幼儿园档案资料收集制度

PAGE幼儿园档案资料收集制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案资料在幼儿园管理、教育教学、家园共育等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门、各班级及全体教职工。（三）基本原则1.集中统一管理原则幼儿园档案资料实行集中统一管理，由专人负责收集、整理、归档和保管，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实性原则档案资料应如实反映幼儿园各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.及时性原则档案资料的收集应及时、准确，确保档案资料的时效性。4.保密性原则对涉及幼儿园机密、个人隐私等敏感信息的档案资料，应严格保密，防止信息泄露。二、档案资料分类及内容（一）行政管理档案资料1.幼儿园章程、发展规划、年度工作计划与总结幼儿园章程是幼儿园的基本准则，规定了幼儿园的性质、宗旨、任务、管理体制等内容。发展规划是幼儿园未来发展的蓝图，明确了幼儿园的发展目标、方向和重点。年度工作计划与总结是对幼儿园年度工作的安排和总结，反映了幼儿园一年来的工作成效。2.幼儿园规章制度包括教职工考勤制度、绩效考核制度、财务管理制度、安全管理制度、卫生保健制度等，是幼儿园正常运转的保障。3.会议记录园务会议、行政会议、教职工大会等各类会议的记录，记录了会议的主要内容、决议和工作安排。4.人事档案教职工个人基本信息、履历、学历学位、职称评定、奖惩情况等资料。5.财务管理档案财务预算、决算报表，经费收支凭证，资产登记等资料，反映了幼儿园的财务状况。（二）教育教学档案资料1.教学计划、教案各班级、各学科的教学计划和教师的教案，体现了教学目标、教学内容和教学方法。2.教学活动记录课堂教学、课外活动、教研活动等教学活动的记录，包括活动时间、地点、内容、参与人员等。3.幼儿学籍档案幼儿入园登记表、体检表、学籍卡、成长记录等，记录了幼儿在园期间的基本情况和发展历程。4.教育科研资料课题研究报告、论文、教学反思、经验总结等，反映了幼儿园的教育科研水平。（三）安全管理档案资料1.安全管理制度、应急预案明确了幼儿园安全管理的职责、措施和应急处置流程。2.安全检查记录日常安全检查、专项安全检查等记录，包括检查时间、地点、内容、发现的问题及整改情况。3.安全教育活动资料安全知识讲座、演练、主题活动等资料，记录了幼儿园开展安全教育的情况。4.安全事故处理档案事故报告、调查处理结果、整改措施等资料，对发生的安全事故进行全面记录和处理。（四）卫生保健档案资料1.卫生保健制度涵盖幼儿生活制度、饮食卫生、环境卫生、个人卫生等方面的规定。2.幼儿健康档案幼儿体检报告、预防接种记录、疾病防治记录等，跟踪幼儿的健康状况。3.卫生消毒记录对幼儿园教室、寝室、食堂、卫生间等场所的消毒时间、消毒方法、消毒人员等进行记录。4.食品卫生档案食品采购索证、食品留样、食堂从业人员健康证等资料，保障幼儿饮食安全。（五）家园共育档案资料1.家长信息档案幼儿家长的基本信息、联系方式、教育背景等资料。2.家园沟通记录家长会记录、家访记录、家长微信群聊天记录、家长意见反馈等，加强家园之间的沟通与合作。3.亲子活动资料亲子运动会、亲子手工制作、亲子郊游等活动的策划方案、活动照片、活动总结等，增进亲子关系。三、档案资料收集职责分工（一）档案管理员职责1.负责制定档案资料收集计划，明确收集范围、时间要求和质量标准。2.指导各部门、各班级及教职工做好档案资料的收集、整理工作，定期进行检查和督促。3.对收集到的档案资料进行分类、整理、编目、装订，确保档案资料的规范性和完整性。4.建立档案资料数据库，实现档案资料的信息化管理，方便查询和利用。5.严格遵守档案资料保密制度，确保档案资料的安全。（二）各部门职责1.行政部门负责收集、整理行政管理类档案资料，包括幼儿园章程、规章制度、会议记录、人事档案、财务管理档案等。按照档案管理员的要求，及时将整理好的档案资料移交档案管理员。2.教育教学部门负责收集、整理教育教学类档案资料，包括教学计划、教案、教学活动记录、幼儿学籍档案、教育科研资料等。组织教师开展档案资料收集工作，指导教师规范填写和整理档案资料。3.安全管理部门负责收集、整理安全管理类档案资料，包括安全管理制度、应急预案、安全检查记录、安全教育活动资料、安全事故处理档案等。定期对安全档案资料进行更新和完善，确保档案资料的时效性。4.卫生保健部门负责收集、整理卫生保健类档案资料，包括卫生保健制度、幼儿健康档案、卫生消毒记录、食品卫生档案等。做好卫生保健档案资料的日常管理工作，为幼儿健康成长提供保障。5.班级教师职责负责收集、整理本班幼儿的相关档案资料，包括幼儿入园登记表、体检表、学籍卡、成长记录、家园沟通记录、亲子活动资料等。按照档案管理要求，将本班档案资料分类整理，定期移交档案管理员。四、档案资料收集流程（一）日常收集1.各部门、各班级及教职工应按照档案资料分类及内容要求，及时收集本部门、本班的档案资料。2.