小学资料档案室管理制度

PAGE小学资料档案室管理制度一、总则（一）目的为加强小学资料档案室的管理，确保各类资料的安全、完整与有效利用，为学校的教育教学、管理决策等工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校资料档案室的所有工作人员以及使用档案资料的全体教职工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校资料档案室对全校各类资料实行集中管理，确保资料的系统性和完整性。2.安全保密原则：采取有效措施保障资料的安全，防止资料的丢失、损坏和泄露。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及机密的资料进行特殊管理。3.方便利用原则：优化资料管理流程，提高资料检索和借阅效率，方便教职工查阅和使用资料。二、资料档案室职责（一）资料收集与整理1.负责收集学校各部门、各学科在教育教学、科研、管理等活动中形成的各类资料，包括但不限于教案、课件、试卷、学生成绩册、工作计划与总结、会议记录、科研成果等。2.对收集到的资料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保资料的规范性和系统性。（二）资料保管1.提供安全、适宜的档案保管环境，配备必要的档案装具和设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保资料不受损坏。2.建立资料保管账目，定期对资料进行清查盘点，做到账物相符。对破损、变质的资料及时进行修复或处理。（三）资料借阅与利用1.制定资料借阅制度，明确借阅范围、借阅流程、借阅期限等规定。为教职工提供资料借阅服务，办理借阅登记手续。2.根据学校教育教学和管理工作的需要，积极开展资料编研工作，如编写资料汇编、专题索引等，为学校各项工作提供参考依据。（四）资料安全与保密1.加强资料档案室的安全防范措施，制定安全管理制度，防止火灾、水灾、盗窃等事故的发生。2.严格执行保密制度，对涉及学校机密、师生个人隐私等资料进行严格保密，限制查阅和使用范围。三、资料收集（一）收集范围1.学校行政文件：包括上级教育主管部门下发的各类文件、学校制定的规章制度、工作计划与总结、会议纪要等。2.教学资料：各学科教案、教学课件、教学反思、学生作业、试卷及分析、教学研究成果等。3.学生资料：学生学籍档案、综合素质评价档案、获奖证书、健康档案等。4.教师业务档案：教师个人基本信息、教学工作量统计、教学成果、培训记录、考核评价等。5.学校活动资料：学校组织的各类文体活动、社会实践活动、主题教育活动等的相关资料，如活动方案、照片、视频、新闻报道等。6.财务资料：学校财务预决算、会计凭证、财务报表等。7.其他资料：与学校工作相关的各类合同协议、捐赠资料、校友资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责资料的收集工作，按照规定的时间和要求，及时将本部门产生的资料移交至资料档案室。2.收集的资料应真实、完整、准确，字迹清晰，格式规范。对于电子资料，应确保其存储介质的安全性和可读性，并及时进行备份。3.资料移交时，移交人应填写资料移交清单，详细注明资料的名称、数量、形成时间、来源等信息，双方签字确认。四、资料整理（一）分类标准1.按照资料的性质和用途，分为行政类、教学类、学生类、教师类、活动类、财务类等类别。2.在各大类下，再根据资料的具体内容和特点进行二级分类，如教学类可分为语文、数学、英语等学科资料；学生类可分为学籍档案、品德档案、学业档案等。（二）编号规则1.为每一类资料编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。2.编号采用数字与字母相结合的方式，例如：行政类资料编号为XZ001，教学类资料编号为JX001等。（三）编目工作1.对整理好的资料进行编目，编制资料目录索引。目录索引应包括资料编号、名称、形成时间、来源、保管期限等信息。2.建立电子目录和纸质目录，方便查阅和检索。电子目录应定期更新，确保与实际资料情况一致。（四）装订要求1.对于纸质资料，应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。2.资料的页面应保持平整，如有破损或褶皱应进行修复。装订后的资料应在封面注明资料名称、编号、装订日期等信息。五、资料保管（一）保管环境1.资料档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫的房间作为保管场所。室内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案柜应排列整齐，便于通风和查阅。档案柜之间应保持一定的距离，避免相互挤压。（二）保管方式1.按照资料的类别和保管期限，将资料分别存放在不同的档案柜中。同类资料应集中存放，便于查找。2.