定，确保档案的保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、合理取舍的原则。（二）鉴定组织成立合同档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、合同业务部门负责人、财务部门负责人、法律事务部门负责人等组成。鉴定小组负责对合同档案的保管期限、保存价值等进行鉴定。（三）鉴定方法1.审查合同档案的内容、性质、重要程度、涉及金额等因素，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和公司的实际情况，确定合同档案的保管期限。3.对已超过保管期限且无保存价值的合同档案，鉴定小组应出具鉴定意见，报公司分管领导批准后进行销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制《合同档案销毁清单》，注明合同编号、名称、销毁原因、销毁日期等信息。2.销毁合同档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在《合同档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。七、合同档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立合同档案管理信息系统，实现合同档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）系统功能要求1.合同档案录入：能够录入合同档案的基本信息、文本内容、附件等，支持多种格式文件的上传。2.检索查询：提供灵活多样的检索查询方式，如按合同编号、名称、签订日期、对方单位等进行检索。3.借阅管理：记录合同档案的借阅情况，包括借阅人员、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.统计分析：对合同档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类报表。5.安全管理：设置用户权限，确保合同档案信息的安全，防止数据泄露和非法访问。（三）数据维护1.定期对合同档案管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。2.及时更新合同档案的相关信息，确保系统数据的准确性和时效性。3.对系统运行过程中出现的问题及时进行处理，保证系统的正常运行。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对合同档案的管理情况进行自查，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门应定期对合同档案管理工作进行审计监督，检查合同档案管理制度的执行情况。3.对违反合同档案管理制度的行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。（二）考核评价1.建立合同档案管理工作考核评价机制，对档案管理部门和合同