校园消防档案管理制度

PAGE校园消防档案管理制度一、总则（一）目的为加强校园消防安全管理，规范消防档案管理工作，确保校园消防档案的完整性、准确性和系统性，有效预防和减少火灾事故的发生，保障师生生命财产安全，根据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等法律法规及相关行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位及全体师生员工在校园消防工作中涉及的档案管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：消防档案应如实反映校园消防工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与校园消防工作相关的各类文件、资料、记录等，保证档案资料的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字表述等应符合规范要求。4.规范性原则：按照统一的格式、分类标准和管理流程进行档案管理，确保档案管理工作的规范化。5.及时性原则：及时收集、整理、归档消防工作中产生的各类文件资料，保证档案信息的时效性。（四）职责分工1.学校消防安全管理部门负责制定校园消防档案管理制度，并组织实施。指导、监督各部门、各单位消防档案的收集、整理、归档工作。负责集中保管全校重要的消防档案资料，建立消防档案数据库，实现档案信息的电子化管理和共享。定期对消防档案进行检查、评估和更新，确保档案的完整性和有效性。2.各部门、各单位负责本部门、本单位消防档案的收集、整理、归档工作，指定专人负责档案管理，并接受学校消防安全管理部门的指导和监督。按照学校消防档案管理制度的要求，及时将本部门、本单位消防工作中产生的文件、资料、记录等移交学校消防安全管理部门归档。配合学校消防安全管理部门做好消防档案的查阅、借阅等工作。3.档案管理人员负责消防档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等。严格遵守档案管理规定，确保档案的安全和保密。按照规定的程序和要求，为档案查阅、借阅人员提供服务，并做好登记工作。定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。二、消防档案的分类与内容（一）消防管理档案1.消防安全责任制文件学校消防安全工作责任书、各部门消防安全工作责任书。消防安全责任人、管理人任命文件及职责分工。2.消防安全管理制度消防安全教育制度、培训制度、演练制度、检查制度、隐患整改制度、消防设施器材维护管理制度、火灾应急预案等。各项消防安全管理制度的修订记录及审批文件。3.消防工作会议记录学校消防安全工作会议纪要、专题会议记录。会议讨论的主要内容、决议事项及落实情况。4.消防工作档案消防工作年度计划、总结。消防工作重大事项报告、请示及批复文件。消防工作考核、奖惩记录。（二）消防设施档案1.消防设施基本情况消防设施分布图、系统图。消防设施台账，包括名称型号、数量、设置位置、启用时间等。2.消防设施维护保养记录消防设施月度、季度、年度维护保养计划及实施记录。消防设施维修、更换记录，包括维修时间、原因、维修人员、更换部件等。消防设施检测报告，包括年度检测报告、专项检测报告等。3.消防设施运行记录消防设施每日巡查记录，包括巡查时间、人员、内容、发现问题及处理情况等。消防设施故障报警记录，包括报警时间、部位、原因、处理结果等。消防设施联动测试记录，包括测试时间、内容、结果等。（三）火灾隐患档案1.火灾隐患排查记录学校定期组织的火灾隐患排查计划、方案。火灾隐患排查记录，包括排查时间、人员、部位、发现的火灾隐患及整改情况等。火灾隐患整改通知书及回执。2.重大火灾隐患档案重大火灾隐患报告、评估报告。重大火灾隐患整改方案、措施及落实情况。重大火灾隐患整改期间的消防安全保障措施及记录。（四）火灾事故档案1.火灾事故报告火灾事故发生时的报告记录，包括报告时间、报告人、火灾发生地点、火势情况等。火灾事故现场照片、视频资料。2.火灾事故调查记录火灾事故调查笔录。火灾事故原因分析报告、责任认定文件。3.火灾事故处理记录火灾事故处理决定、通报文件。火灾事故整改措施及落实情况。（五）消防宣传教育档案1.消防宣传教育计划：学校年度消防宣传教育计划、实施方案。2.消防宣传教育活动记录消防知识讲座、培训记录，包括讲座时间、地点、内容、参与人员等。消防演练记录，包括演练方案、演练时间、地点、内容、参与人员、演练效果评估等。消防宣传资料、图片、视频等。3.师生员工消防知识考核记录：师生员工消防知识考核试卷、成绩记录等。三、消防档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门、各单位应按照档案管理职责，及时收集本部门、本单位消防工作中产生的各类文件、资料、记录等，并于每年年底前移交学校消防安全管理部门归档。2.档案管理人员应定期对消防档案进行收集，确保档案资料的及时、完整。