对于珍贵、稀少或具有特殊价值的资料，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存、定期检查等。（三）保管期限1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合学校实际情况，确定各类资料的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.定期对资料进行鉴定，对于已到保管期限且无保存价值的资料，按照规定的程序进行销毁处理。（四）清查盘点1.资料档案室应定期对资料进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括资料的数量、质量、保管状况等。2.在清查盘点过程中，如发现资料丢失、损坏或账物不符等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。清查盘点结果应形成书面报告，上报学校领导。六、资料借阅与利用（一）借阅范围1.本校教职工因教育教学、科研、管理等工作需要，可借阅相关资料。2.外单位人员因工作需要查阅本校资料，须经学校主管领导批准，并办理相关手续。（二）借阅流程1.教职工如需借阅资料，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至资料档案室。资料档案室工作人员对申请表进行审核，符合借阅条件的予以办理借阅手续。3.借阅人凭有效证件到资料档案室领取资料，并在借阅登记本上签字确认。借阅登记本应记录借阅日期、借阅人姓名、部门、资料名称、编号、归还日期等信息。（三）借阅期限1.一般资料的借阅期限为两周，如需延长借阅期限，应提前向资料档案室提出申请，经批准后方可延期。2.珍贵、稀少或具有特殊价值的资料，借阅期限一般不超过一周，且须在资料档案室工作人员的监督下查阅。（四）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还资料，如有特殊情况不能按时归还，应提前办理续借手续。2.归还资料时，借阅人应确保资料的完整性和准确性，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时向资料档案室说明，并承担相应的责任。3.资料档案室工作人员对归还的资料进行检查验收，确认无误后，在借阅登记本上注明归还日期，并将资料归位。（五）资料利用1.资料档案室应积极为学校教育教学、科研、管理等工作提供资料利用服务。根据学校工作需要，及时提供相关资料的查阅、复印、扫描等服务。2.鼓励教职工对资料进行深入研究和开发利用，撰写教学论文、开展课题研究等。资料档案室应给予必要的支持和指导。七、资料安全与保密（一）安全制度1.资料档案室应建立健全安全管理制度，加强安全防范措施。制定安全操作规程，确保档案装具和设备的正常使用。2.配备必要的安全设施，如防火设备（灭火器、消防栓等）、防潮设备（除湿机等）、防虫设备（防虫药等）、防盗设备（门禁系统、监控设备等）。定期对安全设施进行检查和维护，确保其性能良好。3.严禁在资料档案室内吸烟、使用明火、存放易燃、易爆物品。下班前应关闭门窗、电源、水源等，确保资料档案室安全。（二）保密制度1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及学校机密、师生个人隐私等资料进行严格保密。明确保密范围和保密责任，与接触保密资料的人员签订保密协议。2.限制保密资料的查阅和使用范围，未经学校主管领导批准，任何人不得擅自查阅、复印、传播保密资料。3.对保密资料的查阅和使用应进行详细记录，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容、使用目的等信息。查阅和使用结束后，应及时归还资料，并对资料进行妥善保管。4.加强对资料档案室工作人员的保密教育，提高保密意识，防止因工作人员疏忽导致保密资料泄露。八、资料数字化管理（一）数字化范围1.对具有重要保存价值和利用价值的资料进行数字化处理，包括但不限于珍贵的历史档案、教学精品资料、学生优秀作品等。2.优先对利用率高、查阅频繁的资料进行数字化，以提高资料的利用效率。（二）数字化流程1.资料扫描：采用专业的扫描设备，按照一定的分辨率和格式对资料进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描后的图像进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将扫描图像中的文字信息进行录入，建立电子文档。录入过程中应确保数据准确无误。4.数据挂接：将数字化后的资料与原资料的编号、目录等信息进行挂接，建立电子索引，方便查阅和检索。5.存储备份：将数字化后的资料存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）数字化资料管理1.建立数字化资料管理系统，对数字化资