展馆档案管理制度

PAGE展馆档案管理制度一、总则（一）目的为加强展馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于展馆内所有部门及工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）定义1.展馆档案：指展馆在各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的文件材料按照规定的程序和要求移交档案部门集中保存的过程。3.保管期限：根据档案的重要程度和历史查考价值确定的档案保存时间，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（四）管理原则1.集中统一管理原则：展馆档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。明确档案管理部门职责：档案管理部门负责制定档案管理制度、接收档案、整理编目、保管利用等工作。统一档案管理流程：对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节制定统一的操作规范，确保各部门档案管理工作的一致性。2.真实性原则：档案应如实反映展馆各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。严格审核档案内容：在档案形成过程中，各部门要对文件材料的真实性进行审核，确保归档的档案真实有效。防止档案造假：严禁任何部门和个人伪造、篡改档案，一经发现将严肃处理。3.完整性原则：全面收集展馆各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。涵盖工作全过程：档案应包括展馆规划、建设、展览策划、运营管理、活动组织等各个环节的文件材料。注重相关资料收集：不仅要收集正式文件，还要收集与工作相关的会议记录、合同协议、照片、视频、实物等资料，确保档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。实体安全保障：配备必要的档案保管设施设备，如档案库房、防火防盗防虫防潮设备等，确保档案实体不受损坏。信息安全防护：对电子档案进行加密存储，设置访问权限，防止档案信息泄露。同时，定期进行数据备份，防止数据丢失。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责展馆档案的集中管理工作。（二）档案管理部门职责1.制度建设制定和完善展馆档案管理制度，明确档案管理的各项流程和标准。根据国家法律法规和行业标准，及时调整和更新档案管理制度，确保制度的合法性和有效性。2.档案收集制定档案收集范围和清单，指导各部门做好档案的收集工作。定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保应归档的文件材料及时移交档案管理部门。3.档案整理按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。对档案的整理情况进行质量检查，确保档案整理的规范性和准确性。4.档案保管建立档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、温湿度计、灭火器等，确保档案的安全保管。对档案进行定期检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。做好档案的防火、防盗、防虫、防潮、防光、防尘等工作，延长档案的使用寿命。5.档案利用建立档案查阅利用制度，规范档案查阅利用流程。为展馆内各部门及工作人员提供档案查阅服务，根据需要出具档案证明。对档案利用情况进行登记和统计，及时掌握档案利用动态。6.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案提出销毁意见。按照规定的程序和审批权限，对拟销毁的档案进行销毁处理，并做好销毁记录。7.档案统计与信息化建设建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段对档案进行管理，提高档案管理效率和服务水平。8.业务指导与培训对各部门档案管理工作进行业务指导，帮助解决档案管理过程中遇到的问题。定期组织档案管理人员和相关工作人员参加档案业务培训，提高档案管理业务水平。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.展馆规划与建设展馆建设项目的可行性研究报告、立项批复、设计方案、施工图纸、工程合同等文件材料。展馆建设过程中的工程变更记录、质量验收报告、竣工验收文件等。2.展览策划与组织展览策划方案、展品清单、展览布置设计图、宣传推广资料等。展览筹备过程中的会议纪要、工作安排、协调记录等。展览期间的观众反馈、媒体报道、活动照片和视频等资料。3.运营管理展馆日常运营管理制度、工作流程、岗位职责等文件。场馆设施设备的维护保养记录、维修报告、采购合同等。安全管理文件，如安全制度、应急预案、安全检查记录等。财务管理文件，如预算报表、财务审计报告、收支凭证等。4.活动组织举办各类活动的策划方案、活动通知、嘉宾邀请名单、活动现场照片和视频等。活动组织过程中的协调记录、物资采购清单、费用报销凭证等。5.人事管理员工招聘、培训、考核、晋升等人事档案材料。员工劳动合同、工资福利文件、社会保险记录等。6.其他与展馆工作相关的上级文件、行业标准、学术研究成果等资料。展馆获得的荣誉证书、奖项、捐赠协议等文件材料。（二）归档要求1.文件材料齐全完整：各部门应确保归档的文件材料齐全，能够完整反映工作的全过程。2.文件格式规范：归档的文件材料应符合国家公文格式标准或行业通用格式要求，字迹清晰，图表准确。3.签署手续完备：文件材料上的签字、盖章等签署手续应齐全，确保文件的有效性。4.分类准确：按照档案分类方案对文件材料进行分类，确保档案归类合理。5.定期归档：各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的应归档文件材料整理齐全后移交档案管理部门。（三）归档程序1.部门整理：各部门按照归档要求，对本部门形成的文件材料进行分类整理，编制文件目录。