普法档案台账管理制度

PAGE普法档案台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的普法工作管理，规范普法档案台账的建立、使用和保存，确保普法工作的有效开展，提高全体员工的法律意识和法律素养，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位涉及普法工作的档案台账管理。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵循国家法律法规和行业标准，确保档案台账管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案台账记录的内容必须真实、准确、完整，如实反映普法工作的实际情况。3.规范统一原则：建立统一的档案台账格式和管理流程，保证管理工作的规范性和一致性。4.安全保密原则：妥善保管档案台账，确保信息安全，防止信息泄露。二、管理职责（一）普法工作领导小组1.负责制定公司/组织普法工作规划和年度计划。2.指导和监督普法档案台账管理制度的执行。3.协调解决普法工作中的重大问题。（二）法务部门1.具体负责普法档案台账的建立、整理、归档和保管工作。2.定期对档案台账进行检查和维护，确保其完整性和准确性。3.为各部门提供普法档案台账查阅、借阅等服务。（三）各部门1.负责本部门普法工作资料的收集、整理，并及时移交法务部门归档。2.配合法务部门做好普法档案台账的管理工作，按照要求提供相关信息。三、档案台账内容（一）法律法规学习资料1.收集整理国家法律法规、行业规章及规范性文件等资料，包括纸质文件、电子文档等。2.记录法律法规的名称、文号、发布日期、生效日期等基本信息。（二）普法活动记录1.每次普法活动的策划方案，包括活动主题、目的、时间、地点、参与人员、活动内容等。2.活动现场照片、视频等资料。3.活动总结报告，包括活动效果评估、存在问题及改进措施等。（三）培训记录1.培训计划，明确培训课程名称、培训对象、培训时间、培训讲师等信息。2.培训教材、讲义等资料。3.培训签到表、学员考核成绩等记录。（四）宣传资料1.制作的普法宣传海报、宣传单页、手册等资料的电子版和纸质版。2.公司/组织内部网站、公众号等平台发布的普法宣传文章、视频等记录。（五）法律知识竞赛记录1.竞赛方案，包括竞赛规则、题目范围、奖项设置等。2.参赛人员名单、竞赛成绩、获奖情况等记录。（六）法律咨询与服务记录1.员工或外部单位的法律咨询问题及回复记录。2.参与处理的法律纠纷案件资料，包括案件情况介绍、处理过程、结果等。四、档案台账建立（一）资料收集1.各部门应指定专人负责收集本部门与普法工作相关的资料，确保资料的及时性和完整性。2.资料收集过程中，要对资料进行初步审核，剔除不符合要求的资料。（二）分类整理1.法务部门按照档案台账内容的分类标准，对收集到的数据进行分类整理。2.对于纸质资料，应进行编号、编目，制作目录清单；对于电子资料，应按照规范的命名方式进行存储，并建立相应的索引。（三）录入归档1.将整理好的资料录入电子档案管理系统，建立电子档案台账。2.同时，将纸质资料按照档案管理要求进行装订、装盒，存入专门的档案柜，建立纸质档案台账。五、档案台账使用（一）查阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅普法档案台账的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.经所在部门负责人审批后，到法务部门办理查阅手续。法务部门应按照规定提供查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，如需复印或摘录相关内容，应经法务部门同意。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅普法档案台账的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由和借阅期限。2.经普法工作领导小组负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案台账，不得转借他人，不得在档案上批注、污损、折角等，确保档案的完好无损。借阅期满后，应及时归还法务部门。（三）统计分析1.法务部门定期对普法档案台账的数据进行统计分析，如法律法规学习资料的更新情况、普法活动参与人数、培训效果评估等。2.通过统计分析，总结普法工作的成效和不足，为制定后续的普法工作计划提供参考依据。六、档案台账保管（一）保管期限1.普法档案台账的保管期限根据档案内容的重要性和时效性确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为[X]年，中期档案保管期限为[X]年，长期档案保管期限为[X]年以上。具体保管期限参照国家档案管理相关规定执行。（二）保管要求1.建立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（三）电子档案管理1.采用安全可靠的电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、备份和维护。2.定期对电子档案进行数据备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.严格控制电子档案的访问权限，防止电子档案被非法篡改或删除。七、档案台账销毁（一）销毁条件1.档案台账保管期满，且确无继续保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.因其他特殊原因需要提前销毁的档案，必须经过严格的审批程序。（二）销毁程序1.由法务部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.经普法工作领导小组负责人审核批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和真实性。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应作为档案资料长期保存，以备查考。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织定期对普法档案台账管理制度的执行情况进行监督检查，确保各项规定得到有效落实。2.监督检查内容包括档案台账的建立、使用、保管、销毁等环节，以及各部门的资料收集和移交情况。（二）考核评价1.将普法档案台账管理工作纳入各部门绩效考核体系，对工作成绩突出的部门和个人给予表