收集到的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于纸质档案资料，应统一使用A4纸张，字迹清晰、工整；对于电子档案资料，应按照统一格式进行存储，文件名应规范、准确。（二）定期整理1.档案管理员应定期对收集到的档案资料进行整理，一般每月进行一次小整理，每学期进行一次全面整理。2.整理时，应按照档案资料分类标准进行分类，剔除重复、无效的资料，确保档案资料的准确性和完整性。3.对整理好的档案资料进行编目，编制档案目录索引，方便查询和利用。（三）归档保管1.整理后的档案资料应及时归档，按照档案保管期限进行分类存放。2.档案保管期限分为永久、长期和短期，具体划分如下：永久保管的档案资料：幼儿园章程、重要会议记录、重大事件档案、教职工人事档案等。长期保管的档案资料：教学计划、教案、幼儿学籍档案、教育科研资料、安全管理制度、应急预案等，保管期限为10年以上。短期保管的档案资料：日常会议记录、一般性工作文件、临时性活动资料等，保管期限为110年。3.档案应存放在专门的档案柜中，保持通风、干燥、整洁，防止档案资料受潮、发霉、虫蛀等。4.建立档案资料借阅登记制度，严格控制档案资料的借阅范围和借阅期限，确保档案资料的安全。五、档案资料收集质量要求（一）完整性档案资料应涵盖幼儿园各项工作的各个方面，不得有遗漏。应包括文件、记录、报表、照片、音像等多种形式的资料，确保档案资料能够全面反映幼儿园的工作情况。（二）准确性档案资料的内容应真实、准确，数据应可靠无误。所有资料应如实反映工作实际情况，不得虚假编造或夸大事实。对于涉及数字、日期、人名等关键信息，应确保准确无误。（三）规范性档案资料的格式、字体、排版等应符合规范要求。纸质档案资料应统一使用A4纸张，字迹清晰、工整，签字盖章齐全；电子档案资料应按照统一格式进行存储，文件名应规范、准确，便于查询和管理。（四）系统性档案资料应按照一定的逻辑顺序进行分类整理，形成系统的档案体系。各类档案资料之间应相互关联、相互印证，能够清晰地反映幼儿园工作的发展脉络和内在联系。六、档案资料的利用与查阅（一）利用原则档案资料的利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案资料能够为幼儿园的管理决策、教育教学、家园共育等工作提供有力支持。（二）查阅流程1.内部查阅幼儿园教职工因工作需要查阅档案资料时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅内容、查阅目的、查阅时间等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理员审核。档案管理员根据审核意见，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、归还时间等信息。2.外部查阅因特殊情况需要外部单位或个人查阅幼儿园档案资料时，应提前与幼儿园相关部门联系，说明查阅目的、查阅内容等情况。经幼儿园主管领导批准后，由档案管理员陪同查阅，并按照规定做好查阅记录。查阅记录应详细记录查阅人员的单位、姓名、查阅时间、查阅内容等信息。外部查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案资料，如需摘抄、复制、拍照，应经档案管理员同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅管理1.借阅档案资料应填写《档案借阅申请表》，注明借阅内容、借阅目的、借阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理员审核。3.档案管理员根据审核意见，为借阅人员办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理员说明并办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、涂改、损坏、丢失档案资料。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时向档案管理员报告，并承担相应的责任。5.借阅人员归还档案资料时，档案管理员应认真核对档案资料的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。七、档案资料的保密与销毁（一）保密措施1.档案管理员应严格遵守档案资料保密制度，对涉及幼儿园机密、个人隐私等敏感信息的档案资料，应妥善保管，防止信息泄露。2.档案资料的查阅和借阅应严格按照规定的流程进行，查阅和借阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自将档案资料带出档案保管场所或泄露给无关人员。3.对档案保管场所应采取必要的安全防范措施，如安装监控设备、门禁系统等，确保档案资料的安全。（二）销毁规定1.档案资料的销毁应遵循严格的审批程序，由档案管理员提出销毁申请，注明销毁档案资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2