2.部门初审：各部门负责人对整理好的文件材料进行初审，确保文件材料的完整性和准确性。3.移交档案管理部门：各部门将初审合格的文件材料移交档案管理部门，并填写档案移交清单。4.档案管理部门验收：档案管理部门对移交的档案进行验收，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。四、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件形成规律：按照文件材料的形成时间、来源、内容等内在联系进行整理，保持文件之间的历史联系。2.便于保管和利用：整理后的档案应便于存放、查找和利用，提高档案管理工作效率。（二）分类方法1.年度分类法：将档案按年度分开，每个年度内的档案再按其他分类方法进行细分。2.机构分类法：按照展馆内各部门的设置，将档案分为不同的类别，便于按部门查找和管理档案。3.问题分类法：根据档案内容所反映的问题，将档案分为不同的类别，如展览类、运营管理类、活动组织类等。（三）具体分类方案1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖馆务会议记录、工作计划与总结、规章制度、公文处理、人事管理、财务管理、后勤保障等文件。3.展览业务类：包含展览策划方案、展品征集与管理、展览布置设计、展览宣传推广、展览运行记录等档案。4.安全保卫类：涉及安全管理制度、应急预案、安全检查与隐患排查、消防管理、治安保卫等文件。5.设备管理类：包括场馆设施设备的采购合同、安装调试记录、维护保养计划与记录、设备报废处理等档案。6.文化活动类：有关各类文化活动的策划方案、活动组织实施记录、活动效果评估等文件材料。7.财务审计类：财务预算、决算报表、财务收支凭证、审计报告等档案。8.声像档案类：照片、录音、录像等声像资料，按照内容或时间顺序进行整理编目。9.实物档案类：奖牌、证书、纪念品等实物档案，应详细登记实物名称、来源、日期等信息，并拍照留存。（四）编号与编目1.编号：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度类别顺序号”的格式，如“2023行政管理001”。2.编目：编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录可采用纸质形式或电子形式保存，便于查阅和检索。五、档案的保管（一）保管场所1.档案库房建设：档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的地点，面积应根据展馆档案数量和未来发展需求合理确定。2.库房设施配备：档案库房内应配备档案架、密集架、温湿度计、除湿机、空调、灭火器、防虫药等必要的保管设备。（二）保管要求1.档案上架存放：档案应按照编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.温湿度控制：档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。定期对库房温湿度进行监测和记录，采取相应的措施进行调节。3.防火防盗防虫防潮：档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材。定期进行防虫、防潮检查，发现问题及时处理。4.档案保护：对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。（三）档案清查1.定期清查：档案管理部门应每年对档案进行一次全面清查，核对档案数量、编号、保管期限等信息，确保档案的账实相符。2.不定期抽查：除定期清查外，档案管理部门还应不定期对档案进行抽查，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。六、档案的利用（一）利用范围1.馆内查阅：展馆内各部门及工作人员因工作需要，可查阅本部门及相关部门的档案。2.馆外查阅：因特殊情况需要查阅展馆档案的单位或个人，须经展馆负责人批准，并办理查阅手续。（二）利用方式1.现场查阅：利用者可到档案管理部门的查阅室进行现场查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.档案复制：根据利用者的需求，档案管理部门可为其提供档案复制服务。复制档案应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（三）利用手续1.馆内查阅：利用者填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据申请表提供档案，并做好查阅登记。2.馆外查阅：利用者填写《档案查阅申请表》，提交单位介绍信或个人有效身份证件，经展馆负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员按照规定提供档案，并做好查阅登记。查阅结束后，利用者应及时归还档案。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、档案编号等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、价值等因素。2.客观公正：鉴定过程应客观公正，不受任何主观因素的影响，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审查档案内容，根据档案的保存价值确定其保管期限。2.分析比较法：通过对同类档案的分析比较，判断档案的重要程度和保存价值。（四）保管期限划分1.永久保管：反映展馆主要职能活动和历史面貌的，对展馆工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：在较长时间内对展馆工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年以上。3.短期保管：在较短时间内对展馆工作有参考价值的档案，保管期限为15年以下。（五）销毁程序1.编制销毁清单：档案鉴定小组对失去保存价值的档案进行清点、登记，编制《档案销毁清单》。2.审批：《档案销毁清单》经展馆负责人审批后，方可进行销毁