3.对于重要的消防文件、资料、记录等，应进行原件收集；对于无法收集原件的，应收集复印件，并注明原件存放处。（二）整理要求1.消防档案应按照分类标准进行整理，做到分类清晰、编号规范、排列有序。2.每份档案应编制目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查阅。3.档案资料应使用统一规格的纸张，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。4.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子档案的可读性和可利用性。四、消防档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照档案整理要求，对收集到的消防档案资料进行分类、编号、装订，形成案卷，并及时归档。2.归档的消防档案应编制档案号，档案号应按照分类标准和编号规则进行编制，确保档案号的唯一性和系统性。3.档案管理人员应建立消防档案归档登记册，详细记录档案的归档日期、名称、编号、来源等信息，便于查询和统计。（二）保管要求1.学校应设立专门的消防档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.消防档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。3.档案管理人员应定期对消防档案进行清查、核对，发现档案损坏、丢失等情况应及时报告并采取相应措施。4.消防档案的保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。对于重要的消防档案，应永久保管。五、消防档案的查阅与借阅（一）查阅要求1.因工作需要查阅消防档案的，查阅人员应填写《消防档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅原因等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到学校消防安全管理部门查阅。2.档案管理人员应按照查阅申请表的要求，为查阅人员提供档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案资料的安全和完整。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行办理。（二）借阅要求1.因特殊原因需要借阅消防档案的，借阅人员应填写《消防档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人和学校消防安全管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.档案管理人员应按照借阅申请表的要求，为借阅人员提供档案资料，并办理借阅登记手续，注明借阅日期、归还日期、借阅人等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期限届满后，应及时归还档案资料。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.档案管理人员应定期对借阅的消防档案进行催还，如发现借阅人员未按时归还档案或档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。六、消防档案的信息化管理（一）建立消防档案数据库学校消防安全管理部门应建立消防档案数据库，将消防档案资料录入数据库，实现档案信息的电子化管理和共享。消防档案数据库应包括档案的基本信息、分类目录、内容摘要、存储位置等信息，便于查询和统计。（二）档案信息录入与更新1.档案管理人员应按照档案整理要求，及时将消防档案资料录入数据库，并确保录入信息的准确性和完整性。2.对于新产生的消防档案资料，档案管理人员应在归档后及时录入数据库；对于已录入数据库的档案资料进行修改、补充、删除等操作时，应经学校消防安全管理部门负责人批准，并做好记录。3.定期对消防档案数据库进行维护和更新，确保数据库的正常运行和数据的安全性。（三）档案信息查询与利用1.学校各部门、各单位及相关人员可通过校园网或指定的信息终端查询消防档案数据库中的信息，但应遵守档案查阅的相关规定。2.利用消防档案数据库中的信息进行统计分析、编制报告等工作时，应确保数据的真实性和可靠性，并按照规定的程序进行审批和使用。七、消防档案的销毁（一）销毁条件1.消防档案保管期限届满，且无继续保存价值的。2.因火灾事故等原因导致档案资料损坏、丢失，无法修复或补充的。3.其他经学校消防安全管理部门认定需要销毁的档案资料。（二）销毁程序1.档案管理人员应定期对保管期限届满或已无保存价值的消防档案进行清理，提出销毁意见，并填写《消防档案销毁申请表》，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。